疾控檔案管理現代化的幾點思考

孫凱瑜

(白山市疾病預防控制中心 吉林白山 134300)

疾控檔案管理現代化的幾點思考

孫凱瑜

(白山市疾病預防控制中心 吉林白山 134300)

在信息高速發展的今天,社會信息化和信息社會化已成為時代的特征。疾病預防與控制檔案信息化管理必須適應新時期的要求,從管理思想、管理模式、管理方法和管理隊伍等方面著手改革,更新觀念,全面實現檔案管理的現代化。

疾控檔案 管理

疾病預防控制檔案管理現代化是指利用計算機技術對檔案信息資源的整理、存儲、傳遞與開發利用等。白山市疾控中心檔案管理現代化逐步使檔案管理工作走上制度化和規范化,于2002年晉升“科技事業單位國家級”標準。

1 做法

1.1 更新觀念,實現管理思想現代化

疾病預防與控制檔案是門類繁多、載體形式多樣化,近年來檔案數量迅速增加,科技、防病、監測檔案館藏比重增加,載體密度加大等特點,要做好檔案管理僅憑原有知識、技能、經驗遠遠不能適應現代化檔案管理的需要,現代防病領域的檔案管理從保管、管理到利用,都離不開現代化設備和技術,因此,我們必須更換觀念、更新知識、實現管理思想現代化。

1.2 推進檔案信息自動化,必須提高檔案標準化、規范化水平

檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件不統一,這些都影響了檔案管理的整體水平提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏,而是硬件功能并沒有充分發揮。對這一問題取得共識是系統建設的前提條件,它將使我們的視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是:檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節,其中首要的是檔案業務要規范,檔案標準要整齊劃一和真正實施,必須抓好檔案標準化,規范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2 運用高新技術,實現管理現代化

現代化體現在管理的科學化和高效率,疾病控制檔案管理應逐步向現代化管理轉化,檔案館(室)應配備齊全的現代化設備,實現檔案的計算機管理,建立檔案編號系統,建立完善的檔案查詢的檢索系統,科學歸檔,系統以及科學的追蹤借閱系統等。

(1)發揮計算機在檔案管理中的作用:過去疾病控制檔案的整理歸檔大多采用繁重的手工管理方法,已經無法實現大量規范化資料的交叉檢索和動態管理,只有通過計算機管理才能達到上述目的。目前,疾控系統管理運用計算機還沒有聯網,信息不能共享,系統功能單一,僅局限于單項管理,因此,應廣泛采用計算機開發更多更好的檔案管理軟件,達到信息交流網絡化、咨詢業務智能化、檔案管理標準化、檔案工作程序化,使其最大限度地滿足疾病預防與控制的利用,提供有效數據依據,更好為疾病預防與控制服務。(2)應采用條形碼自動識別技術,減少差錯及失誤率:隨著計算機技術的迅速發展,傳統的計算機人工鍵盤輸入方法存在著速度慢、差錯率高的缺點,取而代之是快速、準確的條形碼自動識別技術,有效降低差錯及失誤率。(3)應用開展數據庫及光盤技術,擴大信息的存儲量:目前,計算機存儲發生質的變化,可以通過軟件的開發采用數據庫及激光光盤的存儲,這樣不僅節省空間,避免檔案存儲不力造成霉變、風化、蟲蛀及信息缺失的缺陷,極大提高了信息存儲空間和保存性能,有利于檔案信息的存儲管理。(4)利用縮微技術,延長檔案使用年限:縮微技術將檔案逐頁拍照或掃描進入計算機系統,如聲像檔案、房屋建設檔案,縮小之后保存在光盤里或數據庫,并可通過放大后查閱,還可通過打印機打印或復印機還原,這樣能使檔案長久保存,節省庫存面積。(5)電子載體的管理:電子檔案的載體對保管的環境有較高的要求,應嚴格按有關規定,從存放方式,溫度濕度的控制、有害因素的預防等幾個方面入手,切實做好保管工作,并在電子檔案上做好標識。這種標識應同相應的紙質檔案在編號上保持一致,使電子檔案同紙質檔案的管理有機結合起來,方便管理利用,否則會給實際利用帶來不便。

3 有重點地抓好數據庫建設

目前,檔案信息化系統從總體上看,仍處于由文件處理向信息管理系統過渡地階段,完成這一步的關鍵在于數據庫的建設。開發和建設數據庫系統是檔案信息工程的核心和基礎,數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行的管理和方便的使用。

4 創新電子文件檔案資料綜合管理方式,加快檔案信息化建設

隨著疾病控制事業的不斷發展,所產生文件資料日益增多,而且分散在各科室,難于統一管理。根據文件檔案資料形成的特點,應用文件檔案資料綜合管理系統,進行歸檔文件目錄,卷內文件目錄、案卷目錄、資料目錄著錄、檢索、統計、編研和利用。運用掃描儀掃描具有永久保存價值、利用率高的文件單位獲得的獎勵證書,活動照片,存儲于計算機管理,及時備份,提高檔案管理工作質量和效率

5 優化結構,實現檔案隊伍現代化

隨著檔案工作現代化管理,對管理人員的素質和要求相應提高,現階段檔案工作者要有創新意識、勇于探索、樹立與時代同發展與社會共進步的創新意識,堅定政治信念,樹立正確人生觀、價值觀,強化理論修養、法制觀念、敬業精神,從而使檔案工作者能夠具有較高政治覺悟,較強業務能力。檔案工作者既要掌握傳統的檔案管理知識和各項檔案業務,更要努力學習計算機操作以及軟件的應用、數據錄入、數據庫的管理、網絡管理、檔案數字化的處理等等現代化技能,了解計算機軟硬件、網絡安全防范技術,能夠把握處理數字檔案館運用工程中可能出現的技術管理問題。

建立健全一套系統的培訓機制,定期對檔案管理人員進行繼續教育,加快檔案管理人員的知識更新節奏,以適應網絡技術現代化管理日新月異的變化,適應新時期檔案管理標準要求,全面實現疾控檔案管理的現代化。

R197.1

A

1674-0742(2011)09(b)-0191-01

2011-08-11