基于城建系統的檔案信息資源共享策略

　　 ????城市建設系統是一個龐大的系統，按照現代城市基本建設運行模式和組成，涵蓋了城市水文、地質、地形的勘測，城市規劃編制、設計及管理，城市建設管理、國土管理等分支系統。這些分支系統又包含了眾多子系統，如，規劃行業包含規劃勘測、規劃編制等一系列子系統或工作組成部門。在項目建設行業包括了所有有建設項目需求的建設單位和承擔建設項目經營生產的企業公司，等等。
　　
　　1城市建設系統的檔案和信息
　　 城市建設系統的檔案和信息就是從這些眾多的分支系統和子系統中產生的。城市建設檔案和信息是在城市測繪、規劃、設計、建設、管理活動（以下簡稱“城市建設活動”）中直接形成的對國家和社會具有保存和利用價值的文字、圖紙、圖表、聲像、模型、信息數據等各種載體形式的資料。
　　 ??概括起來，包括：城市基礎檔案信息資料、城市勘測檔案信息資料、城市規劃編制設計管理檔案信息資料、城市建設管理檔案信息資料、地下空間規劃設計管理檔案信息資料、古跡名勝保護檔案信息資料、城市建設法規體系、行政管理檔案信息資料等。
　　
　　2城市建設系統信息和檔案的特點
　　2.1檔案和信息的積累延續性強。城市建設檔案和信息，伴隨著城市的建成和發展在不停地產生和積累，時間跨度大，年代久遠，保存期限長，價值卻絲毫不減。例如，水文氣象地質等基礎資料是長期積累形成的，有些城市的基礎資料時間跨度長達幾千年，至今，仍保持著延續性。
　　2.2檔案和信息的相關前置性強。城市建設系統的眾多行業和部門都是相互依賴、關聯密切的，工作一項接一項，工種一環扣一環，其檔案和信息必然存在極強的相關性。城市規劃編制設計離不開基礎資料的收集和獲得，而建設項目的設計離不開城市規劃設計條件，建設項目從組織實施到竣工完成，凝聚了一個城市不斷積累的建設過程的精華。建設項目竣工檔案應綜合反映項目所經歷的全部過程和必須歸檔保存的全部相關資料。
　　 ??前置性是指一項工作是另一項工作的前置條件，不可缺失。例如，一個建設項目在進行用地選址時，必須首先對地塊進行環境評估；選址確定后，其建筑的具體指標的確定，必須依照項目所在地區的控制性詳細規劃的指標。環境評估是選址的前置條件，控制性詳細規劃是建筑體量的前置條件。在這一建設項目的規劃審批檔案中，必須同時保存項目的環境評估報告和控制性詳細規劃文本。這兩項資料不但與項目建設密切相關，而且，是項目的必要條件。
　　2.3檔案和信息的專業技術性強。城市基本建設涉及行業和專業面廣，拆分細、類別多，行業和專業之間既有相關性，又有差異性，包羅萬象。除了面廣類多，其每科、每類專業性強、技術含量高。比如，現代建筑高度集中了建筑結構設計技術、建造技術、新材料技術、新工藝技術，等等，都處在科技前沿。
　　2.4檔案和信息的內容數據繁多，載體量巨大。基本建設過程是一個科學嚴謹、紛繁復雜的過程，步驟多而繁雜，每步不可或缺，必須按部就班進行。每進行一步工作，都要有大量的基礎工作和數據作支持，設計和施工產生大量的文本、數據、圖紙、模型，等等，給城建檔案和信息管理和利用帶來繁重的工作量。
　　2.5檔案和信息的可利用性強、利用頻率高。城市基本建設過程中，對信息和檔案的查詢極為頻繁，很多檔案就像資料一樣被隨時調取和使用，資料與檔案之間反復轉換性質，有時甚至無法界定，對檔案原件保護不利。檔案的核查性和唯一性極強，很多情況下，核查檔案即查找關鍵數據、工作依據甚至庭堂證據。
　　
　　3城市建設系統檔案和信息數字化和歸屬現狀
　　 目前，城市建設系統檔案和信息的數字化包含幾個層面：首先，最高層面是數據化。即，從設計編制到出成果再到實際應用和歸檔都實現計算機操作和管理。其次，是無紙化和電子傳輸，即通過計算機等電子手段輔助設計、辦公和檔案管理。再次，是圖文掃描電子化。即將老的紙質或其他載體的信息、檔案進行電子掃描處理，掛接到計算機管理系統，方便存儲、管理和查詢利用。最后，是聲像化。即對適合用聲像形式表現的信息和檔案資料進行攝像、拍照，編輯處理后存檔。
　　3.1城市建設系統檔案和信息的數字化現狀
　　3.1.1城市基礎檔案和信息資料。包括：歷史沿革（史志、地名）、現狀資料（人口、土地、居住、建筑、設施）、經濟資料（工業、農業、交通、商業、科研）、自然資料（氣象、水文、地質、礦藏、地震）等。目前，這些基礎資料都分散在社會和部分單位，基本上以文本、圖表、書冊形式存在，還沒有進行數字化工作。其數字化較紛繁復雜，需要錄入的數據工作量巨大，投入巨大而效益微弱。
　　3.1.2城市勘測檔案和信息資料。包括：大地測量（平面控制測量、高程控制測量）、地形測量（地形圖、測量數據）、工程測量等。勘測信息檔案集中在勘查測繪部門，數字化程度比較高。基本上實現了數據化、無紙化。
