我國高校檔案利用問題研究綜述

　　摘要：統(tǒng)計1990年至2010年我國高校檔案利用問題研究成果，從高校檔案利用工作存在的問題、特點、建議與對策、效益反饋、工作內(nèi)涵的深化和外延的擴展、發(fā)展趨勢和走向等方面進(jìn)行了歸納、總結(jié)和評價。
　　關(guān)鍵詞：高校；檔案利用；研究綜述
　　
　　作為高校檔案館的一名新人，為盡快進(jìn)入角色并為今后的工作打好基礎(chǔ)，筆者從利用環(huán)節(jié)入手，在對本校檔案館2000年至2009年的檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析的同時，對已有研究成果進(jìn)行了文獻(xiàn)回顧。
　　
　　1資料統(tǒng)計分析
　　筆者選擇中國知網(wǎng)的《中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫》、《中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫》、《中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫》、《中國重要會議論文全文數(shù)據(jù)庫》，檢索時間為1990年至2010年，以“題名”為檢索項，以“高校”并且包含“檔案利用”為檢索詞，共獲得相關(guān)文獻(xiàn)127篇，剔除其中一稿多發(fā)的4篇，得到123篇研究成果。其年度分布如下表所示：
　　從各年度成果統(tǒng)計數(shù)據(jù)來看，我國高校檔案利用問題的研究可以分為兩個時期，1993年至2003年是初步探索和總結(jié)的時期，2004年至2010年屬于逐步深入和發(fā)展的時期。從內(nèi)容來看，1993年至2003年主要集中于高校檔案利用方式的探索和利用情況的分析，2004年至2010年，研究更為深入，研究的面更為廣泛。
　　
　　2我國高校檔案利用問題研究的主要內(nèi)容
　　2.1高校檔案利用工作存在的問題和不足。時代發(fā)展為高校檔案利用工作帶來機遇的同時，也帶來了巨大的挑戰(zhàn)，其突出表現(xiàn)是在新時期下，高校檔案利用工作還存在諸多問題。
　　就利用對象——檔案本身而言，存在著門類不全、內(nèi)容單一和文件材料收集不全的問題。肖偉芳具體將其概括為室藏結(jié)構(gòu)不合理、成分不優(yōu)化和室藏檔案數(shù)量匱乏，一方面，是室藏檔案結(jié)構(gòu)單一，具體表現(xiàn)為門類單一和檔案載體形式單一；另一方面，是室藏檔案質(zhì)量不高，重量不重質(zhì)，保存了許多無保存價值的檔案材料。[1]
　　就利用主體而言，還存在著主體面窄、利用目的單一的問題。姚青通過對本校檔案利用情況的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)“利用者多為行政管理部門的人員，且大多是查找與自己工作內(nèi)容相關(guān)的案卷，如，文書檔案、人事檔案、基建檔案等。而教師和科研人員利用檔案的較少，利用檔案進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的幾乎沒有”。[2]
　　就檔案館本身來講，也存在著許多問題，汪利鋒、楊夢梨將其總結(jié)為四點：自我宣傳不夠；重保管、輕利用；市場經(jīng)濟大潮的負(fù)面影響，打破了檔案人員的心理平衡，產(chǎn)生了悲觀情緒；被動服務(wù)。[3]徐亮認(rèn)為，高校檔案利用工作中存在著“金字塔現(xiàn)象”，“即往往是檔案提供者需要耗費大量的勞動（體現(xiàn)為時間的無意義消耗），但是，結(jié)果卻比較單一和純粹，甚至這一結(jié)果的社會價值也并不高。這是一個嚴(yán)重不平衡的倒立金字塔模型：金字塔的上層代表了檔案信息提供者在浩渺的檔案信息中搜尋，但結(jié)果卻只體現(xiàn)為倒立金字塔塔尖。”[4]
　　就大環(huán)境而言，領(lǐng)導(dǎo)不重視、全民檔案意識薄弱等，也嚴(yán)重制約著高校檔案的利用。呂長生提到的“由于傳統(tǒng)的觀念，大部分教職員工對檔案有一種神秘感，往往一提起檔案館（室），便認(rèn)為是不可涉足的地方，不敢問津。甚至有的同志認(rèn)為檔案可有可無，不了解檔案有什么利用價值”，[5]問題還比較普遍。
