高校網(wǎng)上預(yù)約報賬實踐的思考

【摘要】 在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)達(dá)的今天，高校如何創(chuàng)新財務(wù)報賬手段，提高服務(wù)效率，提升財務(wù)管理水平，不斷滿足教職員工對財務(wù)報賬的需求，是值得思考的新課題。文章就網(wǎng)上預(yù)約報賬在高校實施的背景、主要特點、操作流程進(jìn)行了剖析并總結(jié)了推進(jìn)網(wǎng)上預(yù)約報賬順利實施的措施。

【關(guān)鍵詞】 高校； 網(wǎng)上預(yù)約； 報賬系統(tǒng)； 財務(wù)管理

網(wǎng)上預(yù)約報賬，是指遠(yuǎn)程登錄學(xué)校財務(wù)預(yù)約報賬系統(tǒng)，預(yù)先進(jìn)行網(wǎng)上報賬單申請、審核等一系列操作，根據(jù)預(yù)約核準(zhǔn)的時間和地點到財務(wù)辦公點辦理報賬手續(xù)，不必取號等待，享受優(yōu)先、快捷的服務(wù)。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的設(shè)計目標(biāo)是要規(guī)范財務(wù)部門的報賬業(yè)務(wù)流程，提高財務(wù)部門的工作效率，節(jié)省報賬人員工作時間及領(lǐng)導(dǎo)審批時間，實現(xiàn)教職工報賬網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)一步推進(jìn)財務(wù)管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，創(chuàng)新財務(wù)管理理念，不斷提高財務(wù)管理水平。目前，上海交通大學(xué)、中國農(nóng)業(yè)大學(xué)、浙江大學(xué)、福建農(nóng)林大學(xué)等多所高校相繼開發(fā)、使用網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，報賬效率、服務(wù)水平及管理水平等方面有很大的提高，教師對財務(wù)的滿意度明顯提高，但也存在著一些問題，需要加以研究改進(jìn)，以保證網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)向縱深發(fā)展。

一、網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的實施背景

（一）報賬人排隊報賬等待時間長

傳統(tǒng)報賬流程繁瑣，且多為手工作業(yè)，國庫集中支付在高校普遍實施后，更是加重了財務(wù)人員報賬的工作量，造成了財務(wù)人員埋頭苦算，而報賬人卻在長時間耐心等待的局面。究其原因是財務(wù)人員偏少，在學(xué)校教育事業(yè)費日益增長及多校區(qū)辦學(xué)的情況下，財務(wù)人員編制數(shù)與需求數(shù)的矛盾日益突出。為了適應(yīng)多校區(qū)辦學(xué)的特點，方便教職員工的服務(wù)，差不多在每一校區(qū)都設(shè)置財務(wù)辦公點，而每個辦公點財務(wù)機(jī)構(gòu)崗位設(shè)置齊全，崗崗有人，崗位分工明確，各負(fù)其責(zé)，在財務(wù)人員不增加的前提下，導(dǎo)致的結(jié)果只能是減少前臺審核人員。

（二）財務(wù)憑證錄入人工作量大

隨著國家對高校教育經(jīng)費的不斷投入，高校取得的學(xué)科建設(shè)、重點實驗室、211工程等經(jīng)費大幅上升；科研人員取得的863、973、十一五、十二五等攻關(guān)項目明顯增多；科研橫向協(xié)作經(jīng)費更是渠道多、經(jīng)費節(jié)節(jié)攀升。而所有這些經(jīng)費的使用，必須通過財務(wù)進(jìn)行支付，繁雜的費用，如出租車費、過路費等小面額發(fā)票多，在服務(wù)窗口不變的情況下，無形中加重了前臺財務(wù)審核人員的工作量。

（三）高校財務(wù)發(fā)展的自身需要

高校財務(wù)正經(jīng)歷從核算處理型向核算與管理并重型、從會計電算化到會計信息化的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變對財務(wù)管理的手段和水平也提出了越來越高的要求。因此，作為高校財務(wù)管理重要支撐手段的會計信息系統(tǒng)必須按照財務(wù)管理的要求進(jìn)行功能擴(kuò)展，必須由原來的事后控制轉(zhuǎn)向事前和事中控制。隨著校園網(wǎng)的開通，無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)的實施，財務(wù)軟件建設(shè)日趨完善，會計環(huán)境、會計依賴的技術(shù)手段日趨豐富，傳統(tǒng)的財務(wù)處理流程無法滿足教職員工的需要，網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)正是在這種背景下開始建設(shè)的。

二、網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的主要特點

（一）報賬過程“物流化”

