數字化辦公室管理模式在醫院行政管理中的應用分析

陳春

摘 要：近年來，我國信息技術的全面發展，讓數字化應用隨之成為社會今后發展的一大趨勢，醫院作為我國發展中不可缺少的行業之一，因醫院行政管理水平對醫院工作效率有著直接影響。加上，傳統辦公室管理模式已不在符合時代發展需求。因此，數字化辦公室模式隨之應運而生，在醫院行政管理中合理應用數字化辦公室管理模式更是成為了當前急需攻克的問題。與此同時，本文也將通過對該內容的深入分析，促使醫院行政管理效率得以提升。

關鍵詞：數字化;辦公室管理;醫院行政管理;應用

引言：在數字化全面發展的今天，醫院應改變傳統的行政辦公室管理模式，通過數字化辦公室模式的應用提高行政管理水平。醫院管理可以在醫療衛生等方面通過改革，讓醫院最終的行政管理水平得以提升，讓醫院綜合競爭力得到提高。然而，要想實現這一改革，首先需要做的就是建立一個數字化辦公室管理模式。這往往要求醫院應在計算機技術的依托下，應用網絡與有關通訊設備把被那個人的診療信息以及行政管理信息通過收集并處理之后，提供給醫院所屬的各個部門進行提取與交換。可見，在醫院行政管理中應用數字化辦公室管理模式極為迫切。針對該內容，本文首先將指出什么是數字化辦公室管理模式，其次給出具體的應用措施，促使行政管理效率提升。

1.數字化辦公室管理模式概述

針對數字化辦公室管理模式，本文將從兩個方面對其進行概述。一方面，數字化辦公簡介。對于辦公自動化而言，其是在1970年借助信息技術興起，并得到快速發展的一種綜合性新型辦公模式[1]。當前，我國研究人員將辦公自動化定義為了一種把辦公活動放在人以外的現代化辦公設備中進行，讓人與設備共同協調服務于某種辦公目的的信息處理系統。另一方面，數字化辦公室管理模式的特點。當前，數字化辦公室管理模式的特點主要可表現在以下三點。首先，實時性。數字化辦公室管理模式能夠為資源功效與及時溝通提供對應的交互環境。不管是在遇到問題需求的時候，還是在遇到需要與有關人員取得聯系的時候，都可通過網絡進行電子寫協作，避免以往緊急情況下無法做到及時溝通的同時，讓各部門能夠及時參與或者是進行實施協調，提高最終的工作效率。其次，能夠實現對信息的官方管理與集成化處理。因數字化辦公室管理模式在應用的過程中比較注重組織管理與對信息的整合，所以該模式能夠方便用戶對信息的建松，甚至可在最大限度上避免各部門之間出現重復活動或者是資源浪費的情況[2]。最后，構造知識門戶。對于數字化辦公室管理模式而言，該模式往往有著極強的網絡媒介優勢，對此，醫院在行政管理上就可借助數字化辦公室管理模式具備的這一優勢構建與世界的聯系。這樣不僅可幫助醫院成員及時了解到同行業中最新的學術與管理動態，而且可以發布信息，廣納優秀人才[3]。

2.醫院行政管理中的數字化辦公室模式應用

由上述可知，相對于傳統管理模式，數字化辦公室管理模式在醫院行政管理中的應用更具優勢，做好醫院行政數字化辦公室管理模式十分重要。具體應用如下：（1）溝通聯絡上的應用。在溝通聯絡上應用數字化辦公室管理模式，可從以下幾點進行：1.構建信息發布平臺。在醫院行政管理上，為了在最大限度上減少時間與空間帶來的限制，保證信息傳遞的準確性與及時性，我們可根據信息內容與信息受眾群體構建不同專欄的信息發布平臺，根據不同需要讓信息進行針對性的滾動[4]。其次，可根據醫院內部人員不同工作類容設定不同的權限，讓信息發布更具指向性。2.構建會議管理平臺。會議管理平臺能夠實現在會議開始前對發布會議內容，并從中提供會議室預定情況，告知對應人員。當然，該會議管理平臺還可實現統計參會人員具體情況以及會議中的重點內容，最終形成一份詳細的會議記錄。3.建設資源共享平臺。之所以需要建設資源管理平臺，其目的主要在于在最大限度上減少各部門之間因信息資源沒有辦法交流而導致重復勞動出現。當然，在資源共享平臺構建上我們需要注意的是需要為醫院員工根據不同的權限提供可共享的數據資源，讓各部門人員的工作效率得到提升。4.搭建郵件聯絡平臺。該平臺建設的目的主要在于在方便醫院內部人員及時準確的傳遞信息的同時，完成對部分郵件的傳達[5]。5.注重論壇交流平臺的建設。得到高效管理的論壇交流平臺往往能夠為醫院全體人員提供良好的信息交流與問題探討環境。另外，因該論壇交流平臺的建設往往有著實時性與交互性等特征。因此，我們可充分利用這一特征，以醫院新聞或者是學術成果為話題，帶動醫院全體成員參與討論，進而提高醫院內容部的凝聚力與行政管理效率。（2）業務管理方面的應用。要想提高醫院行政管理效率，除了需要數字化辦公室管理模式應用于溝通交通方面外，還應將其應用到業務管理方面。通過業務管理效率的提升帶動行政管理。具體可通過公文管理平臺、考核管理平臺以及薪酬管理等平臺的建設實現。首先，在公文管理平臺見色號上，可以讓醫院當中的公文在收文與下發的過程中實現自動流轉，自動建立文件電子存檔，進而方便今后工作對文件的查閱。其次，對于考核管理平臺而言，該平臺建設的目的主要在于減少因傳統人工操作造成的認為失誤。在該平臺建設上，應將以往紙質文檔數據轉變成為系統數據。最后，薪酬管理平臺。薪酬管理平臺建設上應根據醫院員工薪酬等級的不同，結合考勤實際狀況進行，只有這樣才能保證平臺建設的科學性與合理性。（3）個人辦公[6]。可根據醫院內部人員提供的個人專屬辦公平臺，可工作人員擁有自己的個人文件夾與工作日程安排計劃，進而對時間進行統籌管理、對工作規劃內容進行合理的安排，對臨時變動及時作出調整。（4）系統督辦。在應用數字化辦公室管理模式的時候，醫院應在明確有關工作流程的基礎上，根據醫院規章制度與辦公流程對醫務人員的行為進行嚴格管理。避免因沒有按照制度導致的人為操作失誤現象滋生，讓醫院制度執行力度得到提升。以上就是醫院行政管理中的數字化辦公室模式應用，有關人員需要對其加以重視，讓醫院各方面實現自動化方面的發展。

結束語：總而言之，醫院作為我國發展中不可缺少的一部分。通過上述對該內容的深入研究可知，傳統管理方式以不在滿足現階段時代對醫院行政管理的需求。對此，醫院必須通過數字化辦公室管理模式在其中的應用，改善傳統管理存在的不足，提高醫院行政管理效率。

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（四川大學華西醫院運營管理部）