淺談會計電算化系統的內部控制

會計電算化是把以計算機為主的當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱。發展會計電算化，有利于促進會計工作規范化，提高工作質量和工作效率。更好地發揮會計的職能作用。但同時也對原有的會計業務內控制度造成了極大沖擊，帶來了許多新問題。因此，建立一套適合會計電算化系統的內控制度就顯得尤為重要。

一.會計電算化對會計內部控制的影響

1.會計核算環境和崗位設置的影響。由于會計電算化的工作自動化、控制程序化，會計基本數據處理方式、會計管理操作形式等都發生了很大的變化，于此相適應，會計工作分工、崗位職責、權限也發生了變化，會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成，轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員組成，傳統職權分割的控制作用近于消失，會計業務缺乏有效牽制。較為突出的問題表現為企業實行會計電算化后，在實際操作過程中并未嚴格按權限設置和職責牽制的規范程序操作，使內控制度在執行中大打折扣。

2.對數據存儲形式的影響。在手工會計核算下，會計數據的存儲介質是紙介質，這種方式有較好的直觀性，各不相同的筆跡也可作為控制的手段。但是，電算化系統下原來紙質的會計數據直接存儲在磁盤或光盤上，很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀性。電磁介質易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在電算化系統下如何使磁性介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個非常重要的問題。

3.對會計電算化系統依賴產生的影響。會計電算化的內部控制將有賴于電算化程序的質量。如電算化程序本身的漏洞，就會降低系統的安全性。而會計人員對計算機專業知識所知不多，難以及時發現這些漏洞。同時電算化系統下的權限分工主要依靠口令授權，每個會計人員都有與自己權限相對應的口令，而有的會計人員安全意識淡薄，操作口令管理不嚴，容易泄密或被人竊取，帶來巨大隱患。

二、會計電算化系統內部控制的必要性

1.防范企業經營風險。為了及時、準確地提供經營管理所需要的會計信息，不少企業相繼建立了電算化會計信息系統，這種方式，投入少、見效快，使用維護容易到位，不過也有其致命弱點。大多數企業在對會計信息系統電算化的好處予以認可的同時。往往忽視了它在內部控制方面所存在的巨大風險。

2.來自經濟全球化的挑戰。隨著我國會計核算制度的進一步國際化，國外會計軟件對我國會計制度的適應性明顯增強。無形中削弱了國產軟件遵循現有會計制度、符合財務會計人員操作習慣的優勢。所以，我國需要進一步完善現存的會計體系，修訂和補充具體會計準則。會計制度和會計準則的變化，將對會計電算化以及其內部控制提出新的要求。

3.適應互聯網時代發展趨勢。互聯網在財務會計中的運用，使得財務數據的收集、加工、處理都可以適時進行。網絡是一個開放的環境，在這個環境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的，因此，網絡下的會計電算化系統很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵擾。這種攻擊可能來自于系統外部，也可能來自系統內部。而且一旦發生將造成巨大的損失。所以，加強會計電算化系統內部控制就顯得十分重要。

三、加強會計電算化系統內部控制的主要措施

1.加強組織與管理控制。一是根據會計電算化要求對會計崗位應作相應調整，通過部門設置、人員分工、崗位職責、權限劃分等制度的制定，建立相互牽制的內控體系。二是明確系統內各類人員的職責、權限，建立、健全崗位責任制。三是加強人員職能控制，將系統中不相容的職責進行分離，如憑證錄入與復核不能由同一人執行，出納不允許進行系統操作等。

2.進一步規范會計基礎工作。規范會計基礎工作除了完善各項會計制度外，還要重視核算流程和業務操作的規范性。在審核會計憑證編制是否正確的基礎上，應當進一步加強對業務原始憑證的嚴格審核，確保會計憑證的編制與原始憑證一致。此外，要在錄入環節采取嚴格的檢驗措施，在憑證的編制過程中錄入的摘要、會計科目、金額等都要經過認真審核后方能進入下一道程序，確保會計數據錄入的準確性。

3.加強內部審計。首先，定期審計相關會計資料，檢查電算化系統賬務處理是否正確，憑證附件是否規范完整，是否遵照有關法律、法規的規定，審核、簽批是否符合公司內控制度等；其次，審查機內數據與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的賬表處理及時調整；再次，監督數據輸出及保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的情況；最后，對系統運行的各環節進行審查，并與日常業務環節相對照，防止存在漏洞。

4.加強會計檔案管理。企業應建立起完善的檔案制度。一般包括合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。實行會計電算化后的會計檔案應以計算機打印的書面形式保存，按《會議檔案管理辦法》的規定執行。全套會計電算化系統文檔應當視同會計文檔保管；應當制定妥善保管存有會計信息的磁性（光）介質或其他介質的措施；應當科學規定會計檔案的有關權限。

5.提高會計人員的業務素質。一個系統是否安全，應注意操作使用人員的素質。會計人員應提高自身業務素質和安全意識，并接受所用系統在安全方面的教育，嚴格管理并定期修改自己的口令，提高系統的安全性。只有全體員工共同營造良好的內部環境，通過不斷完善內部控制制度，才能實現內部控制的目的。

總之，會計電算化是會計改革和會計工作現代化的發展趨勢，健全和完善會計電算化系統的內部控制制度，才能確保各單位的會計點算化工作在合法、健康、高效的軌道上運行。