對(duì)會(huì)計(jì)信息化與內(nèi)部控制的幾點(diǎn)思考

［摘要］信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)開(kāi)始對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生了重大的影響，無(wú)論是從業(yè)務(wù)流程上，還是從工作職責(zé)劃分上，都提出了新的更高的要求。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)決策者和會(huì)計(jì)從業(yè)者不得不重新審視自身管理模式和工作技能，本文就是從內(nèi)部控制的角度綜合分析會(huì)計(jì)信息化所帶來(lái)的影響和開(kāi)展信息化工作所要做的工作，以期對(duì)從業(yè)者有啟發(fā)和借鑒作用。

［關(guān)鍵詞］信息化內(nèi)部控制 審批控制

我國(guó)的會(huì)計(jì)信息化起步較晚，20世紀(jì)70年代初開(kāi)始才有了單項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理。80年代形成了較為完整的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，出現(xiàn)了會(huì)計(jì)核算軟件。90年代，隨著國(guó)際會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，產(chǎn)生了決策支持系統(tǒng)。近幾年來(lái)，國(guó)產(chǎn)的財(cái)務(wù)軟件及企業(yè)管理軟件不斷完善、提高，大大提高了我國(guó)會(huì)計(jì)信息化的程度，同時(shí)也提高了我國(guó)企業(yè)管理的水平，加強(qiáng)了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。

一、會(huì)計(jì)信息化的產(chǎn)生和發(fā)展

自1954年美國(guó)通用電氣公司通過(guò)軟件第一次在電子計(jì)算機(jī)上處理工資，使電子計(jì)算機(jī)開(kāi)始用于會(huì)計(jì)工作以后，電子計(jì)算機(jī)開(kāi)始普遍應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算。在1965年以后，逐漸形成了完整的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，即從原始憑證輸入、編制記賬憑證、審核、登賬到編制會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列的核算系統(tǒng)。20世紀(jì)70年代開(kāi)始出現(xiàn)了決策支持系統(tǒng)，如存貨管理、應(yīng)收賬款管理等。管理型軟件大致經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展階段：

1.物料需求計(jì)劃軟件

MRP以生產(chǎn)計(jì)劃為基礎(chǔ)，對(duì)物料需求做出合理規(guī)劃，解決了何時(shí)訂貨和訂貨數(shù)量的問(wèn)題，也如實(shí)地反映了生產(chǎn)計(jì)劃，成為控制生產(chǎn)的工具。

2.制造資源計(jì)劃

人們將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與生產(chǎn)系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，產(chǎn)生了制造資源計(jì)劃。它將整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的物流與資金流的過(guò)程相統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理系統(tǒng)的一體化。

3.企業(yè)資源計(jì)劃

20世紀(jì)90年代，全球開(kāi)始進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。為了適應(yīng)企業(yè)多元化的經(jīng)營(yíng)及跨國(guó)一體化的運(yùn)作，產(chǎn)生了ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)具備動(dòng)態(tài)控制與實(shí)時(shí)分析和企業(yè)的各種資源集成與優(yōu)化的功能，成為現(xiàn)代化企業(yè)管理不可或缺的工具。現(xiàn)行的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件，多是基于ERP的思想設(shè)計(jì)的，在很大程度上簡(jiǎn)便了企業(yè)的管理。

二、 會(huì)計(jì)信息化對(duì)內(nèi)部控制的影響分析

手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的方式主要是人員和職位的內(nèi)部牽制制度，另外，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都記錄在紙張上，由手工錄入各種證、 賬、表。而在會(huì)計(jì)信息化后，由于會(huì)計(jì)賬務(wù)的處理都是通過(guò)會(huì)計(jì)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的，會(huì)計(jì)部門(mén)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施已經(jīng)不起作用。這種情況下的會(huì)計(jì)信息的安全性大大降低，人們修改或刪除數(shù)據(jù)變得很容易，并且可以做到不留痕跡。因此數(shù)據(jù)的安全性問(wèn)題成為內(nèi)部控制中的一個(gè)非常重要的問(wèn)題。

