個人檔案存在價值芻議

摘要：大中專畢業生和企業職工認為檔案已成為無關緊要的東西，放在哪里無所謂。實際上工作流動、計算工齡、報考公務員、考研、住房公積金、職稱申報、轉正定級、辦理養老保險以及出國、升學都離不開檔案；沒有檔案，切身利益就沒法保證。

關鍵詞：個人檔案；切身利益；保障

中圖分類號：C913.7文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2011）03-0295-01

《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）將檔案的定義表述為：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。

我國人事檔案制度產生于20世紀50年代，曾是社會和用人單位了解人才、使用人才的重要依據。我國曾先后頒布了幾項和人事檔案有關的規定。人事檔案是記錄著個人參與社會方方面面活動的原始記載和個人自然情況的真實反應，是審核工齡，工資定級，職稱評定，業務能力，工作狀況，社會關系，思想品德，獎勵處罰等的最原始的記錄；收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、人黨人團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的完整表現，它概括地反映員工個人全貌。各個相關的部門使用檔案的情況也非常多，比如：銀行、公證處、法院、學校、政審等，都須要對個人檔案進行查閱。一但發現資料不齊備，就無法證實個人的歷史情況，對個人的利益產生很大的影響；

用人單位應關心員工的檔案，用人單位和每個人都應將在企業簽訂的勞動合同、所受的獎勵情況、年底的績效考核材料、職務變更、升遷的相關材料、任免文件、職稱評定材料和自己通過努力獲得的學籍學歷材料以及結婚生育等等檔案材料及時交到檔案管理部門。許多人對檔案的價值并不清楚，不知道檔案為何物，放在什么地方，對自己意味著什么，經常會看到一些無檔人員，手里拿著“三險”的單子找不到檔案所在單位報銷，更不知道自己去哪里評職稱、政審等。對檔案存的無知與無所謂的結果只是自己“受傷”。填寫檔案材料時，認為是單位學校交待的任務，根本不重視；求職的畢業生也沒有落實自己的檔案的去留問題，不清楚檔案到底應該放在哪里，一些學生在社會工作了很多年，檔案可能還在學校沒有去提，甚至放在自己身上，先找到工作再說，一些工作單位也不重視檔案問題，認為實際工作狀況遠遠大于檔案，導致工齡認定非常困難。比如一個學生畢業后一直在外面工作，檔案也沒有放在人才交流中心，而是在自己身邊，通過公召到了一家市屬醫院，就存在一個工齡認定問題，單位一看檔案上沒有任記載，而學生又認為自己在外面干了很多年工作，應該算工齡，后果只有學生自負了，遇到這種情況真是可惜呀。一些改制單位的原職工，因與原單位發生“存檔費”的糾葛，索性走人，檔案長期無人過問；因工作流動、跳槽的私企員工，檔案一時轉不走，就擱了下來；還有部分下崗失業人員，工作沒有了，檔案也就成了可有可無的東西；有些已很多年沒人過問。

這都使得工齡、職稱、保險等受到影響，造成不必要的損失。只要工作不要檔案，已成為一個誤區。現在許多高校畢業生忙著找工作，沒有把檔案轉移的問題放在心上，等到工作單位落實后，才發覺檔案并不在學校。對于這些不知檔案在何方的同學，可以向學校、原戶籍所在地的人事部門及參加第一份工作的用人單位咨詢。如果沒有個人檔案，畢業生將無法報考公務員，無法升職，不能評職稱，不能辦理出國簽證……對于找到接收單位的畢業生，檔案可直接轉到單位或單位主管部門，如果單位不能接收檔案，畢業生可將檔案存入當地人才市場，由其代管。如果畢業后沒找到接收單位，最好將檔案轉回生源地人事部門或人才交流服務中心，讓檔案發揮其應有的作用，對自己負責，莫到用時方才惋惜。

另一方面，有些人員沒有將個人檔案沒有放在有資格保管檔案的機構與單位，而是違反檔案管理規定私自將檔案放在自己身邊，有些甚至弄虛作假，更是畫蛇添足，使個人的信譽受到執疑。比如在工齡認定方面，根據文件精神凡是非事業編制人員參加公召后工齡的認定，必須要經當地人材交流中心鑒證后才能計算連續工齡，但是有關人員變造偽造用工合同，經鑒證后認定為無效合同，調察核實發現是本人私自處理了個人檔案，這樣不得不取銷其錄取資格。更有甚者，有些人員為了職稱考試報名，私自改動個人檔案內的工作經歷……這些情況一但被查出會對當事人造成非常負面的影響，這都在個人檔案保管與使用過程中發現的一系列問題，值得深思呀。

作者單位：重慶市中醫院

作者簡介：楊妍紅（1973—），女，重慶人，本科，重慶市中醫院，檔案館員，研究方向：人事檔案管理。