企業(yè)房產檔案信息化管理

　　作為檔案眾多門類中的房產檔案，是企業(yè)房產管理部門在房屋產權轉移、房屋變更等管理工作中形成的有保存價值的房產歷史記錄，是房產管理工作的真實記載和重要依據。隨著計算機在企業(yè)管理中的普遍應用，如何將現(xiàn)代信息處理技術與房產檔案管理相結合，提高房產檔案的利用價值，已經成為目前迫切需要解決的問題。
　　
　　1在企業(yè)建立房產檔案信息化管理的困難
　　1.1領導重視不足。許多企業(yè)管理人員對企業(yè)檔案管理信息化的重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領導管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網上了解信息，不接受網絡辦公的方法，習慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產檔案信息。
　　1.2技術手段落后。目前，很多企業(yè)房產檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上，無論信息化基礎設施建設、應用水平，還是對互聯(lián)網的認知度、參與度等都遠低于其他行業(yè)。大多數企業(yè)的房產管理部門管理介質仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式運用十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸的技術要求相差甚遠，檔案應發(fā)揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。
　　1.3檔案管理人員專業(yè)素質不高。目前，企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)素質水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷的辦公目的。
　　
　　2如何建立房產檔案管理的信息化建設
　　2.1提高對檔案管理信息化建設的認識。要建立完善的檔案信息化管理，首先，要充分認識加快房產檔案管理信息化建設的重要意義。科學技術不斷發(fā)展，檔案內容多樣化，檔案載體發(fā)生了很大的變化，隨著計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，促進房產檔案管理整體水平明顯提高。
　　2.2完善房產檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)。為了全面、準確地收集信息，一方面，房產檔案信息系統(tǒng)與房產交易系統(tǒng)有機地結合，將房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面，要利用掃描儀、數碼相機等先進設備，將有關資料以圖像信息方式歸入房產檔案信息系統(tǒng)。由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案的更新速度很快，因此，檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制，保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步變動，這是房產檔案管理的核心所在。由于房屋租賃、房產交易等不同業(yè)務的特點不同，對房產檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。
　　2.3建立準確的房地產檔案數據分析系統(tǒng)。房產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要，而且，也應該為企業(yè)職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。通過數據分析系統(tǒng)，對房地產市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢作出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使企業(yè)房產需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。
　　2.4提高管理人員的綜合素質。檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應正視自己的業(yè)務水平，積極推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務功能。
　　房產檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產業(yè)發(fā)展的必然趨勢。
　　
　　（作者單位：中平能化集團機械制造有限公司來稿日期：2011-08-11）