淺談醫院檔案安全體系建設

　　 ??檔案信息的安全保障問題，是社會信息化發展給檔案工作者提出的新課題。安陽市人民醫院經過100多年的發展變遷，現已成為安陽市最大的綜合性醫療保健中心、三級甲等醫院。住院病歷檔案庫于1993年開始啟用，近幾年，住院率大幅度上升，僅2001年~2005年5年的出院病歷就有85022份，是以往35年病歷檔案總數的33.41%。病歷檔案數量的迅速擴張及檔案管理工作量的不斷加重，檔案實體保管環境已跟不上時代發展要求。建立病歷檔案管理安全保障體系，是最終解決此新課題的唯一途徑。
　　
　　1現狀
　　 截至2010年底，我院病歷檔案庫房總面積為180平方米，設有軌道式密集架。2000年，庫容量接近飽和，缺少防火、隔熱、防潮保護等功能，致使存放的檔案時刻面臨著危險。由于未能建立有效的風險評估機制及災難應急預案，在檔案信息安全日常管理方面，仍延續紙質檔案管理的做法，未有效建立容災備份機制，一旦災害發生，后果將不堪設想。另外，單方面強調檔案部門的管理職能，缺少與相關技術部門的溝通與協調，管理措施的制定缺乏系統性和科學性。我院存有病歷檔案已達49萬份，但檔案管理人員至今尚未適應病歷檔案角色的轉變，重應用輕安全，知識陳舊、技術水平低下，以及由此帶來的經驗缺乏與操作失誤，都造成了檔案信息的安全隱患。
　　
　　2對策
　　2.1改環境。我院近年來制定并下發的檔案信息安全管理的標準與規范，為規范病歷檔案管理工作，保障病歷檔案安全保管和有效利用，實現全院病歷檔案管理工作標準化及規范化管理，發揮了重要作用。實踐證明，不斷提供檔案信息安全管理新方法，建立規范、系統、統一的檔案信息安全保障體系是當前病歷檔案管理的首要任務。
　　2.2建預案。建立健全病歷檔案應急預案體系，增強應對各種突發事件的能力，切實保障病歷檔案的安全。要做好醫院檔案安全應急預案的培訓和宣傳工作及加強對兼職檔案員的職業道德教育，在災害過程中要發揮其主觀能動性，按照應急預案果斷處置。
　　2.3增設施。現代化管理離不開現代化的設施，如庫房用的去濕、空調、防磁設備，高效滅蟲、滅火設備，檔案消毒設備等，都是檔案現代化設備和技術不可缺少的組成部分。在各類突發事件中，檔案部門必須根據其所面臨的突發事件類型及其嚴重程度，制訂完整的應急預案體系，做好相應的準備工作。
　　2.4強管理。首先，強化領導層的檔案管理意識。領導層的重視對檔案開展起著決定性的作用。其次，提高檔案管理者的綜合素質和加強硬件設施。這是實現規范化管理的基礎，實現檔案辦公現代化應是檔案管理發展的總趨勢。最后，建立健全檔案管理制度，是實現規范化管理的保證。建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理。
　　2.5重備份。備份是檔案信息化建設的一項基本原則，即電子文件與紙質文件并存。國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894—2002）規定，歸檔的電子文件拷貝應“一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存”。必須充分認識到，檔案異質、異地保存是確保社會記憶得以“永存”的最后一道防線。
　　2.6嚴督查。首先，要完善檔案監督組織，進一步加強各級檔案質量監控職能，實施全方位檔案質量監控。其次，要建立檔案督查指導制度。檔案督查指導員應由檔案管理部門經驗豐富、專業水平高、工作責任心強的人員擔任。他們除了完成自己本職工作外，還應主動地履行督查指導職責，遇到問題，能及時與檢查人員溝通，確保檔案督查指導工作順利進行。最后，遵守規章。獎罰嚴明是堅持督查制度的基本保證。
　　 ???總之，檔案安全保障體系對于檔案工作及檔案工作者都是一個全新的概念。醫院檔案管理人員是一個特殊的群體，他們不但要有一定的管理素質，還需具備一般的醫學知識。配備專業型、知識型、復合型檔案管理人才，改善辦公條件、增加必要的設備，建立檔案信息安全保障體系，是保障檔案安全，服務于社會的基本要求。
　　 （作者單位：河南省安陽市人民醫院來稿日期：2011-01-20）