淺談高校檔案的創(chuàng)新管理

摘要：發(fā)揮檔案工作在學校管理中的重要作用，必須具備科學管理的觀念，規(guī)范化的建制與學校規(guī)模相匹配的管理容量，體現(xiàn)出檔案及檔案工作者的自身價值，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制的需要。本文就實現(xiàn)檔案的創(chuàng)新管理分別從模式上的創(chuàng)新，思路上的創(chuàng)新和手段上的創(chuàng)新，闡述了檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；創(chuàng)新思維；體系

中圖分類號：S618 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2011）03-0223-01

充分發(fā)揮檔案工作在學校管理中的重要作用，體現(xiàn)出檔案及檔案工作者的自身價值，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制的需要，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，就必須實行創(chuàng)新管理。實行創(chuàng)新管理，是高校檔案管理工作的必然選擇，也是檔案管理現(xiàn)代化和信息化的關(guān)鍵。創(chuàng)新管理要體現(xiàn)在模式上的創(chuàng)新，思路上的創(chuàng)新和手段上的創(chuàng)新。

一、檔案創(chuàng)新管理的重要性

第一是適應(yīng)高校改革的需要：在第十二個五年計劃期間，我國高等教育的改革步伐還會繼續(xù)加快，辦學規(guī)模的擴大、辦學資源的整合集約化、以及經(jīng)費的增加等，是高等教育的發(fā)展發(fā)生了巨大的變化。與此同時，對檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，發(fā)揮檔案工作的資源性和信息性，是目前學校發(fā)展的需要。檔案管理工作只有緊緊圍繞學校的改革和發(fā)展，才能體現(xiàn)出自身的價值和為學校發(fā)展提供服務(wù)。第二是多年來高等教育的改革發(fā)生了深刻的變化，因此，也給學校的檔案管理工作帶來了很多新的內(nèi)容，比如：為了學校的改革和發(fā)展，需要將檔案資料再次利用，為檔案工作者提供了體現(xiàn)自身價值的機會，充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)性、資源性和價值性。對于傳統(tǒng)意義上的檔案管理，提出了新的要求，必須破除舊有觀念，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新機制。以檔案工作的發(fā)展促進學校的整體管理水平的提高。

二、創(chuàng)新的檔案管理體系

檔案管理工作，必須具備科學管理的觀念，規(guī)范化的建制與學校規(guī)模相匹配的管理容量，用現(xiàn)代化信息化的管理手段，完善高校檔案管理工作的體系建設(shè)。

（一）創(chuàng)新的管理理念。沒有創(chuàng)新的理念，就不會有創(chuàng)新的工作。檔案工作的性質(zhì)就是管理，在管理的同時為職工做好服務(wù)；所以說檔案管理工作與公眾聯(lián)系最緊密，社會輿論性更高。作為檔案管理者，在提高檔案的利用率和實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化方面，要高瞻遠矚、高屋建瓴，努力使高校的檔案管理工作真正發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。有了創(chuàng)新意識，才能激發(fā)創(chuàng)新的思想和創(chuàng)新的工作方式。在檔案的搜集、管理、應(yīng)用上面，進一步提高服務(wù)意識，更新服務(wù)手段，以創(chuàng)新的思維方式，解決目前檔案管理中出現(xiàn)的新問題。

（二）創(chuàng)新的管理模式。目前形勢下，我國的檔案館還未實現(xiàn)獨立工作的局面，雖屬單獨科室，但多數(shù)情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，具體工作中，沒有決策權(quán)力，工作顯得被動，在管理上聽不到管理人員的聲音，所以政策的制定總是不能切合檔案管理的實際要害。這種管理模式已難以適應(yīng)面向社會辦學的新形勢。隨著我國社會各項管理體制的不斷改革，學校管理體制改革的深化逐漸使得一些高校管理者認識到檔案管理工作的地位和作用，這對于檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)具有重大的作用。把學校的檔案管從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，這是一次飛躍式的改革，市檔案管理工作由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，確實有內(nèi)行和專家來管理檔案的具體工作，對促進學校檔案管理變革具有重要意義。這一有利條件正是檔案管理的催化劑，具體工作者要把握好自己的主體地位，在管理上具有前瞻性，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新，徹底打破傳統(tǒng)檔案管理的等服務(wù)的思想，要變成上門主動服務(wù)。從而使檔案機構(gòu)的工作實現(xiàn)高效、安全、有位。變過去的工作目的從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展，進而實現(xiàn)檔案工作的超越，創(chuàng)造檔案管理工作新模式。

（三）創(chuàng)新服務(wù)的基礎(chǔ)。檔案管理是對檔案資料的管理，沒有資料或者資料匱乏，那么檔案管理就沒有意義了。所以檔案館的豐富館藏，是檔案管理的基礎(chǔ)條件；學校的教育結(jié)構(gòu)決定了檔案管理是信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，處在科研的前沿，是科技信息的源頭。所以管理工作的重要內(nèi)容是搜集和整理，開闊征集范圍和征集門類，擴大館藏容量，建設(shè)一個數(shù)量充足、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富、質(zhì)量上乘、具有特色的檔案信息庫。

（四）創(chuàng)新的管理內(nèi)容。首先更新觀念，樹立新時期檔案管理理念。更新過去是以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，封閉管理的陳舊觀念，避免造成檔案文獻資源的極大浪費。管理模式的創(chuàng)新具體應(yīng)該體現(xiàn)在確立現(xiàn)代化管理意識，特別是應(yīng)該把檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，作為檔案工作的創(chuàng)新管理目標，把以人為本，服務(wù)至上的服務(wù)理念作為檔案管理核心，把滿足用戶需求和促進學校管理作為檔案工作的目的。只有以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來管理檔案，才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。其次管理內(nèi)容的創(chuàng)新，高校檔案是高等學校在教學、科研、黨政管理和其它各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄，是高校歷史發(fā)展的縮影和人才培養(yǎng)的寫照。可是由于各種原因，往往很難把所有的資料收藏齊全，這也是檔案收集整理的一個難點。現(xiàn)代信息化的飛速發(fā)展，使得館藏內(nèi)容也發(fā)生了極大的變化，電子檔案、影像資料等等，所以檔案管理內(nèi)容要適應(yīng)新時期的發(fā)展和人們需求的變化，有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，科學整理、有序歸類，優(yōu)化文獻資源、作好資源的整合，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務(wù)。

（五）創(chuàng)新的管理手段。人是一切事物發(fā)展的核心和主體，人力因素的充分調(diào)動是檔案管理的前提。在人員管理上實行.全員聘任競爭上崗，通過崗位的設(shè)置和工資待遇的分級，調(diào)動不同工作人員的積極性。力求通過在職培訓與繼續(xù)教育，是工作人員的專業(yè)知識不斷更新和擴充，防止其老化或停滯不前。定期輪崗換崗，使得每一名檔案員都是一個復合型的、全面型的檔案管理專家，讓人與人之間的了解更深，在工作中學習、成長。支持和鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，如計算機課程培訓，歸檔文件整理等。

檔案管理是一項非常重要也是非常復雜的工作，作為新時期的檔案管理人員，必須提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)、改變以往的服務(wù)理念、以創(chuàng)新的思維和創(chuàng)新的行動來實現(xiàn)自身的價值。

作者單位：湖南城建職業(yè)技術(shù)學院

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