　　2.2高校檔案利用工作的特點。高校的特殊性，使得高校檔案的利用呈現(xiàn)出不同于其他檔案利用的特點：社會性不強，時效性很強，周期性明顯，波動性強等。一些作者也注意到了這一點，并不同程度進(jìn)行了探討。在123篇研究成果中，明確分析高校檔案利用工作特點的論文有7篇，大致可分為三類：
　　第一類，是將檔案利用的共性當(dāng)做高校檔案利用工作的特點。如郭鴻雁認(rèn)為，高校檔案利用應(yīng)具備“檔案服務(wù)的多效性、檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性、檔案利用的長效性”。[6]
　　第二類，是將檔案利用中的問題當(dāng)做特點。如鄧琦認(rèn)為，高校檔案的利用特點是：“高校檔案種類較多，但利用類目比較單一；檔案利用主體為校內(nèi)部門、教職工及學(xué)生，社會人員較少；檔案利用手段以傳統(tǒng)方式為主，利用現(xiàn)代技術(shù)手段獲取遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)較少。”[7]持類似觀點的還有陳舟俐[8]、馬冬雪和李巖[9]。
　　第三類，是根據(jù)高校檔案工作實際總結(jié)出的帶有規(guī)律性的特點。如劉書榮認(rèn)為，高校檔案利用的特點是“檔案利用對象和利用領(lǐng)域呈多樣性；檔案利用呈規(guī)模性、專題性；檔案利用的周期性；檔案利用的方式呈多樣性”；[10]周曉云、向艾君從高校檔案利用情況分析，得出教學(xué)檔案利用頻率最高，財會檔案次之，黨群、行政類檔案第三的規(guī)律，從利用周期性分析，發(fā)現(xiàn)高校檔案利用具有明顯的周期性規(guī)律，從利用方式分析，得出高校檔案利用方式具有多樣性特點。[11]
　　2.3做好高校檔案利用工作的建議與對策。幾乎所有與高校檔案利用問題有關(guān)的研究，在文章的最后，或多或少都提出了自己的建議和對策。何達(dá)多、胡凌秋提出，用大檔案思想加大高校檔案利用力度；[12]嚴(yán)建南提出，高校檔案利用工作要走出校門、主動服務(wù)[13]等，從指導(dǎo)思想方面作出了有益的探討。雖然，大多數(shù)研究所提建議與對策，缺乏針對性、可行性，但一些研究者以本校檔案利用工作實際為例，所提出的建議和措施具有很強的可操作性。如周曉云、向艾君以湖南科技大學(xué)檔案利用工作為例，提出高校檔案利用工作存在類別性、周期性和多樣性等特點，并據(jù)此提出了相應(yīng)的三條具體措施；[14]齊建華以集美大學(xué)檔案編研工作為依據(jù)，具體分析了高校檔案利用中編研工作的重要意義和具體措施，[15]都很有說服力和參考價值。
　　2.4高校檔案利用工作的效益反饋。一次完整的利用工作，應(yīng)該包括效益反饋這個最終的環(huán)節(jié)。通過分析浙江師范大學(xué)檔案館2001年～2006年六年間檔案利用的情況及數(shù)據(jù)，梁守英指出了高校檔案館在檔案信息資源開發(fā)和信息反饋中存在的問題，進(jìn)而闡述了了解和掌握高校檔案利用實際效益的意義，提出了做好效益反饋工作，一要認(rèn)真做好查（借）閱登記工作，二要建立用戶聯(lián)系制度，三要開展實地調(diào)查和電話采訪，四要分發(fā)檔案信息反饋表，五要及時編發(fā)檔案利用社會效益、經(jīng)濟效益實例。[16]葉仙以衢州學(xué)院檔案利用工作為實踐基礎(chǔ)，提出“樹立正確的檔案利用效益觀是提高高校檔案利用綜合效益的關(guān)鍵；實行高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是提高高校檔案利用綜合效益的基礎(chǔ)；加強檔案人員素質(zhì)是提高高校檔案利用綜合效益的保證；實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理和加強檔案編研工作是提高高校檔案利用綜合效益的手段”。[17]
　　2.5高校檔案利用工作的內(nèi)涵深化和外延擴展。隨著時代的發(fā)展，高校檔案利用工作在深化加強傳統(tǒng)工作內(nèi)容的同時，也面臨著一些新情況、新問題，高校檔案工作的外延也隨之?dāng)U大，相關(guān)的研究成果雖然數(shù)量較少，但為我們提供了很好的思路。
