高校學籍學歷電子注冊工作初探

謝景權

（無錫職業技術學院 江蘇 無錫214121）

高校學籍學歷電子注冊工作初探

謝景權

（無錫職業技術學院 江蘇 無錫214121）

學籍學歷電子注冊為高等學校學籍管理工作提供了新的途徑，同時也提出了新要求。文章回顧了電子注冊制度的發展歷程，分析了電子注冊的主要內容及要求，提出了做好學籍學歷電子注冊工作的幾點建議。

高校；學籍管理；電子注冊；建議

為適應高等教育改革的需要，保證高等教育質量，維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性，維護高等學校畢業生的合法權益，教育部于2001年建立了高等教育學籍學歷電子注冊制度。實施近十年來，電子注冊制度不斷完善，在規范學籍學歷管理，提高管理效率，打擊違規招生、冒名頂替、文憑造假，提供社會服務等方面取得了顯著的成績，受到了社會各界的高度認可。

電子注冊制度發展回顧

2001年2月，教育部正式頒布了《高等教育學歷證書電子注冊暫行規定》，要求從2001年9月起在全國實行各類高等教育學歷證書電子注冊制度。此后，教育部不再統一印制高等教育學歷證書內芯，改由高等學校自行印制，但必須進行電子注冊，并供網上查詢。

2002年，教育部要求畢業生彩色電子照片和身份證號碼與學歷證書一同注冊上網，以使用人單位可以更直觀、全面地查閱人才信息。同年，教育部又對1991～2000年所頒發的畢（結）業證書進行了重新登記（簡稱“十年回登”），“十年回登”擴大了對國家認可文憑的保護范圍。

2005年6月，為貫徹落實《面向二十一世紀教育振興行動計劃》提出的“建立全國大學生招生遠程錄取、計算機學籍學歷管理、畢業生就業服務一體化的信息系統”的要求，積極推進電子政務平臺建設，繼續完善高等教育學歷電子注冊制度，教育部啟動了學籍學歷信息管理平臺的建設工作，并于2006年1月5日開通。

2007年3月，作為完善我國高等教育學歷證書電子注冊制度的一項重要工作，教育部出臺《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》，與學歷證書電子注冊相銜接，開始實行新生學籍電子注冊。

2008年10月，教育部頒發了《關于普通高等學校學年電子注冊的通知》，要求從2008年開始對普通高校本專科學生實行學年電子注冊。至此，電子注冊實現了從學生入學至畢業的全程管理，電子注冊制度基本完善。

2010年4月，為使普通高等教育畢業生在取得畢業證書后即可上網查詢到學歷證書的電子注冊信息，教育部下發了《關于普通高等教育學歷證書即時電子注冊的通知》，要求從2010年起，普通高等教育學歷證書實施在線即時電子注冊。

2010年9月，為進一步提高全國高等教育學籍學歷信息管理平臺的整體安全性，教育部下發了《關于高等教育學籍學歷信息管理平臺啟用數字證書的通知》，決定啟動學籍學歷信息管理數字密鑰工程，并于2010年年底前正式投入使用。

電子注冊工作內容分析

從學生入學至畢業的整個流程來看，電子注冊工作主要由新生電子注冊、學年電子注冊、學歷電子注冊三部分組成。

新生電子注冊 新生學籍電子注冊是電子注冊工作的入口，只有明確注冊為“報到入學”的學生才能納入在校生管理，才能在畢業年度順利完成學歷注冊。普通高等教育本科、研究生學籍注冊于每年的10月31日之前完成；普通高等教育專科學籍注冊于每年的11月25日之前完成。新生電子注冊流程如下:省級招生辦公室于每年9月1日之前將各高等學校在本地的招生錄取信息報教育部，教育部對所報錄取信息匯總、審核后導入數據倉庫，通過中國高等教育學生信息網向各省有關高校發布，并作為學籍注冊的依據供各高等學校核對。各高校在每年新生入學后，及時登錄學籍學歷信息管理平臺，將實際報到入學的學生信息上傳注冊，對放棄入學資格、取消入學資格、保留入學資格的學生及時在線標注。對網上沒有錄取信息的學生，及時與學生生源地省級招辦復核，并及時將需補報的數據報教育部。

