漯河市檔案行政執法工作情況調查

　　摘要：對漯河市檔案行政執法工作情況進行了調查，通過對存在的問題進行深入分析研究，探討了新形勢下檔案行政執法工作的方式和方法，提出對策。
　　關鍵詞：檔案；行政執法；調查
　　
　　近年來，漯河市史志檔案局不斷加大檔案行政執法工作力度，每年都采取多種形式開展檔案執法檢查，取得了顯著成效。目前，我市檔案行政執法工作穩步推進，步入了經常化、制度化和規范化的軌道。在進行年度檔案行政執法檢查的同時，我們向全市102個市直機關、大中型企業發放了《檔案工作基本情況調查表》，回收率為100％。調查的結果，基本上反映了漯河市依法管理檔案工作的全貌。
　　
　　1調查統計與分析
　　1.1檔案工作管理體制。在填寫調查表的各單位中，已將檔案工作納入單位工作計劃、行業管理范圍和目標管理責任制的達到了100％，建立檔案工作領導小組的有86個，占84％。這表明，大部分市直單位的檔案管理工作基本實現了統一領導、分級管理。
　　1.2《檔案法》學習、宣傳及教育情況。近年來，全市各單位利用《檔案法》宣傳月、法制宣傳日、普法宣傳教育活動，開展豐富多彩的宣傳、紀念活動，如書寫標語、制作版面等。在被調查的單位中，學習過檔案法律法規，并組織和參加過檔案工作宣傳教育活動的有82個，占80％。可見，社會檔案意識和人們的法制觀念不斷增強，為檔案法律法規的貫徹實施奠定了基礎。據統計，檔案員達到大專以上文化程度的有98個，占96%，參加過檔案專業培訓的有74人，占73%。這表明，檔案員的檔案理論知識水平和管理能力不斷增強，為檔案事業的可持續發展提供了人才保證。但由于檔案法律法規宣傳教育的力度、深度有待加強，宣傳形式較單一，宣傳內容不夠豐富，造成社會檔案意識和人們的法制觀念仍很淡薄。
　　1.3檔案業務建設情況
　　1.3.1硬件設施建設情況。近年來，檔案室硬件設施配置明顯改善，各單位檔案室總面積達5967平方米，建有密集架庫房25個，柜架庫房77個。檔案室安全保護設施不斷完善，大部分單位配置有空調、祛濕機、消毒機、防磁柜、溫濕度計等檔案保護設施設備。由于連續幾年的檔案行政執法檢查，督促基礎設施建設較差的單位通過積極整改，按照檔案法律法規的要求，努力改善檔案安全保管條件，普遍加大了對檔案基礎設施建設的投入。全市檔案基礎設施建設有不小的改觀，但與新形勢下檔案工作要求還有一定距離。
　　1.3.2基礎業務建設情況。各單位均制定有《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，達到100％；各種門類檔案實行集中統一管理的有56個，占55％；建立文書檔案的有102個，占100％；會計檔案102個，占100％；科技檔案47個，占46％；聲像檔案48個，占47％；專業檔案65個，占64％；實物檔案98個，占96％。這表明，各部門越來越重視各門類檔案的收集整理。
　　1.3.3制度建設情況。在調查時，全部單位都填寫了已建立各項規章制度。但是，從近幾年的檔案行政執法情況看，有一部分單位的檔案管理制度并不健全，甚至還有個別單位根本沒有制定檔案管理制度；有的單位雖然制度健全，但“束之高閣”，貫徹落實不到位，難免給檔案管理工作帶來許多漏洞。
　　1.3.4檔案現代化管理情況。為貫徹落實國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》，近年來，我們要求各單位在開展歸檔文件整理的同時，建立電子檔案，備份并安裝殺毒軟件，有條件的率先配置檔案管理軟件。在被調查的各單位中，配備有計算機輔助管理檔案工作的89個，移交電子檔案光盤的65個，使用檔案現代化管理軟件的25個。還有一些單位表示，在條件成熟的情況下，配置檔案管理軟件。一些單位在現代化管理檔案工作方面作了積極有效的嘗試，但使用檔案現代化管理軟件的單位較少，與檔案管理現代化的要求還有較大差距，檔案信息化建設亟待加強。
　　1.4檔案信息開發利用工作情況。據統計，各單位共編輯編研材料146種，4385冊。有些單位除積極編寫《全宗介紹》、《組織機構沿革》、《大事記》等編研材料外，還結合實際，編寫了《部門》、《專業志》、《科研成果匯集》等資料。不斷創新檔案服務機制，積極為單位中心工作、為社會提供有效服務，取得了較好的社會效益和經濟效益。同時，檔案信息資源的開發利用工作仍處在初級階段，還需進一步加強對檔案信息的深層次開發、加工和利用。
　　
　　2調查結論及其原因分析
　　2.1調查結論。通過以上調查統計與分析，可以得出以下結論：近幾年來，我們堅持寓檔案業務指導于檔案行政執法檢查之中，各單位貫徹落實檔案法律法規成效顯著，依法管理檔案工作實現了規范化、制度化、經常化，走上了可持續發展之路。一方面，領導比較重視檔案工作，管理體制日趨完善；檔案基礎設施逐年得到改善，檔案室業務建設比較扎實，基本實現了人力資源、硬件設施等要素的合理配置；信息開發力度加大，檔案編研工作逐步向深層次開發。另一方面，檔案業務建設發展不平衡，有些單位對硬件設施的投入不夠，應進一步健全檔案管理制度，提高檔案業務建設，加強檔案信息化建設，深層次開發、加工和利用檔案信息資源。