　　3.1.3規劃編制設計檔案和信息資料。包括：戰略規劃研究、市域城鎮體系規劃、總體規劃、分區規劃、詳細規劃（控制性詳規、修建性詳規）、專項規劃、工程規劃、近期規劃、城市設計（空間設計、景觀設計）、建設項目規劃，等等。基本上實現了數據化、無紙化。集中在規劃編制設計和管理部門，一部分城市集中移交城建檔案館。
　　3.1.4城市建設管理檔案和信息資料。包括：建設方針政策法規 （國家、地方）、規劃管理（規劃設計管理、用地管理、建筑管理、交通管理、管線管理、村鎮管理）、土地管理（國土資源管理、地籍地權管理）、建設管理（設計管理、施工管理、市場管理）、 房產管理（產權管理、市場管理、交易管理）、市政管理（設施管理、施工管理、市容管理），等等。這一類別的檔案和信息比較復雜和繁多，極小部分實現了數據化、無紙化，一部分實現了圖文掃描電子化、聲像化，分布在建設系統各單位和部門。
　　3.1.5地下空間規劃設計管理檔案和信息資料。包括：地下管線綜合圖、地下管線專業圖、地下管線信息管理系統。這方面的工作多處在起步階段，基本上與地下管線普查結合在一起。凡進行了管線普查工作的，其信息和檔案同時就是數據化和無紙化。
　　3.1.6項目建設實施設計管理變更竣工檔案和信息資料。包括：設施類的城市道路、城市橋涵（橋梁、涵洞、隧道）、城市水系（河流、湖泊）、城市交通（公共交通、軌道交通）、環境衛生、供水、排水、燃氣、熱力、電力，等等。這一類別的前期設計數據化程度較高，后期施工變更和竣工檔案和信息資料基本以紙質化為主，很小部分實現了圖文掃描電子化。比較集中接收進各地的城建檔案館。
　　3.1.7古跡名勝保護檔案和信息資料。這一類別以實物檔案為主，輔以聲像化保存。集中在各古跡名勝單位。
　　3.1.8科學研究檔案和信息資料。數據化程度高，其他層面的數字化形式并存。整體數字化程度高，分散在各科研設計單位部門。
　　
　　4城市建設檔案和信息資源共享策略
　　4.1構建城市建設檔案和信息數字化框架。分析城市建設系統檔案和信息的數字化現狀，數字化進展參差不齊，先進和落后同處，高端和原始并存。從信息、檔案的歸屬和保存角度看，除了規劃管理檔案和竣工檔案相對集中接收進城建檔案館，其他類別的檔案和信息全部分別保存在建設系統各單位和部門手中，有些甚至分散在社會無人保存和管理。一方面，分散保管違背了城建檔案集中保存管理的原則，威脅城市戰略安全，埋下隱患，不利于查詢利用和管理維護；另一方面，數字化主要是以單位和部門為主，條件好的進展快、程度高，條件差的程度低，甚至沒有進展。良莠不齊的狀況導致信息和檔案資源被壟斷、閑置，或無法查詢、利用效率低下。要在城市建設系統檔案和信息分類的基礎上，構建一個涵蓋城市建設系統所有信息流及檔案類別的數字化框架，通過統籌管理、整合資源、開放信息、全宗查詢等手段，將城市建設檔案和信息資源進行優化，以達到全面收集、充分歸檔、安全保存、高效利用、資源共享的目的。
　　4.2城市建設檔案和信息資源共享
　　4.2.1統籌管理。本著政府舉辦、部門協調、單位參與、社會遵循的原則，以法規體系為指導，在政府部門的主管下，由城建檔案管理機構組織協調，城市建設系統各單位積極參與配合，社會各界和建設單位遵章守法，按照有關規定保管和移交檔案資料，逐步實現集中統一管理。
　　4.2.2整合資源。根據城市建設系統檔案和信息所歸屬部門之間的關系以及檔案的類別，可以構建一個信息、檔案數字化框架，由城建檔案管理機構將城市建設系統檔案和信息資源進行有效整合，構建統籌管理的平臺，奠定全宗查詢的基礎。框架包含以下支架類別：（1）城市基礎、城市勘測、規劃編制設計、地下空間規劃設計檔案和信息資料。（2）城市建設管理檔案和信息資料。（3）項目建設實施設計管理變更竣工檔案和信息資料。（4）古跡名勝保護檔案和信息資料。（5）科學研究檔案和信息資料。
　　各個分支類別的檔案和信息納入支架類別中進行有效管理。
　　4.2.3開放信息。開放信息有兩個層面，一層是城市建設系統部門之間的開放，另一層是對公眾的開放。由于政務、經濟、技術存在隔離、壟斷等諸多因素，導致檔案和信息資料被各單位部門掌控，不向檔案管理機構移交，也不向其他單位和部門公開，不向社會開放，應以檔案法規對其加以強制性要求。
　　4.2.4全宗查詢。全宗查詢，首先，指向全社會公開的查詢范圍，是城市建設系統全部可以公開的檔案和信息；其次，指查詢方法，是在城建系統全部檔案和信息類別框架中進行目錄甄別查詢；最后，指查詢的途徑，可以到城建檔案館或有關掌控單位進行基地查詢，也可以進行網絡查詢。
　　 （作者單位：鄭州市城市建設檔案館來稿日期：2011-02-10）