河南省檔案館民國檔案編目項目的實踐

　　河南省檔案館民國檔案是館藏檔案的重要組成部分，由于部分民國檔案沒有文件級目錄，無法提供日常借閱利用。2009年，河南省檔案館正式啟動民國檔案編目項目，工作程序如下：
　　
　　1制定編目相關規定
　　1.1河南省檔案館館藏民國檔案共有75個全宗43997卷，其中，已編文件級目錄的檔案有25340卷，另有未編制文件級目錄的檔案18986卷。
　　1.2本著對歷史負責，保證檔案資源的完整和安全，為將來的檔案利用和信息資源開發打好基礎，為檔案查閱、編研等工作提供完整、準確的信息資源為原則，制定了《民國檔案文件級目錄編目及檢查細則》、《民國檔案文件級目錄文件標題擬制規定》。內容包含：（1）民國檔案文件級目錄編目項目。（2）民國檔案文件級目錄文件標題的擬制方法。（3）民國檔案文件級目錄文件作者、文件名稱如何規范。（4）民國檔案文件附件的擬制辦法。（5）編目工作指導及檢查驗收。
　　
　　2編目項目管理工作
　　2.1民國檔案編目人員的選用
　　2.1.1民國檔案編目項目組聘請了我館已退休懂業務的老同志，擔任民國檔案編目工作的培訓、指導、檢查驗收人員，為編目工作的順利進行奠定了基礎。
　　2.1.2招聘編目人員。編目人員須具備大學以上學歷，以檔案、圖書或文史專業的文科生為主。編目人員錄用后，有三天試用期，十天培訓實習期，培訓期滿正式上崗。兩年來，共聘用編目人員多名，他們部分為大學畢業生，部分為在校研究生。由于在校學生時間不固定，所以，對其工作時間能靈活掌握，從而解決了編目人員不固定的問題。
　　2.2編目業務管理。主要是對編目人員進行業務培訓和指導，解決民國檔案公文知識、用語習慣以及編目質量的驗收。
　　2.2.1編目人員的業務培訓。民國檔案編目是一項實踐性很強的工作，為了讓編目人員盡快掌握編目方法，項目組與老同志多次研究制定了跟蹤培訓指導的方法。（1）指導編目人員熟悉編目項目、民國文件公文類別及公文用語，指導編目人員仔細閱讀《民國檔案文件級目錄編目及檢查細則》及《民國檔案文件級目錄文件標題擬制規定》。（2）民國檔案使用的是繁體字，招聘的編目人員中大多數不能熟練辨認，項目組把《簡化漢字表》復印后發給編目人員熟悉。培訓老師在編目過程中，也不斷強化繁體字訓練，結合講解民國公文的使用常識，使編目人員在較短時間內熟悉掌握繁體字。（3）讓編目人員獨立擬制民國檔案文件級目錄，指定專門老師對擬制完成的檔案目錄迅速修改，及時指導，做到發現特殊問題隨時改，發現普遍問題統一改。經過重復幾次對擬制完成目錄的修改，使編目人員較快掌握了民國檔案文件級目錄的擬制方法。
　　2.2.2嚴格檢查驗收，提高編目質量。（1）不定期地召集項目相關人員開會，對編目項目管理、標準執行、編寫質量等方面出現的問題及時進行溝通，提出解決方案。（2）選用一名有經驗和責任心的編目人員擔任質檢員參與編目工作的管理，并負責民國檔案的調卷歸卷。質檢員如發現有質量問題，需交項目組老同志重點處理，在指出存在問題，重點指導后，退回編目人員重新編目。（3）對檢查驗收完畢的紙質檔案目錄進行電子輸入，直接進入檔案目錄數據庫管理系統，在錄入過程中進行最后檢查修改。
　　2.3編目人員的日常管理。（1）本著維護檔案實體安全、內容保密的原則，不定期對項目組全體成員進行檔案安全、保密意識教育。在民國檔案編目工作間安裝監控鏡頭，與編目人員簽訂《河南省檔案局（館）保密協議書》。（2）對編目人員實行計件工資制，按多勞多得、保證質量、適當控制的原則，制定合理工資標準。（3）制定《檔案編目工作間管理制度》，對衛生值日、人員進出等方面提出明確規定，創造良好的工作環境。
　　
　　3工作成效
　　3.1編目工作開展兩年來，完成了民國檔案35個全宗1萬余卷檔案的編目任務，擬制民國檔案文件級目錄50余萬條，錄入民國檔案目錄14萬余條。
　　3.2通過對民國檔案的編目發現了許多珍貴的民國檔案。有民國時期銀行的保單、匯票、契約；銀行各種面值的印花稅；民國復興公債、民國統一公債、民國廣東金融公債樣張及暗記圖說；銀行的關金券、鈔票樣張、節約建國儲蓄劵等；有清代乾隆年間到民國時期的幾百張房產、地產契約；民國時期的房屋土地糾紛文書、信件、房屋租折、家產分單；民國司法行政部門印制的各種面值司法印紙等。
　　3.3對編目過程中發現的破損嚴重的檔案，及時送裝裱室進行裝裱，之后送珍品陳列室妥善保存。
　　嚴格的業務培訓，嚴謹的工作流程，嚴密的管理制度，是民國檔案編目項目有序開展的根本保障。
　　（作者單位：河南省檔案局保管利用處來稿日期：2011-01-21）