數(shù)碼時代《照片檔案管理規(guī)范》國家標(biāo)準(zhǔn)亟須

　　摘要：數(shù)碼照相技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使照片檔案管理面臨著新的課題。本文試對現(xiàn)行的國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）的應(yīng)用范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、照片檔案的收集、整理、保管等內(nèi)容進(jìn)行修訂，為數(shù)碼照片檔案管理提供規(guī)范。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)碼照片；國家標(biāo)準(zhǔn)
　　
　　隨著數(shù)碼時代的到來，數(shù)碼相機(jī)得到普及和廣泛應(yīng)用。數(shù)碼照片特有的成像快、處理快、傳輸快、查閱快和成本低、存儲久等特點(diǎn)，使其大有取代傳統(tǒng)膠片型照片的趨勢，成為照片技術(shù)發(fā)展的主流。如何對數(shù)碼照片進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管，是基層檔案工作者面臨的新課題。
　　目前，國家尚未出臺相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，現(xiàn)行的國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）僅是適用于銀鹽感光材料照片檔案，也就是傳統(tǒng)膠片型照片檔案的收集、整理和保管工作。盡管目前數(shù)碼照片檔案管理問題已經(jīng)引起各級檔案管理部門的重視，一些省、市和單位出臺了在本地、本部門試行的數(shù)碼照片管理規(guī)范，但存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不完整、操作性不強(qiáng)等問題，數(shù)碼照片管理從總體上來說，仍處于一種無“法”可依、無“章”可循的狀況。筆者認(rèn)為，對《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）進(jìn)行修訂迫在眉睫，使該標(biāo)準(zhǔn)既適用于傳統(tǒng)膠片型照片的檔案管理，又適用于數(shù)碼照片的檔案管理，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。建議對《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）從以下幾方面進(jìn)行修訂：
　　一、在“1 范圍”條目中，去掉“銀鹽感光材料”這一界定，使得《照片檔案管理規(guī)范》的應(yīng)用范圍涵蓋數(shù)碼照片。
　　二、由于數(shù)碼照片是一種電子文件，應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）要求，建議在“2 規(guī)范性引用文件”條目中，增加“GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范”。
　　三、在“3 術(shù)語和定義”中增加數(shù)碼照片的定義：“數(shù)碼照片electronic photograph 是用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件?！?br/>　　四、由于數(shù)碼照片依賴計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理，一方面，其數(shù)據(jù)信息很容易被修改，數(shù)碼照片檔案管理必須保證照片的原始性、真實性。另一方面，必須符合電子文件的規(guī)范要求。建議在“4.2 收集要求”中，增加以下條目內(nèi)容：“對存在真?zhèn)我闪x或修改處理的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定，確保照片的原始性、真實性”；“數(shù)碼照片以JPEG、TIFF為通用格式，用數(shù)碼相機(jī)直接拍攝的數(shù)碼照片，其光學(xué)精度至少在300萬像素以上；用掃描儀對紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)碼照片，其掃描光學(xué)分辨率一般應(yīng)在600dpi以上，數(shù)碼照片遷移、格式轉(zhuǎn)換、歸檔過程中，應(yīng)保持原有精度和不丟失圖像交換信息”。將“4.2.6 對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對無照片的底片應(yīng)制作照片”修改為“對無底片的照片應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)掃描或制作翻拍底片；對無照片的底片應(yīng)制作照片；對永久或長期保存的照片，歸檔時，應(yīng)同時制作紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存”。
　　五、為滿足紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片編號的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的編號”應(yīng)采用以下格式：“全宗號—門類—年度—保管期限代碼—冊號（盤號）—張?zhí)枴薄ｉT類是用來區(qū)分紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片的代碼，分別用“ZP”、“SP”表示。冊號（盤號）是在某一全宗某一保管期限內(nèi)紙質(zhì)照片冊或存儲數(shù)碼照片光盤的排列從“1”開始的順序號。需要增加“數(shù)碼照片文件的命名”、“數(shù)碼照片的存儲及說明”條目，內(nèi)容如下：“數(shù)碼照片文件命名規(guī)則為‘門類—年度—保管期限代碼—張?zhí)枴?，張?zhí)栍梦逦话⒗?br/>　　數(shù)字表示，位數(shù)不足的在前面補(bǔ)‘0’。如‘SP20091
　　00003.jpg’，其中，第1～2位表示門類，第3～6位表示歸檔年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示張?zhí)枴！薄皵?shù)碼照片應(yīng)采用只讀光盤作為保存載體，一個歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)存儲在一張或多張光盤中，幾個歸檔年度的數(shù)碼照片一般不允許存儲在一張光盤中。刻制光盤時，應(yīng)選擇‘一次性寫入’方式，刻制一式三套，套別分別為‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示異地保存。光盤背面應(yīng)注明全宗號、門類（類目）、年度、盤號，格式為：‘全宗號—門類—年度—保管期限—盤號’。書寫時，應(yīng)使用光盤專用書寫材料，不得直接在光盤上粘貼任何標(biāo)記。每張光盤的根目錄下應(yīng)有說明文件、著錄文件、數(shù)碼照片子目錄。說明文件文件名‘README.TXT’，文件內(nèi)容應(yīng)包括全宗號、門類、年度、保管期限、盤號、全宗名稱、形成時間、件數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時間等信息。著錄文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件內(nèi)容：數(shù)碼照片光盤內(nèi)目錄的電子版本。該文件應(yīng)使用經(jīng)過檔案行政管理部門認(rèn)定的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)自動生成。文件格式‘XML文件’。數(shù)碼照片子目錄目錄名‘DATA’，目錄內(nèi)容：存放經(jīng)過整理后的數(shù)碼照片。光盤封面正面應(yīng)打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫上述說明文件的內(nèi)容?！?br/>　　六、在“5.5 照片檔案目錄的編制”中的“目錄種類”，增加“文件目錄”內(nèi)容和條目：“數(shù)碼照片文件目錄應(yīng)逐張照片編制，使用經(jīng)過檔案行政管理部門認(rèn)定的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄的編制、管理。數(shù)碼照片文件目錄項目包括全宗號、門類、年度、保管期限、光盤號、張?zhí)?、題名、拍攝者、拍攝時間、備注?！?br/>　　七、在“6 照片檔案的保管”中的“6.1 包裝物與裝具”，增加“光盤”條目：“存儲數(shù)碼照片的光盤應(yīng)放在堅硬的光盤盒內(nèi)存放。”在“6.5 保管要求和措施”中，增加“光盤在光盤盒中應(yīng)豎立存放，避免擠壓，不得彎折，不得堆疊，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場環(huán)境，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。光盤只有在使用時，才能將其從包裝物中取出，使用后及時放回。如果光盤有污漬，可用照相機(jī)鏡頭的綿紙或非常軟的刷子從中心向邊緣輕輕擦拭，也可用水或中性清潔劑如酒精沿著磁軌的中心循環(huán)向外清洗，不得使用玻璃清潔劑或溶劑擦拭。提供檔案借閱服務(wù)時，應(yīng)盡量使用數(shù)碼照片。每隔四年，應(yīng)對數(shù)碼照片光盤轉(zhuǎn)存一次，原盤同時保留時間不少于四年”。
　　以上是筆者在文秘專業(yè)課程的教學(xué)過程中，對照片檔案管理工作的一點(diǎn)粗淺看法，現(xiàn)提出來，權(quán)當(dāng)拋磚引玉，期待引起大家的思考，使檔案管理工作更加規(guī)范。
　?。ㄗ髡邌挝唬汉颖笔嬷輲煼秾W(xué)院中文系來稿日期：2011-08-19）