中原油田會計檔案鑒定銷毀工作思考

　　 ?2010年7月，中原石油勘探局下發了《關于印發〈中原油田會計檔案鑒定銷毀辦法（試行）〉的通知》，在全油田范圍內，進行了一次1993年前會計檔案的鑒定、銷毀工作，其中，對50多個單位、149288卷進行了設置分組集中鑒定。這是中原油田成立31年來的第一次開展會計鑒定工作，優化了檔案庫藏結構，避免了檔案資源的浪費。
　　
　　1會計檔案的鑒定銷毀原則
　　 ?中原石油勘探局根據《中華人民共和國檔案法》和《會計檔案管理辦法》，結合中原油田的實際情況，制定了具體的鑒定銷毀原則。凡符合保管期滿但包含下述內容的會計檔案，禁止銷毀。① 未結清的債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證；
　　②正在項目建設期間的建設單位的會計檔案；③征地及相關補償、房產購置的原始憑證；④合資企業出資各方的股權認證原始憑證；⑤含有員工工資發放表的會計憑證；⑥各類會計賬簿、財務報告。
　　
　　2鑒定銷毀的組織實施
　　2.1成立油田會計檔案鑒定銷毀領導小組。此小組由油田財務工作的分管領導、檔案管理處、財務資產處、審計部、法律事務處、局紀委等部門領導組成，負責審批油田各單位會計檔案銷毀清冊。
　　2.2會計檔案初審。檔案部門向檔案形成單位財務部門提交保管期滿的、1993年度以前的會計檔案案卷目錄及清冊。
　　2.3會計檔案形成單位鑒定。
　　2.4組織銷毀。由檔案管理處、財務資產處、財務資產部共同派員監銷。
　　
　　3鑒定后的處理
　　3.1禁止銷毀的憑證由財務部門鑒定人員負責單獨抽出立卷，檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
　　3.2 會計檔案銷毀清冊按永久檔案歸檔保存。
　　3.3在進行不得銷毀和可銷毀甄別的同時，文字檔案均要轉換成電子檔案作為備份。
　　3.4油田各單位所有轉換形成的電子文件在硬盤保存的同時，需要刻錄成光盤保存，一式兩份，本單位、檔案管理機構各一份。
　　
　　4對會計檔案銷毀的幾點看法
　　4.1檔案鑒定工作必須有組織有計劃地進行。檔案鑒定工作是一項既復雜又困難的工作，由于涉及面廣、數量大、費時長、政策性強，必須有計劃、有組織地進行，并需要多方面的協作與支持，認真加以協調，保證鑒定工作的順利進行。
　　4.2要制訂切實可行的檔案鑒定方案。鑒定前，油田檔案管理處經過調查研究，結合油田實際情況，從會計檔案是否還有保存價值等情況入手，針對會計檔案“查實”價值是否存在，進一步細化鑒定銷毀辦法，使檔案鑒定人員有據可依。切實避免了難以下手的情況發生，可操作性強的檔案鑒定意見成為檔案鑒定工作有條不紊順利開展的保障。
　　4.3鑒定工作要配備專業能力較強的專業人員。檔案鑒定工作者須具備一定的鑒別水平和能力，有較高的政治、業務水平和嚴謹認真的工作作風。這次鑒定，銷毀憑證檔案數萬卷，油田參加鑒定人員共500多人。其中，從事會計專業人員近400人、從事檔案管理人員36人，76%以上具有中級專業技術職稱。這支精干高效的隊伍，保證了鑒定工作高質量的完成。
　　4.4鑒定工作要納入檔案管理工作規程中。在日常保管利用工作中，要依據檔案借閱情況，將檔案按價值大小和重要程度劃分級別，把檔案鑒定工作任務與日常管理工作緊密結合。省時、省力，既為在一定時間內剔除無保存價值檔案作了充分準備，同時，又對館藏檔案充分發揮作用留有余地，既保證檔案鑒定的質量，又避免了盲目性。就會計檔案來說，一般每年就應該銷毀一次，避免鑒定數量大、任務重的現象。
　　4.5把銷毀檔案轉換為電子檔案保存有備無患。中原油田把這次1993年前的會計檔案，利用高拍儀選擇性地轉換成了電子檔案保存，為以后再次利用檔案作好了充分的準備。
　　 由于時間緊、任務重、覆蓋面大，本次油田會計檔案的鑒定工作在某些方面還存在一些問題，例如，一些在1993年以前存在的三級單位，現已歸屬別的單位或已改制，會計檔案較難確定應由哪方會計人員鑒定。需要在今后工作中，對此類問題不斷加以改進。
　　 （作者單位：河南省濮陽市中原油田檔案管理處來稿日期：2011-01-18）