從報賬人網(wǎng)上填寫報賬單開始，到相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，再到財務(wù)部門接受報賬單、審核入賬等一系列過程，報賬人均可以隨時查看到報賬狀態(tài)，追蹤報賬過程。

（二）項目經(jīng)費安全化

報賬人在網(wǎng)上填寫報賬單時，只允許且只有權(quán)報支本人有權(quán)使用的項目經(jīng)費，消除項目經(jīng)費被他人非法盜用的隱患。為保證系統(tǒng)的安全性，對于不同用戶的登錄，系統(tǒng)會提供不同的登錄界面，自動隱藏那些用戶沒有權(quán)限使用的功能菜單，并且在用戶調(diào)用各個系統(tǒng)模塊時，系統(tǒng)會檢查該用戶的權(quán)限，沒有權(quán)限的用戶將無法打開對應(yīng)的模塊，從而大大降低了系統(tǒng)的運行風(fēng)險。

（三）費用額度制度化

報賬人在網(wǎng)上填寫的報賬金額嚴(yán)格控制在項目預(yù)算的范圍之內(nèi)，杜絕超支。報賬人填寫的報賬金額超出項目預(yù)算時，系統(tǒng)將會顯示預(yù)警信息，且無法執(zhí)行下一步的操作，這就避免產(chǎn)生網(wǎng)上可以填寫而實際不能報賬的問題。

（四）財務(wù)數(shù)據(jù)信息化

項目批準(zhǔn)人或經(jīng)費負(fù)責(zé)人在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)，有權(quán)通過網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)查詢自己控制的各項經(jīng)費的結(jié)余、使用情況；年末，可以查詢本年內(nèi)的實際支出情況，以便給來年的費用支出計劃和上報預(yù)算數(shù)提供依據(jù)。

三、網(wǎng)上預(yù)約報賬的操作流程

（一）報賬單申請

報賬人登錄網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，通過用戶名、密碼、驗證碼的方式驗證用戶，對有效用戶記錄用戶身份。選擇報賬項目，填寫報賬的基本信息，如報賬費用項、支付方式等，使用高拍儀將相關(guān)的附件掃描上傳到系統(tǒng)。

（二）報賬單審核

報賬人員在線填單后，系統(tǒng)通過預(yù)設(shè)，自動提交給主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批領(lǐng)導(dǎo)可以不受時間、地點限制利用數(shù)字簽名審批業(yè)務(wù)。同時，安全的數(shù)字簽名為網(wǎng)上報賬提供了安全保障措施。特殊業(yè)務(wù)需要相關(guān)職能部門審核、財務(wù)主管審核，審核通過后方可進(jìn)行預(yù)約。

（三）預(yù)約安排

報賬人員在預(yù)約報賬系統(tǒng)上填寫需要預(yù)約的報賬清單，對于相同費用項的報賬單，可以選擇多筆進(jìn)行合并預(yù)約，并執(zhí)行預(yù)約操作，選擇報賬時間及報賬地點，打印預(yù)約報賬單。

（四）財務(wù)入賬

報賬人員憑生效的預(yù)約報賬單，按預(yù)約的規(guī)定時間到預(yù)約的財務(wù)報賬點報賬，完成實際的報賬任務(wù)。財務(wù)前臺審核人員依據(jù)報賬人所持報賬單的流水號，從網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)中調(diào)出他所提交的報賬單，會計人員對報賬票據(jù)進(jìn)行認(rèn)真審核，包括審核原始單據(jù)和網(wǎng)上單據(jù)是否一致、項目、報賬類型是否正確等，審核無誤后將其轉(zhuǎn)化為記賬憑證，如果報賬數(shù)據(jù)有問題，財務(wù)人員可以在“制單”界面直接修改憑證。報賬單據(jù)報賬完畢后，根據(jù)預(yù)約的報賬方式，選擇現(xiàn)金方式的報賬人到出納窗口領(lǐng)款，選擇無現(xiàn)金結(jié)算方式的將報賬款項直接打到結(jié)算卡上，并通過短信方式通知報賬人。

四、推進(jìn)網(wǎng)上預(yù)約報賬順利實施的措施

（一）加大網(wǎng)上預(yù)約報賬的宣傳力度

為了推動這項改革的順利進(jìn)行，高校財務(wù)部門要做好詳細(xì)的計劃方案，做好宣傳和發(fā)動工作，爭取廣大師生對這項財務(wù)報賬改革的理解、支持和配合。在實施網(wǎng)上預(yù)約報賬前，利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺，在學(xué)校或財務(wù)網(wǎng)站上及時發(fā)布網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的相關(guān)知識、預(yù)約報賬的相關(guān)規(guī)定等信息，廣泛宣傳實施網(wǎng)上預(yù)約報賬的意義及具體運行方案。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)通過校園網(wǎng)實現(xiàn)，不受時間和空間的限制，可在校園網(wǎng)終端進(jìn)行申請、預(yù)約、打印等操作，讓廣大教職工體會到方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在實施網(wǎng)上預(yù)約報賬的過程中，預(yù)約報賬專崗人員在受理該類業(yè)務(wù)時，要做好有關(guān)網(wǎng)上預(yù)約報賬的釋疑工作，充分聽取教職員工對網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)提出的建議，從而為進(jìn)一步完善網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的可操作性與簡易性提供參考。

