淺談高校教學秘書的角色定位和能力培養

摘要：高校教學秘書是高校教學管理工作中最基層的，也是最平凡的一個工作崗位，但卻是高校工作的一個重要鏈接，教學秘書需要定好自己的角色，明確職責，并且提升自身的工作能力，對于提高教學管理工作效率有重要的意義。

關鍵詞：高校；教學秘書；角色定位；能力培養

中圖分類號：G424.1文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2011）03-0235-02

當今社會已經進入了知識經濟的時代，高等教育的人才培養模式也從“精英教育”轉變成了“大眾教育”。為了適應社會發展的需要，許多高校都將“地方性、應用性、綜合性”作為辦學定位，并且把培養“高層次的應用性人才”放在了辦學目標的首位。顯然，這一目標的實現需要大批德才兼備的專任教師隊伍，然而擁有一支高素質、高效率的教學管理隊伍也是必不可少的。而高校教學秘書作為教學管理機制中最基層的一環，在高校日常事務處理中，起著不可或缺的作用。他們即是高校教學管理的具體執行者和實施者，又是各項教學活動的組織者和安排者，同時也是高校教務部門與教學單位之間、教師與教師之間、教師與學生之間開展教學活動的橋梁，是具體教學運行工作的執行者。因此，教學秘書工作質量直接影響著高校教學管理水平及教學質量。當高校逐步重視內涵方面的建設，使教學秘書工作顯得越來越突出和重要。為了適應高等教育形勢的變化和高校發展的客觀需要，教學秘書應該明晰在高校教學管理中的角色定位，并據此培養和提高適應此工作的能力，進一步提高工作效率，使教學管理工作規范化，促使教學秘書隊伍整體建設。

一、教學秘書在高校教學管理工作中的角色定位

教學秘書在高校教學管理中是一個非常平凡的工作崗位，但也是高校教學管理工作的一個重要鏈接，是教務處和各系部之間教學工作的橋梁，是鏈接系部和教師工作的紐帶。教務處對學院的教學組織和實施，基本都是通過教學秘書下達，執行和反饋，而教師教學的信息與需求也是通過教學秘書收集和上達的，教學秘書如果沒有銜接好，必然影響學校的正常教學次序，因此教學秘書工作的重要性就體現出來。在高校管理工作中，教學秘書就要承擔以下幾個角色：

（一）組織協調服務中以藝術家的角色去定位

教學秘書是高校管理職能機構的工作人員，履行著管理服務層的職能，不但需要同教務處的領導及學院其他領導的接觸，還需要同下面各任課教師的接觸，是介于個教學主題之間、學院教務處和院系主管領導、教師和學生自己開展教學活動的橋梁和紐帶。因此教學秘書應該尤其強調接人待物的藝術，同時也是提高工作效率的藝術。教學秘書在與任課教師溝通的時候需要有服務意識，管理為教學而服務。科學與藝術相結合，在工作中使用富有創造性的方法，幫助教務處與學院之間的上傳下達做好協調工作，掃除各種溝通障礙。對待領導下達的工作，需要找準自己的位置，心細膽大，一絲不茍地做好自己的本質工作。對待任課教師，必須加強他們之間的團結，增強凝聚力。當然教學秘書實際工作也會接觸到學生干部，與他們溝通順暢，也能協助將教務處分派給各專業的工作做好。因此在實際工作中，高校教學秘書也扮演著藝術家的角色。

（二）基層日常教學中以科學管理者的角色去定位

教學秘書從事的是對教學計劃實施過程中的常規管理，包括教學運行管理、教學例行管理和教學檔案管理，這些都是作為教學秘書的工作職責，是教學管理者最基本的角色。教學秘書需要對學校下發的各類文件資料、學生成績、試卷檔案、學科建設等資料進行內容上的分類管理，做好在電腦上的備份留檔工作，以及紙質文檔的保存共工作。這些材料需要分門別類，有條不紊，不可雜亂無章，以便下次需要時候能及時地找到。同時教學秘書還需要安排期中期末等各類考試的時間，合理安排考務等；以及教師調停課，督促教師按時上課、不出現遲到或者拖延課堂的情況；到期末結束的時候，還需要結算各任課教師的超額課時補貼等。因此教學秘書需要對教學資源進行優化配置、對教學工作整體策劃、對工作行為嚴格管理，才能使學校教學工作得以正常進行，所以教學秘書在基層日常教學中以科學管理者的角色來定位的。

（三）參謀助手的角色去定位

教學秘書作為一個服務者，在日常工作中需要為領導決策提供真實可靠的數據資料和參考信息，做好辦文、辦會、辦事等日常工作，有些領導由于有雙重兼職，既有教學任務，又有領導職務的兼任，因此需要教學秘書能確保領導工作日常事務能正常運轉，為領導決策及實施服好務，充分發揮參謀助手工作。當然高校秘書也要養成勤于思考的習慣，將對教學管理有用的、可行的、急需的信息情況或者有深思熟慮的想法、建議及時提供給領導，幫領導當好參謀、做好助手。