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，使系統(tǒng)變得相對(duì)復(fù)雜，增加了會(huì)計(jì)工作的內(nèi)容。同時(shí)，也相應(yīng)地增加了內(nèi)部控制的內(nèi)容。如：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、計(jì)算機(jī)病毒防治、計(jì)算機(jī)操作管理、硬件和軟件的維護(hù)與管理、系統(tǒng)管理人員與維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度以及相互的牽制制度等都成為信息化條件下內(nèi)部控制的內(nèi)容。

會(huì)計(jì)信息化后，內(nèi)部控制的重點(diǎn)也發(fā)生了很大變化，由原來(lái)的證實(shí)相符、 證證相符、證賬相符、賬賬相符以及人員與崗位之間的牽制制度等控制方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐栽紨?shù)據(jù)輸入控制、會(huì)計(jì)信息的輸出控制、人機(jī)交互處理的控制、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間連接控制為重點(diǎn)的控制方式。

三、信息化環(huán)境下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制存在的問(wèn)題

1.財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用使內(nèi)部控制難度增大

不同品牌的財(cái)務(wù)軟件沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，很難在不同系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，不同的財(cái)務(wù)軟件在內(nèi)部會(huì)計(jì)控制上做法不一致。如：有的財(cái)務(wù)軟件要求年終結(jié)賬前要強(qiáng)制性備份，有的財(cái)務(wù)軟件有反結(jié)賬操作，這些功能上的差異，使內(nèi)部控制難度大。

2.數(shù)據(jù)安全控制存在漏洞

在一定條件下，企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是絕對(duì)秘密的。作為財(cái)務(wù)軟件的加密，目前主要是對(duì)軟件系統(tǒng)而言，財(cái)務(wù)軟件公司只考慮如何防止盜版，對(duì)用戶(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)保密性、安全性考慮不多。而信息化環(huán)境尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開(kāi)放性的特點(diǎn)，給會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來(lái)許多新問(wèn)題。例如，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息來(lái)源多樣化，其他業(yè)務(wù)模塊、外部客戶(hù)端的信息都可以傳人會(huì)計(jì)系統(tǒng)； 數(shù)據(jù)信息通過(guò)網(wǎng)路傳遞， 財(cái)務(wù)信息被截取、篡改、泄露的問(wèn)題需解決。

3.身份識(shí)別與權(quán)限控制問(wèn)題

授權(quán)、批準(zhǔn)是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制中常見(jiàn)的手段。然而，在信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，權(quán)限分工的主要形式是口令授權(quán)，口令存放于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)而不像印章那樣由專(zhuān)人保管，一旦口令被人偷看或竊取，便會(huì)帶來(lái)巨大隱患。

4.差錯(cuò)的重復(fù)性和蔓延性

在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，內(nèi)部控制程序化和自動(dòng)化使系統(tǒng)失控不易察覺(jué)，由于數(shù)據(jù)處理集中化、自動(dòng)化，可以被轉(zhuǎn)入和拷貝，因此一個(gè)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤往往會(huì)重復(fù)出現(xiàn)幾次，從一個(gè)環(huán)節(jié)蔓延至其他環(huán)節(jié)，導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真。

四、信息化環(huán)境下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的改進(jìn)措施

1.建立健全內(nèi)部制度體系

現(xiàn)行《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制一基本規(guī)范》還存在不足之處，如整體上未涉及內(nèi)部控制的環(huán)境問(wèn)題，只是粗略提到電子信息技術(shù)控制，要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施，對(duì)信息化這一特定環(huán)境下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制未作出詳細(xì)的說(shuō)明和具體規(guī)范。信息化環(huán)境下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的難度大，這必然要求構(gòu)建一套責(zé)權(quán)分明、規(guī)章健全、運(yùn)作有序的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度。

