臺(tái)灣檔案管理人員的培訓(xùn)與發(fā)展

　　摘要：由于“《檔案法》”的公布施行及檔案管理體系與制度的建立，各機(jī)關(guān)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知能逐漸受到重視，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)需求亦與日俱增。本文從“檔案法”相關(guān)法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理高等教育現(xiàn)況、大學(xué)與學(xué)會(huì)的檔案管理培訓(xùn)資源，以及“檔案管理局”對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案管理人員在職訓(xùn)練課程（包含實(shí)體課程、數(shù)位學(xué)習(xí)及結(jié)合二者之混成課程）多元化規(guī)劃，簡(jiǎn)述目前機(jī)關(guān)檔案管理人員培訓(xùn)概況和成果，并提出未來(lái)推動(dòng)方向之建議。
　　
　　1前言
　　檔案資訊的透明公開(kāi)，奠基于檔案管理制度規(guī)劃之妥善，以及執(zhí)行之落實(shí)；而檔案管理之良善，則根基于檔案管理人員的培育與訓(xùn)練健全與否。目前，各機(jī)關(guān)檔案管理人員之培訓(xùn)，可從學(xué)校教育、在職訓(xùn)練等方面，建立其專(zhuān)業(yè)知識(shí)、能力與技術(shù)，因此，本文簡(jiǎn)述檔案管理高等教育及專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)之概況，再針對(duì)“《檔案法》”公布施行，“檔案管理局”成立后，對(duì)于各機(jī)關(guān)檔案管理人力培訓(xùn)相關(guān)法規(guī)訂定，培訓(xùn)課程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、執(zhí)行推動(dòng)等相關(guān)策略和方法，以及推動(dòng)之相關(guān)成果，進(jìn)行深入的探討。
　　
　　2檔案專(zhuān)業(yè)人力的配置
　　2.1法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。有鑒于政府機(jī)關(guān)對(duì)于檔案管理長(zhǎng)期忽略，“檔案管理局”（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“本局”）于草擬“《檔案法》”時(shí)，即明訂各機(jī)關(guān)檔案管理，應(yīng)設(shè)置或指定專(zhuān)責(zé)單位或人員，并編列年度計(jì)劃及預(yù)算。并于“檔案管理局”籌備期間，就積極訂頒“《機(jī)關(guān)檔案管理單位及人員配置基準(zhǔn)》”（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“《人員配置基準(zhǔn)》”），于2002年1月1日起施行，顯示本局對(duì)各機(jī)關(guān)檔案管理人員應(yīng)有之配置及其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)培育之重視。依據(jù)人員配置基準(zhǔn)規(guī)定，各機(jī)關(guān)依其機(jī)關(guān)層級(jí)及員額規(guī)模，設(shè)置檔案處、室、科、組、課或股，未設(shè)檔案管理專(zhuān)責(zé)單位者，則與相關(guān)業(yè)務(wù)單位合并設(shè)置，并指定專(zhuān)責(zé)人員辦理檔案管理業(yè)務(wù)。
