辦公自動化對高校秘書工作的利弊分析

林曉丹

辦公自動化對高校秘書工作的利弊分析

林曉丹

閩江學院黨政辦公室

辦公自動化對開展高校辦公室秘書工作具有積極的作用，但同時也帶來了消極影響。因此，高校辦公室秘書要合理應用辦公自動化，揚長避短，化被動為主動，實現(xiàn)既定的管理目標。

辦公自動化 高校 秘書 利弊

1 辦公自動化的內(nèi)涵

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是一項綜合性技術，是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡結合起來的一種新型的辦公模式。辦公自動化直接應用于高校秘書工作，有助于高校辦公室秘書人員充分利用信息資源，提高工作效率，為學校領導提供高效的決策輔助，達到既定的管理目標，實現(xiàn)學校更快更好發(fā)展。同時，實行辦公自動化也對辦公室秘書人員提出了更高的要求，要在工作中不斷學習、更新知識，提高業(yè)務素質，具備現(xiàn)代化科學管理知識與能力，不斷促進工作流程標準化、規(guī)范化。

2 辦公自動化對開展秘書工作的積極作用

2.1 有利于提高辦公室秘書人員辦理公文的效率

傳遞、辦理公文是高校辦公室秘書人員的常規(guī)工作。秘書人員要將辦公室收到的來自上級不同單位的文件整理、分類，及時、準確地傳給不同的領導批閱，并遵照領導指示向學校各部門傳達文件精神。

在應用辦公自動化之前，高校通常采取人工的方式完成這一過程，登記收文時間、收文編號后，再按時間先后、緊急程度等次序分別傳到領導手中。有時一份文件需要經(jīng)過多個校級領導傳閱后才能作出決策，這樣文件就得在傳閱途中逗留較長的時間，容易耽誤工作進度，甚至有的文件在領導還未傳閱時就過了文件規(guī)定的辦理時限，直接造成嚴重影響。……