學年電子注冊 在校生管理是介于新生學籍注冊和畢業生學歷注冊之間的重要環節。學年電子注冊在每學年第一學期開學初進行，并于每學年10月30日前完成。學年電子注冊的內容包括:學籍狀態（待注冊、注冊學籍、暫緩注冊、保留學籍）、數據修改（學號、姓名、性別、出生日期、身份證號、政治面貌、民族、分院、系、班號、層次、學習形式、學制、入學日期）、學籍變動（轉學、轉專業、休學、復學、跳級、留級、降級、退學、死亡、取消學籍、已轉段、已畢業）、在校生重名重號清查、免費師范生名單標注等內容。學年注冊應做到確保平臺中在校生名單與實際情況一致，確保平臺中在校生學籍信息與實際情況一致，真實記載學生在校期間的學籍變動等信息。

學歷電子注冊 學歷電子注冊是電子注冊工作的出口。各高校通過注冊平臺對已注冊學籍的學生（不含保留學籍、待注冊、暫緩注冊等）按“當前所在級＋學制”計算預計畢業年份，產生本校應屆畢業生初步名單；學校再根據學生學業情況，確定學生畢（結）業結論，按要求補入學歷證書電子注冊編號信息；完善后的數據通過平臺上傳，經系統審核通過，即可完成學歷注冊。經電子注冊的學歷證書，國家方予以承認和保護。

對做好學籍電子注冊工作的幾點建議

明確職責，形成快速有效的協調機制 學籍電子注冊制度需要教育部、省級學籍管理部門、學校三方通力合作和密切配合才能順利實施。教育部負責規劃并指導全國的電子注冊工作；省級教育行政部門負責本地區各高校學生的電子注冊管理、審核和督促工作；高校負責本校學生電子注冊及數據的具體采集、校驗、上報等工作。部、省、校三方應各司其職，并采取有效措施促進快速有效協調機制的形成。對于高校在注冊平臺上進行數據修改、學籍變動操作產生的“待審核”數據，省級學籍管理部門應及時進行審核，進一步縮短審核時間，以保證學籍學歷管理的時效性。對于數據修改、學籍變動的有關證明材料，各高校一般是通過人員報送或郵寄的方式上報省級部門。這樣的公文遞送模式時間周期長，一定程度上影響了部、省級管理部門及時審核。如果改變現有的公文傳遞模式，允許使用網絡上傳公文掃描件，即可實現學校——省級學籍管理部門——教育部之間公文的快速傳遞，部、省（級）單位可以在線審閱公文。這樣做，不僅可提高工作效率、縮短審批時間，還可免去學籍管理人員來回奔波之苦。

不斷完善學籍學歷信息管理平臺的功能 學籍學歷信息管理平臺自開通以來功能不斷完善，但仍有需改進之處，如休學學生退學，平臺上不能直接進行退學操作，需要先復學再退學；學籍處理日志中記載了學籍處理中的信息，但沒有排序查詢功能，無法快速定位到相關記錄；平臺軟件的統計功能較弱，不能滿足高校統計的要求。平臺功能不完善，從某種程度上導致學籍管理人員為完成任務被動使用平臺。如果平臺功能進一步完善，能更好地服務于學校學籍管理工作，學籍管理人員使用平臺的主動性、積極性自然會進一步提高。教育部應指派有關單位和部門認真了解各高校在使用學籍學歷信息管理平臺過程中所碰到的問題，收集意見和建議，針對存在的問題以及用戶提出的意見和建議，及時組織有關專家和計算機軟件技術人員對現有的學籍學歷信息管理平臺進行版本升級。

把好入口關，確保新生數據正確、完整 從電子注冊工作流程來看，新生學籍注冊是“入口”，確保新生注冊數據正確、完整，可以免去后續學年注冊、電子攝像、畢業注冊以及英語等級考試、計算機等級考試、職業資格考試報名等環節核對數據方面的重復勞動。在新生電子注冊中，常會出現學生姓名、身份證號與招生庫中信息不一致等錯誤，這些錯誤有些是由于學生高考報名時疏忽大意，填報姓名時未與身份證上姓名項保持一致，如將“王鋒”寫成“王峰”；有些是因為學生一人擁有兩個身份證號，高考報名時使用了一個身份證號，核對新生信息時使用了另一個身份證號；有些是冒名頂替、弄虛作假，使用他人身份入學，入學后申請改名、改身份證號。以上錯誤中邏輯錯誤可以通過系統軟件審查出，但非邏輯錯誤系統無法審查出，致使錯誤帶入新生信息核對環節。為了杜絕不規范和錯誤數據的產生，教育部在接收各省招生部門數據時應嚴格審核，不符合要求的數據堅決不接收。同樣，各省招生部門應對高中學校學生正確填報信息提出要求，從源頭上把好數據的入口關，這樣才能有效避免不規范和錯誤數據的產生。