　　各機(jī)關(guān)于設(shè)置檔案管理專(zhuān)責(zé)單位或指定必要之檔案管理人員時(shí)，應(yīng)衡酌該機(jī)關(guān)檔案之?dāng)?shù)量及成長(zhǎng)量、檔案管理作業(yè)之工作量，以及其他檔案管理和應(yīng)用之必要工作量，并預(yù)估未來(lái)3至5年檔案管理業(yè)務(wù)量之變化與需求。為利于機(jī)關(guān)進(jìn)行檔案管理人員工作分析與員額配置需求估算，本局于編制《機(jī)關(guān)檔案管理作業(yè)手冊(cè)》時(shí)，特別規(guī)劃《人力資源管理》章，明列計(jì)算機(jī)關(guān)檔案管理人員員額配置時(shí)，須考慮的變項(xiàng)因素。各機(jī)關(guān)得據(jù)此審慎加以估算后，依人員調(diào)整或請(qǐng)?jiān)龀绦?，循序辦理相關(guān)作業(yè)，并應(yīng)至少每3年檢討一次。茲說(shuō)明各變項(xiàng)因素及計(jì)算方式如下：
　　2.1.1年歸檔檔案件數(shù)：以全年歸檔量5000件為基本員額數(shù)，配置1人，逾5000件者，采分段累加方式計(jì)算。分段累加計(jì)算方式為：歸檔量大于5000件、小于60000件之部分，歸檔量每增加15000件，得增置1人，最多為增置4人；歸檔量超過(guò)60000件、小于100000件之部分，歸檔量每增加22500件，得增置1人，最多為增置2人；歸檔量超過(guò)100000件、小于450000件之部分，歸檔量每增加45000件，得增置1人，最多為增置8人。
　　2.1.2保管檔案件數(shù)：機(jī)關(guān)保管檔案之總數(shù)量每1700000件，增加員額1人。
　　2.1.3檔案調(diào)閱頻率：機(jī)關(guān)內(nèi)或機(jī)關(guān)間檔案檢調(diào)，以及提供外界閱覽、抄錄或復(fù)制實(shí)體檔案，每月600件，增加員額數(shù)1人，唯影像調(diào)閱不列入計(jì)算。
　　2.1.4檔案清理頻率：機(jī)關(guān)每半年或每年辦理1次檔案清理者，增加員額數(shù)1人。檔案清理，系指依檔案目錄逐案核對(duì)，將逾保存期限之檔案辦理銷(xiāo)毀作業(yè)，或已屆移轉(zhuǎn)年限之永久保存檔案辦理移轉(zhuǎn)作業(yè)。
　　2.1.5電子或微縮處理檔案情形：機(jī)關(guān)委外辦理檔案電子儲(chǔ)存或微縮處理者，增加員額1人；未委外辦理者，不予增加員額。其中，電子儲(chǔ)存，系指檔案原始文件以計(jì)算機(jī)或自動(dòng)化機(jī)具等電子設(shè)備處理，并予數(shù)字化儲(chǔ)存之程序；微縮處理，系指使用攝影方法，將檔案縮攝于鹵化銀底片或其他適于長(zhǎng)久保存底片之程序。
　　2.1.6管理所屬機(jī)關(guān)檔案之機(jī)關(guān)數(shù)：每增加管理4個(gè)所屬機(jī)關(guān)檔案，增加員額1人。所謂“管理所屬機(jī)關(guān)檔案”，系指所屬機(jī)關(guān)檔案由該機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)歸檔與保管。。。
　　2.2專(zhuān)業(yè)進(jìn)用。至有關(guān)提升檔案管理人力專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)部分，本局甫成立之時(shí)，就爭(zhēng)取于公務(wù)人員高等考試及普通考試設(shè)置檔案管理專(zhuān)業(yè)類(lèi)科，并于公務(wù)機(jī)關(guān)設(shè)立檔案管理職系，且鼓勵(lì)各機(jī)關(guān)依據(jù)人員配置基準(zhǔn)規(guī)定，于進(jìn)用檔案管理人員時(shí)，應(yīng)就具有下列資格之一者優(yōu)先遴選：
　　2.2.1經(jīng)高等考試、普通考試、相當(dāng)高等考試或普通考試之特種考試檔案管理相關(guān)類(lèi)、科及格者。
　　2.2.2經(jīng)高等考試、普通考試、相當(dāng)高等考試或普通考試之特種考試非檔案管理相關(guān)類(lèi)、科及格，并修滿(mǎn)大學(xué)校院檔案管理相關(guān)課程20學(xué)分以上，或經(jīng)“檔案管理局”或“檔案管理局”認(rèn)可之專(zhuān)業(yè)學(xué)（協(xié)）會(huì)、大學(xué)校院系所等舉辦檔案管理人員訓(xùn)練達(dá)160個(gè)小時(shí)以上者。
