2004年~2010年我國電子文件中心建設研究述評

　　摘要：近年來，我國電子文件中心建設研究如火如荼，各種觀點紛呈，本文僅就電子文件中心建設的誕生背景、歸屬問題、角色功能、建設模式等四個核心問題的研究成果進行綜述。
　　關鍵詞：電子文件中心；誕生背景；歸屬問題；角色功能；建設模式；綜述
　　
　　 我國對“電子文件中心”的研究起步較晚，直到2004年姚磊在《圖書情報知識》上發表《試論電子政務環境下電子文件中心的結構、原則和角色》一文，才揭開了電子文件中心研究的序幕。筆者在“中國知識資源總庫——CNKI 系列數據庫”中，共檢索到2004年～2010年題名中含“電子文件中心”的文獻58篇（檢索日期為2010年12月6日）。文獻涉及電子文件中心建設各個方面，本文只對其誕生背景、歸屬問題、角色功能、建設模式等四方面的核心問題進行綜述，以期引起研究的深入。
　　
　　1誕生背景研究
　　 關注“電子文件中心”誕生背景的研究，實際決定著對電子文件中心建設歸屬問題、角色功能、建設模式等核心問題的定位。目前的主要觀點有：
　　1.1社會信息化大發展說。邱曉威認為，電子文件中心建設有著較深刻的社會需求背景，我國信息化建設和體制改革的大環境就是電子文件中心建設需求的大背景。[1]丁梅在論述電子文件中心建設之必要性時也指出，電子文件中心建設是國家和社會信息化發展的要求。[2]
　　1.2電子文件數量激增說。張照余認為，電子文件中心是在電子文件數量激增的推動下，順應電子文件保管、利用的需要而建立起來的電子文件保管、利用中心。[3]所以，姚磊也認為，電子文件中心建設首先是電子文件自身的需要。[4]
　　1.3電子文件利用矛盾說。胡杰等認為，電子文件中心的出現，源于電子文件在利用方面面臨的兩大矛盾：一是電子文件非科學管理與利用需求的矛盾；二是電子文件的網絡化利用趨勢與信息安全的矛盾。[5]丁梅也認為，電子文件管理和利用中面臨的兩大矛盾決定我們必須建立電子文件中心。[6]文藝則直言，建立電子文件中心正是解決兩大矛盾的良策。[7]
　　1.4電子政務發展需求說。曹書芝認為，電子政務系統下電子文件管理出現的一系列新變化、新問題，使得文件信息安全問題尤其重要，為了滿足電子政務的建設和發展，必須建立一個新的、集中的電子文件管理機構即“電子文件中心”。[8]胡杰也指出，政務發展帶來的政務網建設、政務信息公開、政務信息資源管理趨勢等，都要求一種能提供數據集中存儲管理及數據共享和交換平臺的新管理模式出現。[9]基于此，肖秋惠認為，電子文件中心產生的直接原因是滿足電子政務對電子文件的集中管理、安全保護和實時利用的需求。[10]與此同時，許桂清指出，政府組織結構的發展為建立電子文件中心奠定了基礎，《政府信息公開條例》的發布為建立電子文件中心提供了新的支撐點，電子政務系統的實施為建立電子文件中心搭建了可行性平臺，[11]以上三個方面，足見電子文件中心與電子政務發展之密不可分。
　　 從上述文獻來看，由于研究者切入問題的角度不同，其得出的結論也不同。筆者認為，電子文件中心的誕生由多種因素促成，是電子文件自身、電子政務發展的需要，更是信息化建設發展的必然產物。
　　
　　2歸屬問題研究
　　 電子文件中心的組織管理機制問題，實質上就是其歸屬問題。
　　 曹書芝認為，電子文件中心應置于檔案館的管理之下，這樣，有利于更好地體現檔案館的文件管理中心、檔案信息管理中心、檔案信息傳輸中心等三大功能。[12]胡杰認為，基于電子文件的前端控制思想和連續體理論，以檔案館作為構建電子文件中心的主體，不僅符合檔案工作者在電子文件管理中的定位，而且，符合從電子文件理論角度對電子文件中心的系統要求，也符合檔案館的工作職能，不存在任何“越俎代庖”的嫌疑。[13]楊冬權認為，檔案部門開展電子文件中心建設，能夠更好地實現文檔一體化的管理理念，保證電子文件、電子檔案的真實性、完整性；從制度層面掃除了檔案館提前接收電子文件進館的障礙，有利于國家檔案館更好地履行科學整合各類檔案資源的職能。[14]翟霣遠指出，在檔案館（局）建立電子文件中心，可以從根本上解決后續進館檔案的數字化問題，使檔案部門在未來信息社會中搶占“制高點”。[15]饒露認為，不管是基于實踐還是基于理論和法律法規，電子文件中心的管理主體都應是檔案行政管理部門。[16]從以上檔案界學者的研究成果來看，其觀點是一致的，主張將電子文件中心的管理主體置于檔案行政管理部門或檔案館之下。
