高校人事檔案信息化管理的問題與對策分析

　　1高校人事檔案實現網絡化管理的受限條件
　　1.1缺少相關法律法規條文及實施細則。目前，在全國高校中，“干部人事檔案管理的信息化”仍缺乏系統化、規范化、科學化的實施標準；隨著信息網絡化的普及利用，網絡犯罪行為時有發生，但缺乏規避網絡風險的法律法規條文及監管機制。
　　1.2人事檔案涉及機密不能隨意公開。人事檔案管理工作涉及重要的人事機密，關系人事檔案主體的隱私權及其未來的發展前途。公民隱私權受法律保護，人事檔案不能隨意公開。
　　1.3人事檔案網絡化建設需要大量人力、財力、物力的投入。目前，我國高校人事檔案管理具備實現信息網絡化管理的條件薄弱。
　　1.4技術限制。檔案標準化、規范化滯后和應用軟件的不統一，嚴重影響了系統整體水平的提高，致使檔案信息的獲得滯后，造成人力、物力資源的浪費。
　　
　　2實現高校人事檔案工作信息化管理之對策
　　2.1宣傳法律政策，增強法規意識。中國國家檔案管理部門有責任與國家人事部門及立法部門共同制定出相關法律政策，《2006~2020年國家信息化發展戰略》中，對人事檔案信息化管理工作也提出了明確要求，但還需檔案管理部門在以后的實踐中不斷完善。各高校要針對本校建設人事檔案信息化的網絡化管理工作，制定適宜的規章、條文。并加強人事檔案工作的宣傳力度，爭取各部門的支持和配合。
　　2.2確定人事檔案信息等級。依照《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》，使我國人事檔案信息的開發與利用有法可依、有章可循。在相關法律政策的制定過程中，應對網絡環境下，我國人事檔案信息利用的條件、范圍及其分類等級、授權條件、查閱權限等問題予以充分考慮，逐步實現人事檔案在網絡環境下的資源共享。
　　2.3建立人事檔案目錄數據庫。在高校實施信息化、網絡化管理人事檔案工作，要循序漸進，穩步過渡。根據國家檔案局和中央檔案館于2002年印發的《全國檔案信息化建設實施綱要》這一要求，河南省高校人事檔案管理部門統一安裝了人事檔案目錄數據庫管理軟件“干部人事檔案輔助管理系統”，建立了人事檔案目錄數據庫。此系統使用數年，經過不斷完善，使其功能不斷加強，登錄此系統，即可了解檔案主體的簡歷、學歷、獎懲等基本情況及工資級別變化情況。
　　2.4借助校園網絡平臺收集檔案信息。校園網的使用，使人事檔案信息的獲取較以往更加及時、快捷和方便。高校人事檔案工作者應利用網絡，做好檔案材料的收集工作，不斷完善人事檔案的內容。如，組織部門的職務任免、材料考察，師資部門的人才引進、教職工接受繼續教育、職稱評聘等材料，尤以反映個人業績、能力方面的材料為重點收集內容。建立一支檔案信息員隊伍，以明確職責，確保收集渠道暢通。各單位、各職能部門，應明確本部門檔案材料的歸檔范圍，建立歸檔制度，確保人事檔案材料的及時歸檔，變上門催要為主動上交。人事檔案部門應及時收集原始紙質材料，經仔細鑒別、審核并確定為真實、規范、完整的檔案信息，再將信息通過校園網反饋給材料形成部門，并以人事檔案部門審核過的信息為準，保證各部門人事檔案信息的統一完整，避免形成條塊分割、各自為政、缺乏系統管理的局面。通過利用整合后的信息，最終達到資源共享。但檔案管理信息化的目標是檔案內容數字化、信息資源網絡化、利用方式便捷化。為了達到信息共享，必須建立統一的信息系統，使用標準規范的軟件，形成科學、有序、規范、協調的運行機制，為社會提供準確、有效的信息資源。
　　紙質檔案是最原始的憑證，具有電子檔案無法替代的作用。高校人事檔案管理部門在實施人事檔案的信息化網絡化建設的同時，還應進一步加大紙質檔案的管理力度，確保原始信息的完整性和準確性。同時，要注意堅守檔案的保密性。
　　當前，高校人事檔案的管理模式正處于向信息網絡化管理的過渡時期，檔案工作者要作好前期準備，提升干部人事檔案管理系統的容納性與兼容性，提升人事檔案管理工作效率，充分發揮人才信息資源的使用價值。同時，保證人事檔案的信息安全，解決好錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權屬的關系。
　　（作者單位：鄭州輕工業學院人事處來稿日期：2011-01-18）