二、高校教學秘書的能力培養

高校秘書的工作決定了其能力要求的獨特性，既需要有普通秘書的能力又要兼備與高校相適應的其他能力，由于本人從事教學秘書的工作，因此本人理論連接世界工作，認為教學秘書應著重培養和提高以下能力：

(一）需要有與高校同步理念的現代教育觀念。高校教學秘書的工作崗位非常平凡，也是最基層的，但是接觸到的很多東西卻是非常專業的，這是與他們的工作環境有關。比如他們在學校某二級學院工作，所管轄的專業不同，以至于需要教學秘書對所負責的專業情況有著很清晰的了解。而現代社會又是一個知識更新非常迅速的社會，因此教學秘書一定要適應教學管理第一線的需要，是科學發展觀為指導思想，明確學校的辦學方向，明確教育是以人為本，，以可持續性的發展理念，不斷學習，與所在高校教育理念保持同步發展，努力探索新的教育理念，獲取最新的教育思想。

（二）需要具有科學統籌管理的能力。教學秘書事務性工作比較多，每天都有大量常規性的工作和規律性的工作要做，而且時不時地也有突擊性的工作要處理。教學秘書工作非常繁忙，面對工作的復雜性，一定要保持良好的心情和清晰的頭腦，還需要有堅強的心理素質，能夠科學地進行統籌管理規劃的能力，使工作有計劃、有條理地開展進行，提高辦事效率；同事也需要具備有一定的管理能力，高效地完成各項基層管理工作。

（三）需要具備有學科和教學管理的專業知識。教學秘書不單單像公司里的普通秘書一樣對資料進行管理歸納，需要具備一定的學科專業知識，對專業教學計劃、人才培養規格等的了解應有專業化的視角去看待。對于教學計劃、管理體制、教學運行管理、教學質量管理與評價以及學科、專業、課程、教材、教學實踐基地、學風等基本建設的管理，教學秘書必須明確其各方面的現代管理、信息及方法，逐步探索教學管理的規律，提高教學管理的績效，努力構建自己學院教學管理的特色。

（四）需要掌握信息處理技能以及現代辦公自動化的技能。由于教學秘書承擔著大量的日常工作，每天要處理的各種文件、資料以及信息，只有客觀、全面、及時處理好這些信息材料，才能保證教學工作的順利進行，對于專業的信息要迅速、準確無地進行處理、對材料分門別類、收藏存檔，并向領導及時匯報，向有關教師、學生及時通知。而現代社會又是計算機網絡信息時代，對于熟練掌握和使用計算機應該是每個教學秘書必備的技能，在處理很多日常事務，如學籍管理、檔案管理、課表編排、教學計劃修訂、教材訂單編制等等都需要有教學管理系統協助來完成。因此教學秘書掌握好現代辦公自動化技能，來實現管理工作的高效率。

（五）具有良好的人際溝通能力。教學秘書是教學管理的樞紐位置，一方面要完成上級布置的工作任務，另一方面要處理好各種人際關系，包括與上級、與同事、與學生之間的關系。這就要求教學秘書具有較強的人際溝通能力，只有這樣，才能順利完成工作任務，形成融洽的工作氛圍。

（六）要具備團結協作的能力，教學秘書的崗位性質、職責和教學秘書藝術者的角色，決定教學秘書工作者具有團結協作的組織能力。由于教學管理工作內容多，涉及面較廣、頭緒復雜，需要教學秘書與其他管理人員分工協作才能按成，這就要求教學秘書不僅要協調好與他人的關系，還要協調好各部門的工作關系。同事，教學秘書還應該有合作的觀念和能力，因為教學工作是在合作的基礎上分工的。

（七）需要具備良好的語言文字表達能力。教學秘書的工作中時而也會出現需要寫撰寫公文、信函和文稿以及起草計劃、總結等相關文字材料，而且還承擔著教學部門的文件接收和傳達工作，這就需要有較強的語言表達能力和文字表達能力，將領導的意思能準確無誤地傳達出去，讓對方能聽懂，明白領導傳達的意思，提高辦事效率。因此，教學秘書在私下可以向專業教師請教，發揮不恥下問的精神，提高自己的語言功底和寫作能力。

（八）需要不斷提高自身素質具有創新開拓能力。由于高校教學秘書工作的環境面對的都是高學歷教師，而大部分教學秘書的學歷方面還是沒有達到專業教師的水平，因此教學秘書應該主動提高自身的修養素質、順應時代發展變化，通過不斷自我學習、自我深造，滿足廣大師生對教學秘書的期望與要求。

總的來說，高校教學秘書在高校中發揮了不可或缺的作用，雖然工作平凡，但卻是重要的鏈接部門，作為其中的一員，我們更應該結合時代和高校的發展要求，不斷學習、更新自己的教學管理方法，掌握新的應用技術，更好地為高校教學服務，使高校的教學管理走上進一步科學化的、制度化、創新化的軌道。

作者單位：浙江越秀外國語學院國際教育學院

作者簡介：陳眾平（1984- ），女，浙江紹興人，浙江越秀外國語學院，教科辦主任助理，本科學歷，初級職稱，研究方向：教育管理。