　　2.5.1深化加強傳統(tǒng)工作內(nèi)容。張愛蓉對北京大學(xué)1972年～1992年21年中黨政檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，得出結(jié)論：“檔案利用量總趨勢是上升的，具有波浪式發(fā)展特點；對形成者利用與對社會利用同時存在，但前者遠(yuǎn)大于后者；社會對本校歷史與現(xiàn)實檔案的利用同時存在，但前者略大于后者；因工作查考對檔案的利用遠(yuǎn)大于編史修志和科學(xué)研究對檔案的利用。”[18]張志敏分析探討了高校學(xué)生檔案利用的現(xiàn)狀、問題及對策。[19]龔佑清具體分析探討了高校畢業(yè)生檔案利用中的問題與對策。[20]徐君平分析了會計檔案利用的影響因素，并提出了加強利用的措施。[21]徐啟俊、陳永華探討了高校學(xué)術(shù)檔案利用過程中權(quán)利保護的問題，具體分析了學(xué)術(shù)所有權(quán)、著作權(quán)、專利權(quán)的保護問題和相應(yīng)的對策。[22]
　　
　　2.5.2工作外延的擴展。主要表現(xiàn)在兩個方面：一是出國學(xué)生的檔案利用問題。隨著我國出國留學(xué)人員的激增，出國學(xué)生成績檔案的利用問題日益提上日程。李清、嚴(yán)建南從出國學(xué)生成績證明的內(nèi)容、信息儲備、部門協(xié)作、利用規(guī)范化等四方面展開了有益的探討，并提出“在高等教育全球化的今天，每一所高校出具的其學(xué)生學(xué)業(yè)成績證明都體現(xiàn)著學(xué)校的辦學(xué)狀況與特色。我們每一位辦理出國學(xué)生成績證明的工作人員都要樹立高校的品牌意識”。[23]二是合并高校的檔案利用工作。隨著高等教育的發(fā)展和高校管理體制改革的深化，我國許多高校走上了強強聯(lián)合之路，并隨之給合并高校檔案工作的利用帶來了一系列的影響、提出了新的要求。郭良輝從探討高校合并對檔案利用工作帶來的影響出發(fā)，提出了具體的應(yīng)對措施；[24]張紹英、黃維川、胡永華分析了合并高校檔案利用工作中存在的問題，也針對性地提出了三條措施等。[25]
　　2.6高校檔案利用工作的發(fā)展趨勢和走向。時代的發(fā)展對高校檔案利用工作提出了新的、更高的要求。杜香蘭指出，新形勢下的高校檔案利用工作，一要抓好管理，強化服務(wù)意識；二要搞好檔案利用工作，直接為市場經(jīng)濟服務(wù)；三要加強檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，為改革開放服務(wù)。[26]葉柱瓊提出，高校檔案利用工作的走向應(yīng)包括以下幾個方面：必須重視檔案的收集和征集工作，豐富館藏，打開利用工作的新局面；必須加強檢索工具體系建設(shè)和三次文獻(xiàn)開發(fā)，促進(jìn)檔案利用工作向高層次發(fā)展；檔案利用工作必須改變觀念，面向社會，為公民個人服務(wù)；切實加強現(xiàn)代高新信息技術(shù)研究，建立一支復(fù)合型的檔案技術(shù)干部隊伍。[27]
　　
　　3總結(jié)
　　縱觀1990年～2010年高校檔案利用問題123篇研究成果，對實踐提出問題，實踐推動研究不斷深入，研究成果又指導(dǎo)實踐開展等有了更深刻的認(rèn)識。但毋庸諱言，該主題的研究仍存在許多不足：一是淺談多，研究不夠深入；二是低水平重復(fù)研究多，理論聯(lián)系實際的少；三是對高校檔案利用與國家綜合檔案館、專門檔案館檔案利用共性與差異性的比較研究少。在研修班第三階段的學(xué)習(xí)中，我將進(jìn)一步圍繞這一主題，對新時期高校檔案利用工作的特點，根據(jù)利用工作效果調(diào)整、修改各立檔單位文件材料歸檔范圍和高校檔案館接收范圍規(guī)定，加強編研、辦好校史館陳列展覽變被動利用為主動等問題進(jìn)行深入研究思考。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
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　　（作者單位：陜西師范大學(xué)檔案館來稿日期：2011-02-18）