2.加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)研制開(kāi)發(fā)的控制

會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的研制開(kāi)發(fā)，涉及到其系統(tǒng)是否遵循會(huì)計(jì)法規(guī)和財(cái)經(jīng)制度的有關(guān)規(guī)定。因此，在對(duì)商品化會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行評(píng)審時(shí)，尤其要重視對(duì)軟件內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的檢查，使會(huì)計(jì)軟件公司明確自己的責(zé)任，以嚴(yán)格規(guī)范會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品的程序系統(tǒng)在數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出、傳輸和安全保護(hù)的控制功能。

3.加強(qiáng)日常管理和維護(hù)

加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)日常管理，通過(guò)制定相關(guān)操作規(guī)程，保證網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全有效運(yùn)行、防止差錯(cuò)。例如：操作人員在上機(jī)前后應(yīng)進(jìn)行上機(jī)登記，防止無(wú)關(guān)人員上機(jī)操作；操作人員的密碼要保密，不得泄露；操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作，不得越權(quán)操作或擅自上機(jī)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件應(yīng)具備加密措施，每次操作完畢應(yīng)及時(shí)備份有關(guān)數(shù)據(jù)，以防發(fā)生意外。工作人員不得在財(cái)務(wù)專(zhuān)用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)、插入外來(lái)軟盤(pán)、光盤(pán)，以防止病毒侵入破壞計(jì)算軟件、硬件；定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行查毒、殺毒等工作，保護(hù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件環(huán)境的安全。

4.改善檔案管理制度

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)各種檔案均由專(zhuān)人管理，做好防火、防潮、防塵、防盜等工作， 并定期盤(pán)點(diǎn)整理，磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁和防病毒工作。為確保計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被儲(chǔ)存，便于調(diào)用、更新和檢索，企業(yè)對(duì)于輸出的磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)資料還應(yīng)及時(shí)貼上外部標(biāo)簽，在外部標(biāo)簽上寫(xiě)明文件名稱(chēng)、輸出時(shí)間、并要妥善保管、存檔或上報(bào)使用。文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書(shū)、更新通知書(shū)等書(shū)面授權(quán)證明，對(duì)整個(gè)修改更新過(guò)程都應(yīng)作好登記。會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動(dòng)記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲?jì)人員查詢(xún)或跟蹤檢查。

5.加強(qiáng)授權(quán)審批控制，強(qiáng)化內(nèi)部牽制

授權(quán)審批活動(dòng)是一種最常見(jiàn)的內(nèi)部控制，而內(nèi)部牽制制度則是通過(guò)部門(mén)的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行控制，防止錯(cuò)漏、舞弊和越權(quán)行為的發(fā)生。通過(guò)密碼設(shè)置和分組管理，每一用戶(hù)按照自己的用戶(hù)身份和密碼進(jìn)入系統(tǒng)，對(duì)存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行有效加密也可以強(qiáng)化內(nèi)部牽制。可以從業(yè)務(wù)范圍出發(fā)，將整個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)分級(jí)管理，對(duì)各種數(shù)據(jù)的讀、寫(xiě)、修改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，各項(xiàng)業(yè)務(wù)的授權(quán)、執(zhí)行、記錄以及資產(chǎn)保管等只能授予不同崗位的用戶(hù)，并賦予不同的操作權(quán)限，拒絕其他用戶(hù)訪問(wèn)。特別是要將系統(tǒng)管理員和數(shù)據(jù)錄人員這兩種不相容職務(wù)相互分離，互不兼任，也可以減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。

總之，會(huì)計(jì)信息化順應(yīng)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展的潮流，成為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要途徑。同時(shí)也給企業(yè)內(nèi)部控制帶來(lái)很大的影響。只有建立完善的內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)信息化在管理中的作用，確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全，為決策提供完整準(zhǔn)確的信息，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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