　　2.2原因分析
　　2.2.1檔案行政管理相對人存在的問題：①領導重視程度不高，投入不足。有的單位領導對檔案工作的重視僅僅停留在口頭上，不舍得在硬件設施上投入。對檔案工作的重要性認識不足，提不到應有的議程日程，存在“說起來重要，忙起來不要”的現象。②檔案員更換頻繁，有的單位一年兩次甚至多次更換檔案員。據統計，各單位從事檔案工作10年以上的5人，5～10年21人，3～5年16人，3年以下60人。即使年年培訓，卻年年都有“新面孔”，這在很大程度上，成為制約檔案工作持續穩定發展的“瓶頸”。③主動開發檔案信息資源的積極性不高。由于檔案員一般身兼數職，工作頭緒繁多，大多數檔案員只能應付每年的歸檔文件整理等基礎性工作，難以兼顧對檔案信息的深層次開發、加工和利用。④對違法行為認識不明。個別單位的領導和檔案員對檔案違法行為存在模糊認識，認為出賣、轉讓、銷毀、偽造、損毀、丟失檔案等行為才算是違法行為，而對于不按時整理檔案、不按規定向檔案館移交檔案等，認為不是違法行為，沒有上升到檔案法律法規的角度來看待。
　　2.2.2檔案行政管理人存在的問題：①檔案執法觀念陳舊。新時期要求檔案工作要步入依法治檔軌道，在行政執法過程中，更多運用的是行政手段，具體操作中，沿襲的是老方法老形式，而不是運用法律程序，規范執法，造成當前檔案違法行為不能得到有效查處。②執法力度小。客觀上，認為檔案行政管理部門與其他單位之間是業務指導關系，不便采用法律手段進行行政執法。主觀上，“好人主義”思想嚴重，怕得罪人，執法不嚴，對違法現象熟視無睹。③執法主體不明。認為檔案工作是一項服務性工作，將自己定位于為他人服務的被動角色，這種意識帶到檔案行政執法中，沒有理順檔案行政執法主體。④執法隊伍素質亟待提高。執法隊伍素質的高低直接影響到行政執法的效果。檔案行政執法人員不僅要熟練掌握檔案法律法規規章，且要熟知國家的憲法和其他基本法律。基層行政執法人員仍存在學法不夠認真細致，對檔案法律法規的內涵理解不深，影響執法水平和成效。⑤檔案法制宣傳力度不夠。盡管抓住各種時機、利用各種形式開展了宣傳紀念活動，取得了一定效果，但宣傳形式單一，深度不夠，不能達到很好的宣傳效果。
　　
　　3加強檔案行政執法的對策
　　3.1增強人們的檔案意識和法制觀念。要充分利用廣播、電視、報紙等新聞媒體開展宣傳工作，還可以采取召開研討會、舉辦知識競賽、檔案展覽等形式宣傳。既要重視檔案工作重大活動的宣傳，也要重視日常檔案戰線新人新事的宣傳。同時，結合實際，大力整合黨史、地方志、檔案三塊資源優勢，全方位地宣傳，使廣大群眾真正了解檔案，了解檔案工作。
　　3.2提高執法隊伍素質。檔案執法人員應具備如下素質：檔案及相關法律知識、檔案執法實踐經驗、行政執法能力、掌握執法尺度、制作法律文書；思維敏捷，有較強的應變能力和文字綜合能力。吸收一批具有法律知識和檔案管理技能的人才充實到檔案執法隊伍中來，全面提高基層檔案人員素質。
　　3.3強化檔案行政執法監督。在檔案行政執法過程中，必須完善監督機制，使執法行為規范在法律法規范圍之內。結合近幾年的執法實踐，我們認為，行政執法監督包括外部監督和內部監督。外部監督包括主動接受人大及其常委會的監督、接受被檢查單位監督、輿論監督、群眾監督等；內部監督是建立各項制度，約束行政執法行為，確保執法效果。比如，建立行政執法責任制，檔案行政執法人員學法、用法、評議考評等制度。運用行政執法責任制，明確執法人員的責任和義務，責任到人查處違法案件；運用檔案行政執法人員學法、用法制度，使其熟悉并能靈活運用檔案法律法規和相關行政法律法規規章；運用評議考評制度，吸收被檢查單位參加，把檔案行政執法的依據、權限、程序和處理結果公開，提高執法的透明度。
　　3.4繼續完善檔案執法體系建設。一是開展多種形式的檔案執法檢查。堅持定期檢查和不定期檢查相結合，重點檢查和普遍檢查相結合，系統檢查和部門檢查相結合，條塊結合，注重實效，不“走過場”。二是認真把握違法事實。檔案行政執法人員在調查取證時，要目標明確，注重深入調查，掌握第一手材料，有理有據，客觀準確地把握違法事實。三是確保執法公正。只有嚴守程序，才能確保證據的來源和形式合法，從而有利于證據得到認可和取信。
　　總之，檔案部門的職能也由過去主要靠行政命令等手段直接管理，變為運用法律和必要的行政手段來進行管理。堅持依法行政，實現檔案依法行政管理，是檔案事業發展的根本途徑。
　　
　　（劉東斌組稿作者單位：漯河市史志檔案局來稿日期：2011-08-18）