　　2.2.3大學(xué)校院檔案管理相關(guān)學(xué)系、所畢業(yè)者。
　　2.2.4曾辦理檔案管理相關(guān)工作2年以上，并修滿(mǎn)大學(xué)校院檔案管理相關(guān)課程20學(xué)分以上者。
　　2.2.5曾辦理檔案管理相關(guān)工作2年以上，并經(jīng)“檔案管理局”或“檔案管理局”認(rèn)可之專(zhuān)業(yè)學(xué)(協(xié))會(huì)、大學(xué)校院系所等，舉辦檔案管理人員訓(xùn)練達(dá)160個(gè)小時(shí)以上者。
　　其中，（三）至（五）項(xiàng)之遴選條件，僅適用于未經(jīng)取得公務(wù)人員任用資格之現(xiàn)職人員或約聘（雇）人員之進(jìn)用，無(wú)論考試進(jìn)用或約聘雇人員聘任，都希望機(jī)關(guān)能借由提升進(jìn)用人員檔案管理專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，確保檔案管理之質(zhì)量。多面向之考慮，據(jù)以訂定相關(guān)規(guī)定，足見(jiàn)本局對(duì)于檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)之重視。
　　
　　3檔案管理高等教育現(xiàn)況
　　專(zhuān)業(yè)人才之培育首重教育，我國(guó)檔案管理高等教育至今尚有很大的發(fā)展空間。在專(zhuān)科學(xué)校與技術(shù)學(xué)院部分，僅部分校院因就業(yè)市場(chǎng)之需，開(kāi)設(shè)《檔案管理》與《秘書(shū)實(shí)務(wù)》等相關(guān)課程；而大學(xué)部則有圖書(shū)資訊學(xué)系、歷史學(xué)系等相關(guān)學(xué)系，有開(kāi)設(shè)《檔案管理》、《文獻(xiàn)學(xué)》或《數(shù)位內(nèi)容》等相關(guān)課程或?qū)W程，但仍無(wú)檔案專(zhuān)門(mén)之科系，培育檔案管理專(zhuān)業(yè)人才。
　　至于研究所部分，政治大學(xué)圖書(shū)資訊學(xué)研究所，1996年成立之初，分設(shè)圖書(shū)資訊學(xué)、檔案學(xué)與博物館學(xué)三個(gè)分組，是臺(tái)灣首次于研究所設(shè)置檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)學(xué)門(mén)；2003年，該所更名為“圖書(shū)資訊與檔案學(xué)研究所”（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“政大圖檔所”），并取消博物館學(xué)組，是第一個(gè)以《檔案學(xué)》為名的研究所，成為培育檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的搖籃。并歷經(jīng)多次向“教育部”爭(zhēng)取，于2011年增設(shè)博士班開(kāi)始招生，為培育檔案學(xué)師資開(kāi)啟新頁(yè)。其設(shè)計(jì)的課程包括：《檔案編排與描述》、《電子文件管理》、《檔案讀者服務(wù)》、《檔案工作實(shí)務(wù)》、《檔案選擇與鑒定研究》、《文書(shū)學(xué)研究》、《檔案維護(hù)學(xué)》以及《檔案館管理》、《檔案數(shù)字化》、《資訊服務(wù)管理》與《行銷(xiāo)》等專(zhuān)題。
　　另，為培育中小學(xué)教師具備圖書(shū)資訊服務(wù)與數(shù)位學(xué)習(xí)之科技知能及經(jīng)營(yíng)管理能力，政大圖檔所運(yùn)用數(shù)位學(xué)習(xí)方式，落實(shí)在職教育理念，自2009年起，開(kāi)辦“圖書(shū)資訊學(xué)數(shù)位碩士在職專(zhuān)班”，以在線網(wǎng)絡(luò)教學(xué)為主，學(xué)生可同步、非同步上網(wǎng)學(xué)習(xí)，節(jié)省到校上課的時(shí)間與交通往返費(fèi)用，另，利用周六、周日及暑假期間安排實(shí)體面授課程。該項(xiàng)在職專(zhuān)班，雖以《圖書(shū)資訊學(xué)》為課程設(shè)計(jì)主軸，但亦開(kāi)設(shè)《檔案學(xué)研究》、《電子文件檔案管理專(zhuān)題》等檔案相關(guān)課程，且前者為3學(xué)分之必修課程。