（二）加強(qiáng)教職員工的業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)

財務(wù)部門應(yīng)積極主動地到各院（系）、機(jī)關(guān)等部門開展網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)知識及財經(jīng)法規(guī)的培訓(xùn)，講解網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的使用方法，用圖文并茂的方式講解操作步驟，將每個單據(jù)的報賬流程清晰地進(jìn)行展示。重點指導(dǎo)教職員工進(jìn)行網(wǎng)上報賬單申請，對報賬信息進(jìn)行填寫、查詢、修改，規(guī)范單據(jù)填寫，了解預(yù)約安排的業(yè)務(wù)處理程序，熟悉財務(wù)入賬處理的方法。讓教職員工學(xué)會如何進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報賬、如何把相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行合并申請、如何整理票據(jù)等。財務(wù)人員可以提前了解、合理安排報賬工作，對原始憑證審核后，自動生成記賬憑證，確保財務(wù)信息的及時性和完整性，同時也大大減輕財務(wù)人員工作量。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)將實現(xiàn)單據(jù)填寫的規(guī)范化，業(yè)務(wù)審批的流程化、財務(wù)審核的透明化，以全面提升財務(wù)信息質(zhì)量，提高財務(wù)管理水平。

（三）完善網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)建設(shè)

網(wǎng)上預(yù)約報賬的順利實施，依賴于網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的強(qiáng)大技術(shù)支撐。首先，必須完善網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的財務(wù)功能，開發(fā)新的服務(wù)項目，操作過程中增加對財務(wù)制度宣傳的模塊，在報賬指南中提供對所有報賬類型及各類型的使用說明的查詢，以指導(dǎo)報銷人正確填寫報賬單。其次，是網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的安全功能，實施網(wǎng)上預(yù)約報賬后，應(yīng)注意信息和數(shù)據(jù)的安全，確保不被修改或毀損，應(yīng)按照使用權(quán)限劃分，防止信息濫用和向外流失。高校的財務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理一體化，會計核算和管理幾乎離不開網(wǎng)絡(luò)，因此，應(yīng)采用先進(jìn)的防火墻、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等技術(shù)，注意數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩裕訌?qiáng)對網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)和管理。財務(wù)人員要養(yǎng)成記錄和總結(jié)的良好習(xí)慣，隨時記錄報賬過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，及時反饋給系統(tǒng)開發(fā)商，以便進(jìn)一步修改程序，豐富操作功能，不斷完善系統(tǒng)軟件。

（四）不斷完善財務(wù)管理制度

網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)不僅是對傳統(tǒng)工作方式的重大變革，也為高校財務(wù)信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展打造了一個新的平臺。它同時與預(yù)算管理、財務(wù)核算、網(wǎng)絡(luò)銀行等系統(tǒng)互聯(lián)互通，因此高校適應(yīng)財務(wù)管理的需要，及時補(bǔ)充、修定和完善各項管理制度，如：《網(wǎng)上預(yù)約報賬業(yè)務(wù)流程》、《網(wǎng)上預(yù)約報賬操作規(guī)程》、《網(wǎng)上預(yù)約報賬模式下的崗位分工和職責(zé)權(quán)限》等。通過完善內(nèi)部控制制度，增強(qiáng)自我約束機(jī)制，杜絕財經(jīng)違紀(jì)行為，防范財務(wù)風(fēng)險，促進(jìn)高校網(wǎng)上預(yù)約報賬的順利實施，保證財務(wù)工作健康有序運行。

網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)了財務(wù)部門日常大量票據(jù)處理的簡潔化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，減輕了財務(wù)人員簡單、低效、繁瑣的工作量，并盡可能地減少票據(jù)處理過程中出現(xiàn)的人為錯誤，極大地推動了高校財務(wù)管理工作。網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)雖然推行時間短，且僅在全國少數(shù)高校試行，但通過不斷摸索和完善，該項財務(wù)服務(wù)手段的優(yōu)勢在不久的將來必將顯現(xiàn)，通過高校教職員工的不斷嘗試，該網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)必將深入人心、大范圍地推廣使用。

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