　　 然而，由于沒有相關法規政策明文規定電子文件中心的管理主體，從不同角度出發，可以得出不同結論。從電子文件產生和管理權限出發，其管理主體應為各機關辦公廳（室）；從電子文件的安全管理技術出發，其管理主體應是各信息主管部門；從文件有效管理和開放利用出發，應將其置于檔案行政管理部門即檔案局（館）的管理之下。對這一問題，王素立等希望，無論在邏輯上還是在物理上都應明確責任邊界。[17]許桂清、胡杰分別認為，是歸屬于以保管信息見長的檔案館管理還是歸屬于其他部門，抑或采取多元態勢，目前還難以定論。[18] [19]
　　
　　3角色功能研究
　　 從目標定位來看，電子文件中心應成為：（1）現行電子文件的利用中心。張照余指出，電子文件中心是順應電子文件保管、利用的需要而建立起來的，[20]因而，其收集范圍應是具有利用價值的現行電子文件，[21]許建智等認為，電子文件中心是電子文件的集中“著陸地”，主要工作就是負責電子文件的報送、接收和利用。[22]（2）永久保管電子檔案的基地。黃玉明認為，電子文件中心是檔案館的有機組成部分，其核心目標在于保證電子文件完整、真實、有效和長久可用。[23]（3）信息資源體系的子系統。胡杰認為，電子文件中心是一個承擔集中、分散、異構、可擴充、可集成、有統一數據模型、有多種角度視圖的、可交換的和安全可靠的復合數據庫系統，是信息資源體系的重要組成部分。[24]正因為如此，胡杰、張照余等強調，在電子文件中心發展完善的過程中，要始終突出信息服務利用的功能，[25]項文新等還強調，需要對采集到的信息進行必要的分類、著錄、標引，[26]陳勇還指出，應借助提供基于權限的電子文件全文檢索或瀏覽、電子文件借閱和歸還、專題或個人收藏、信息發布等形式，實現海量電子文件信息的綜合利用。[27]（4）電子政務建設的好幫手。電子文件中心既輔助了政務活動的開展，又實現了面向社會的政務信息公開，所以，黃建忠認為，電子文件中心是對電子政務系統功能的重要補充，[28]許建智等指出，電子文件中心在電子政務和檔案館之間擔當“承上啟下”的角色，[29]黃玉明、周建武等人在總結安徽省電子文件中心的建設時，也強調了其協助打造透明政府等方面的功能。[30]因此，姚磊認為，電子文件中心不僅是電子文件的管理者、文件安全的守護者，而且，是政府文件的整合者、政府信息的傳播者、政府信息的挖掘者、政府決策的支持者，[31]扮演著多重角色，兼具多種功能。
　　 ?從技術角度而言，電子文件中心還應具備：（1）多媒體功能。胡杰指出，音頻、視頻等多媒體信息的集成將是一種潮流，需要通過建立多媒體數據庫、基于內容的多媒體信息檢索方案、流媒體技術等實現電子文件中心的多媒體功能。[32]（2）數據挖掘功能。采用數據挖掘技術，有利于通過對數據的分析處理，發現蘊藏在數據中的有用信息，挖掘數據內在聯系、規則和模式，幫助領導決策。如，安徽電子文件中心從技術路線上借鑒了國外標準（VERS）作為技術參考，基于XML技術將同一電子文件的元數據與文件編碼封裝在一個計算機文件中，[33]其EEP文件實現了信息的自包含、自描述和自證明。（3）互聯互通功能。各電子文件中心的應用軟件系統在平臺、數據庫、網絡、接口等各方面千差萬別，無法適應需整體協作的管理運作體系，陳勇認為，需要借助先進的網格技術（grid，一種面向問題和應用的技術）完善電子文件中心結構體系，[34]實現各類服務組件集成化，并以一種協同的方式共享，為用戶提供多種多樣的服務資源。如，江蘇常州市電子文件中心基于完善的OA系統和局域網網間聯系，[35]建成一個相對穩定、覆蓋面廣的文件資料收集網絡和運行機制。
　　