　　其他大學(xué)部分，尚有臺(tái)灣大學(xué)圖書(shū)資訊學(xué)系，開(kāi)設(shè)《檔案管理》3學(xué)分課程；師范大學(xué)圖書(shū)資訊學(xué)研究所碩士、博士班，開(kāi)設(shè)《檔案學(xué)研究》、《文獻(xiàn)學(xué)研究》、《數(shù)位典藏技術(shù)專(zhuān)題》等選修課程；淡江大學(xué)資訊與圖書(shū)館學(xué)系開(kāi)設(shè)《檔案管理》課程，研究所則開(kāi)設(shè)《電子檔案管理》、《檔案管理學(xué)研究》、《檔案鑒定》、《檔案編排描述》等各2、3學(xué)分的檔案專(zhuān)業(yè)課程；世新大學(xué)資訊傳播學(xué)系、所，則開(kāi)設(shè)有《數(shù)位典藏規(guī)劃》、《數(shù)位典藏專(zhuān)題》等課程。
　　
　　
　　4大學(xué)與學(xué)會(huì)檔案管理培訓(xùn)資源
　　政治大學(xué)公共行政及企業(yè)管理教育中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“政大公企中心”）設(shè)有“檔案管理基礎(chǔ)班（80小時(shí)）”、“檔案管理進(jìn)階班（80小時(shí)）”及“中區(qū)檔案管理研習(xí)班（40小時(shí)）”等三種班別，由政大圖檔所檔案學(xué)門(mén)專(zhuān)任教授、“檔案管理局”、“國(guó)史館”、“故宮博物院”等檔案典藏機(jī)構(gòu)之實(shí)務(wù)工作專(zhuān)家授課。課程之設(shè)計(jì)理論與實(shí)務(wù)兼具，包括：《檔案學(xué)概論》、《文書(shū)學(xué)》、《檔案維護(hù)學(xué)》、《檔案法規(guī)與行政》、《檔案編排與描述》、《檔案選擇與鑒定》、《檔案應(yīng)用服務(wù)》、《檔案分類(lèi)與國(guó)際檔案館》、《圖書(shū)檔案修裱》、《歷史檔案與檔案展覽》、《檔案數(shù)位典藏專(zhuān)題》、《電子文件管理》、《檔案權(quán)威控制與檢索》、《檔案館建筑》、《檔案館管理》、《口述歷史》、《檔案經(jīng)驗(yàn)分享與參訪實(shí)作》等。
　　另，“中華檔案暨資訊微縮管理學(xué)會(huì)”（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中華檔案學(xué)會(huì)”）是臺(tái)灣唯一的檔案學(xué)會(huì)，成立于1978年，該學(xué)會(huì)開(kāi)辦之專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練課程包括“現(xiàn)代檔案管理講習(xí)班”、“檔案管理高級(jí)研究班”、 “檔案管理專(zhuān)業(yè)班”、“檔案修裱基礎(chǔ)班”、“檔案修裱進(jìn)階班”及“檔案修裱高級(jí)班”等6種班別。檔案修裱3種班別皆為5日的課程，其余檔案專(zhuān)業(yè)班別則為2至15日不等。訓(xùn)練時(shí)數(shù)從10余小時(shí)至120小時(shí)，課程內(nèi)容有《檔案學(xué)理論》、《檔案鑒定理念與制度》、《檔案資訊服務(wù)與營(yíng)銷(xiāo)》、《檔案應(yīng)用與使用者分析》、《知識(shí)管理》、《檔案開(kāi)放應(yīng)用與法律問(wèn)題》、《電子檔案安全管理》、《檔案管理專(zhuān)題研討》、《檔案菌蟲(chóng)防治》、《檔案立案編目》、《檔案數(shù)字化儲(chǔ)存管理》、《檔案加值服務(wù)》等。培訓(xùn)對(duì)象為政府機(jī)關(guān)、工商企業(yè)等檔案管理人員，自2005年起，亦推廣至臺(tái)中、高雄等地區(qū)開(kāi)班。
　　無(wú)論是“政大公企中心”或“中華檔案學(xué)會(huì)”，課程