淺談企業檔案知識管理

　　企業檔案知識管理，就是企業檔案在管理過程中運用知識管理的理念、方法和手段，對企業檔案信息收集和一次處理的基礎上，借助現代信息技術，深入挖掘企業檔案中蘊含的有用知識單元，并對其進行組織、整理、分類等二次加工，使需要的人能及時方便地獲得，同時，能對信息進行深入加工，創造新的信息，共同為企業服務。
　　
　　1構建企業檔案知識管理的原則
　　1.1資源集成原則。從檔案管理來看，數字化、網絡環境下，須對文件進行前端控制、全過程管理，即實行文件、檔案一體化管理、集成管理。從知識管理來看，文件、檔案是組織核心的知識資源，但并不是組織知識資源的全部?！皺n案知識管理系統”應實現以文件、檔案為核心組織的全部信息、知識資源集成。
　　1.2功能集成原則?！皺n案知識管理”既是以知識管理為導向的檔案管理，又是以檔案管理為基礎的知識管理?！皺n案知識管理”系統應集成檔案管理功能與知識管理功能，確保文件的真實性、完整性與可靠性，確保檔案的憑證價值、保存價值與長遠價值，并確保知識被有效地積累、組織、評價、傳遞、共享與應用。
　　1.3系統集成原則。作為一種思想理念，知識管理應該體現于企業的各項業務活動之中，融合于員工的各種工作行為之中，成為員工基本的工作方法和思維方式，為顧客提供知識產品或服務，實現知識的價值。為了使檔案管理、知識管理與業務流程緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。
　　
　　2企業檔案知識管理系統的實現
　　2.1檔案知識資源管理應用系統IT平臺的構建方案。隨著企業OA的發展，傳統的檔案管理操作平臺已經不能滿足企業發展的需要，因此，檔案知識資源管理應用系統IT平臺的構建迫在眉睫。檔案管理部門首先應建立應用B/S結構設計，能夠隨時隨地用游覽器訪問應用系統平臺。其次，將應用系統分為：知識資源應用功能前端平臺系統、知識信息數據庫系統、知識資源后臺收集整理系統、資源庫管理系統等；保證領導和員工通過應用功能前端平臺訪問和利用知識資源。最后，考慮到知識資源與數據型檔案、信息型檔案一起管理，知識資源很多來源于數據、信息型檔案，故采用關系型數據庫作為資源庫；知識資源管理平臺采用J2EE架構設計，具有跨平臺特性、很強的擴展性和功能模塊的可重復利用。
　　2.2檔案知識資源管理系統的安全與維護。根據企業的地區分布，檔案管理部門在企業的各個地區機構，分布設立訪問服務器?？偛吭O立總的應用系統服務器，各服務器之間設立VPN連接；在應用系統中，對知識資源分層級設立安全訪問權限；對應用系統的登錄，設立密碼檢驗；針對特別重要的文件、信息，在訪問時設立指紋校驗。
　　2.3檔案知識資源管理的制度化建設。檔案管理部門首先用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。其次，用制度形式確定專業人員、專家、管理人員的職責和權益。最后，建立員工參與學習和工作應用知識資源的激勵措施、員工參與貢獻知識的獎勵措施和訪問權限的審核制度。
　　
　　3企業檔案知識管理的評價方法
　　3.1利潤是企業檔案知識管理評價的基本方法。隨著市場競爭的日趨激烈，企業若不以利潤作為績效評價體系的核心，必然會使企業經營方向發生偏離，生存和發展的能力受到損害。利潤作為企業檔案知識管理評價的核心，檔案知識管理就是為了企業獲取更大的利潤。根據檔案具有的情報、參考、憑證等功能，企業可以產生情報效益、參考效益和憑證效益。
　　3.2社會責任是檔案知識管理評價的重要方法?？梢詫⑵髽I檔案知識管理的社會責任，定義為企業檔案知識管理與關鍵利益相關者的關系、價值觀、遵紀守法以及尊重人和環境有關的政策和實踐的集合。越來越多的企業實踐和眾多的研究成果充分說明，在社會責任和企業檔案知識管理績效之間存在正相關關系。增強社會責任，有助于提升企業檔案知識管理業績，降低運營成本，提高效率，獲得更多的機會。從目前來看，對企業檔案知識管理社會責任評價應主要包括：資源的開發和利用、誠信、公益事業等方面。企業檔案知識管理只有將社會責任作為績效評價的重點內容之一，才能獲得長遠發展。
　　
　　（作者單位：河南省電力公司培訓中心來稿日期：2011-08-18）