完善電子注冊配套制度 目前，國家學籍學歷管理制度漸趨完善，各高校也應針對新生注冊、學年注冊、學歷注冊的各個環節制定相應的制度，明確部門職責，明晰工作流程。比如，在學年注冊環節對欠費學生是否注冊學籍或暫緩注冊學籍，在學歷注冊環節對欠費學生是否發放畢業證書，是否按時為其網上注冊畢業證書，如何避免欠費學生按網上查到的電子注冊號偽造畢業證書不償還欠費，如何合情、合理、合法地追償畢業生欠款等，這些問題有些與電子注冊直接相關，有些與電子注冊間接相關，需要各高校逐步建立并完善相關制度。

搭建電子注冊技術支持平臺 目前，學籍注冊平臺尚不能取代校內學籍管理系統，學校具體的學籍管理主要依賴于校內學籍管理系統。這一現狀導致學籍管理人員需要分別在校內學籍管理系統、學籍注冊平臺進行兩次操作，造成重復工作，加重了學籍管理的負擔，并且容易出錯。學校可以通過升級現用管理系統、重新開發或購買新的學籍管理軟件的方式提高學籍管理效率，簡化工作，減少錯誤。新的學籍管理系統應具有良好的數據接口，如針對新生電子注冊環節，經教務處編學號、各院系核對新生信息無誤，系統應可以直接按照學籍管理平臺要求的數據格式轉出新生數據，學籍管理人員可直接將此數據上傳平臺，完成新生電子注冊。針對院系新生核對信息環節，可以通過開發新生信息核對系統，實現學生本人網上自行核對信息，系統進行自動審核，對于與教育部招生庫信息不一致的學生，系統應給出窗口提示，并要求學生提供有效證明材料。

加強電子注冊制度宣傳 學籍注冊流程中要求新生電子注冊后學生本人登陸中國高等教育學生信息網在線查實學籍資格，但省級教育行政部門公布的數據顯示，學生登陸系統查實個人學籍的很少。多數學生對學籍注冊制度處于不知情或了解有限的狀態。2007年，教育部統一制作了《高校學生獲得學籍及畢業證書政策告知》，要求各高校務必要將《政策告知》在學校新生報到處、宣傳櫥窗、圖書館、食堂等學生集中的公共場所張貼，使每個學生都清楚“經過省級招辦辦理錄取手續，入學復查合格、進行學籍電子注冊才能獲得學籍”，“具有學籍的學生才能獲得畢業證書”。同時，還應將本校各類學生畢業時將取得的畢業證書內容格式等有關政策廣而告之。在實際執行中，各高校還應該輔以其他手段，比如將相關內容寫入學生手冊，納入新生入學教育環節；通過主題班會的形式宣傳學籍注冊制度；將有關管理文件、制度、告知書等內容掛在校園網醒目位置，提醒學生注意；另外可以通過技術手段，在學生登陸校內管理系統查詢個人信息、課程成績時，設置彈出窗口告知學生相關內容。通過多種渠道、采取多種方式，加大電子注冊制度的宣傳力度。

強化學籍管理人員培訓 學籍電子注冊工作是一項原則性、業務性較強的工作，要求管理人員具有強烈的事業心和責任感。學校應不斷加強對學籍管理人員的思想教育，不斷提高他們的法律意識、責任意識，促進他們認真、細致、耐心地做好工作，避免知法犯法、違規操作；學校應通過對學籍管理人員進行技術培訓，提高他們使用數據庫、計算機網絡等方面的能力，通過邀請專家開設講座的方式解讀學籍電子注冊制度及流程等，不斷提高他們的業務水平。學校還應定期組織本校的學籍管理人員赴兄弟院校參觀學習，取長補短，鼓勵學籍管理人員參加研討會、經驗交流會，交流心得，促進工作。

各校應根據自己的實際情況，認真總結實施電子注冊過程種存在的問題，及時采取有效措施，努力提高電子注冊工作水平。及時、準確地做好學籍學歷電子注冊工作，不僅有利于維護高校在校生、畢業生的合法權益，有助于為用人單位提供信息查詢服務，而且對促進社會誠信體系建設，營造公平、和諧的社會環境等方面也具有重要意義。

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□有話職說

生命不等于是呼吸，生命是活動。

——盧梭

G715文獻標識碼：A文章編號：1672-5727（2011）11-0138-02

謝景權（1977—），男，江蘇揚州人，碩士研究生學歷，無錫職業技術學院助理研究員，研究方向為教育學及教育管理。