　　 ?筆者認為，關于電子文件中心角色功能的描述之所以存在諸多交叉，原因在于已有研究成果有的從理論邏輯出發，采用演繹推理的方式，闡明電子文件中心應該具備哪些功能；有的從地方實踐出發，采用歸納推理的方式，概括電子文件中心正在擔當什么角色，都沒有站在全局和整體的角度來分析問題，致使電子文件中心建設的理論研究尚不足以指導實踐，實踐探索亦未能對理論研究產生有效影響。
　　
　　4建設模式研究
　　4.1建設原則。為使電子文件中心真正發揮效能，學者們非常強調電子文件中心建設的原則。姚磊認為，應遵循實用性、安全性、標準化、擴展性等原則，[36]強調電子文件中心的構建必須切實符合政府部門文件管理、辦公自動化、服務等各項業務和職能需求。胡杰則突出了系統性原則和擴展性原則，認為電子文件中心的構建要按照電子文件的運行規律、運動周期結合實際工作進行系統化設計，同時，要充分考慮到將來系統功能擴展的可能性，預設多媒體信息模塊并能合理解決新舊系統間的信息更新與數據導入等問題。[37]許桂清強調，電子文件中心建設應與辦公自動化、電子政務和信息化系統建設相協調，[38]避免建設的盲目性。魏寶麗等提出了富有實踐性的“分級建設”原則。[39]江蘇南通市檔案局在建立電子文件中心過程中，堅持以利用為目的，既兼收并蓄又有所選擇的管理原則；堅持從客觀實際出發，既統一標準又靈活掌握的鑒定原則；堅持多形式多途徑，既保證內網需要又滿足百姓利用的開放原則，[40]走出了一條既滿足利用又方便操作的路子。
　　4.2實現模式。我國電子文件中心建設處于發展過程之中，必須與政府職能轉變和機構改革同步，邱曉威認為，沒有現成或固定的模式，應以動態、靈活的模式應對發展的需求。[41]楊冬權也強調，在模式上全國不搞“一刀切”，但無論采取什么模式，都必須達到長久保存、集中管理和有效利用電子文件這一基本要求。[42]邵楓指出，“電子文件中心”主要有窗口式、備份式、歸檔式等模式，建設一個什么樣的電子文件中心，首先，要考慮本地區的實際情況。[43]從各地電子文件中心建設的實際來看，各地模式不同。江蘇省采取全省統籌、整體推進模式；安徽省采取標準先行、分步實施的策略；山東省采取以數字檔案館建設帶動電子文件管理模式；廣東省采取將全省電子文件管理工作與電子政務同步協調發展模式；四川省采取介入黨政網建設模式；天津市采取以科研帶動，逐步完善模式；上海市以基層試點為基礎，助推不同工作模式同步發展模式等，值得充分肯定和學習借鑒。
　　 ?從文獻介紹的情況可以看出，各地電子文件中心建設有許多相似和不同之處。其相似之處有：（1）建設背景一致，均在電子文件數量激增、電子政務迅猛發展的背景下出現；（2）建設主旨一致，致力于構建一個基于政務網的電子文件在線采集、存儲、保管和利用系統；（3）管理機制一致，以地區檔案部門為建設主體，歸屬于檔案部門；（4）依托目標一致，依托地區政務網構建，以數字檔案館建設為最終目標。但也有諸多不同：（1）側重點不同。地區性電子文件中心服務于地區電子政務需求，因而，根據地方政務信息化的具體情況其側重點也互不相同。（2）運作模式不同。各地電子文件中心喜歡選擇自行開發軟件系統，致使電子文件中心運作模式頗具個性色彩，但容易導致數據格式標準互不兼容。（3）實施成效及存在問題不同。大部分地方電子文件中心運行狀況良好，基本上起到了電子文件集中存儲、保管和提供利用的作用，但標準規范不統一、政務協調不力、財政狀況欠佳等問題比比皆是。
　　 綜上所述，近年來，我國關注與研究電子文件中心建設的學者在逐年增加，但由于目前國內電子文件中心建設尚處于探索和發展過程之中，加之政府職能轉變和機構改革也處于變化過程之中，其觀點是“仁者見仁，智者見智”。筆者認為，中國的電子文件中心建設必然受制于中國電子文件和電子檔案管理體制的制約，要解決好具有中國特色的電子文件中心建設，就必須從國家的高度和全國范圍來統籌、組織力量，吸取國際經驗，采取高水平的應對措施，才能實現電子文件中心建設的美好遠景。
　　
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　　（作者單位：浙江麗水學院來稿日期：2011-02-18）