新時期高校檔案編研與檔案利用服務的思考

[摘要]檔案編研是檔案信息資源開發的主要方式之一，也是提高檔案利用服務水平的有效途徑。新時期，高校檔案部門要積極適應不斷發展的檔案編研的新要求，以新的思路、新的途徑、新的辦法提高編研質量，滿足社會利用檔案信息的需求。

〔關鍵詞〕高校；檔案編研；利用服務

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．０７．０３６

〔中圖分類號〕Ｇ２７０ 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１１）０７－０１５０－０３

The Thinking in University Archives Compilation

and Utilizing Service in the New EraSun Yanli

（Archives，Jilin Agricultural University，Changchun 130118，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Archives compilation is one of the main modes of archive information resource development，also the effective way that improves the service of utilizing archives.In the new era，the university archival department should actively adapt to the new request of the continuously development of archives compilation，using the new way of thinking，new method，new solution to improve the quality of archives compilation so as to satisfy the demand of utilizing the file information by the society.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕university;archives compilation;utilizing service

《全國檔案信息化建設實施綱要》指出，信息技術為檔案編研提供了便利條件，也為檔案編研指明了新的發展方向。在高校各項事業及信息技術快速發展的新環境下，高校檔案人員要全面開發檔案信息資源，以新的思維方式提升檔案編研水平，實現檔案信息資源共享和增值服務。

１ 創新編研觀念，開拓服務領域

１.１ 提升中心意識、體現學校編研特色

高校檔案編研工作必須緊緊圍繞服務學校發展、服務教育教學這一中心展開。高校檔案部門要積極尋找最佳切入點，立足為中心工作和重點工作服務，圍繞學校中心工作開展編研，使檔案編研工作充滿生機和活力。以教學、科研等重大活動為主，找準結合點，開發與學校發展密切相關的編研課題，以滿足高校教學、科研工作的需求為目的；抓住學校的重大活動、熱點問題，面向教學、科研、管理工作，選擇材料進行編研，最大限度地發揮編研成果的信息作用，為學校發展和領導決策提供積極主動的富有成效的服務，充分體現高校檔案編研工作的特色，實現高校檔案工作的自身價值。

１.２ 更新編研理念，開拓編研新領域

高校檔案編研工作只有更新觀念，才能跟上時代的步伐，才能適應高校各項事業發展的需要。這就要求打破以往的那種封閉狀態，跳出傳統編研的老套子，不斷開拓編研新領域，樹立開放的主動服務的意識，在主動了解學校各方面的要求的基礎上，還要了解社會各界的要求，以適應當今時代信息開放的特點。積極推進檔案編研從內容到形式的社會化，滿足各方面對學校檔案的需求。

２ 創新編研手段，提高服務效率

信息時代，信息傳播即時、量大、快速。檔案編研可以通過網絡直接面對用戶收發信息，提供即時修改。而且簡化了出版流程，跨越了介質，快捷暢通，極大地提高了服務效率。

２.１ 打破傳統的編研方式，實現了從半封閉系統向開放系統的轉變這種開放性的優勢體現在編研工作者和受眾可以通過網絡相互溝通交流，編研者可以及時了解受眾者的需求，可以獲得各種信息及信息處理技術，豐富了檔案編研的內容，提高了效率。還有利于編研者更好地得到成果的反饋情況，為改善與提高編研成果提供可靠的依據。使檔案編研與社會的聯系更加廣泛，使網絡編研充滿了合作氣息，更有利于檔案編研工作的開展。

２.２ 信息化使檔案編研手段豐富多彩

在網絡環境下，檔案編研改變了傳統檔案編研成果以紙質材料為主、單純的文字編研的局面，編研手段得到了極大的豐富，運用計算機網絡多媒體、數據庫等實現信息的快速采集，運用先進的數字技術實現文字、聲像、圖片等信息的統一處理。做到文字、聲音、影像、圖片等多種形式的檔案有機融合在一起，可謂“圖文并茂”，效果極佳，不但吸引了讀者，提高了質量，真正達到了開發檔案信息的目的。

２０１１年７月第３１卷第７期新時期高校檔案編研與檔案利用服務的思考Ｊｕｌｙ，２０１１Ｖｏｌ.３ 創新編研模式，開放服務道路

信息時代，網絡使合作編研成為可能。改變以往的編研模式，積極開發檔案資源，實現檔案信息資源的共享，走開放編研之路，才能使檔案編研工作滿足日益發展的社會多樣化需求，更好地為社會服務。

３.１ 及時了解有關學科或相關專業發展的最新情況，及時捕捉最新動態檔案工作者與檔案用戶之間要有個全新的互動模式：根據用戶提出的意見和要求，編者可以最大限度地獲取信息，從而策劃編研工作的內容和進程。編研人員將自己的計劃發布到網上，雙方及時進行交流反饋，優化了檔案編研工作。

３.２ 網絡使館際之間的合作更加緊密，使聯合編研更加便捷檔案館要與圖書、情報等信息部門合作，尤其是充分利用圖書館的相關信息資料，互通信息，充分利用這些信息資源編制出精品。

３.３ 與其他檔案部門進行合作，實現信息共享，使檔案信息豐富化、系統化一是在本檔案館內部各部門之間相互開放的編研工作，以檔案館為核心，其他部門協作；二是與社會檔案界、歷史研究單位等編研力量開展協作，共同完成編研工作。

３.４ 與校內有關職能部門、相關的政府部門合作

信息時代網絡使這種合作變得更加容易，節省了時間和空間，提高了工作效率。

４ 創新編研內容，提升服務質量

以往，高校檔案編研的著眼點是圍繞本校的館藏檔案開展編研工作。社會信息化建設的發展，電子文件的大量出現及被社會的廣泛利用，為檔案編研提供了良好的條件。面對這一客觀形勢，高校檔案人員應創新檔案編研內容，給檔案編研工作注入新的生機和活力。

４.１ 加強檔案數據庫建設

加強檔案信息數字化建設，對學校在各項工作中產生的檔案信息資料及時收集、歸檔，利用計算機等設備形成數字檔案信息；利用掃描等技術對學校館藏舊檔案進行“數字化處理”，從而形成較為系統的檔案數據庫。

４.２ 全方位開發檔案信息資源

在信息迅猛發展的今天，為了滿足社會利用檔案信息的需要，高校檔案部門應在原有編研成果的基礎上多編纂有影響力的檔案文獻。那就要求檔案編研人員不能局限高校本身，要拓寬渠道，擴大素材來源，抓住廣大教職工感興趣的熱門、熱點、難點、焦點問題，不斷增強編研內容的信息量；廣泛收集國內外教育、教學、教改文獻，對本校、其他同行的檔案史料綜合分析、研究對比，編寫出具有一定深度的編研成果。

４.３ 加快實現檔案信息資源共享

在網絡環境中實現檔案信息資源共享，利用網絡資源開展檔案信息編研工作，才能快速便捷地編研出內容豐富、形式多樣的檔案編研成果。學校檔案館應該抓住校園網、辦公自動化系統搜索和征集與本校相關的具有價值的信息，不斷豐富館藏，以擴大檔案編研的信息源。借助校園網進行檔案信息優化，校園網上發布的信息，有的是各級政府頒布的法律、法規、政策以及各種統計信息，還有教學、科研中形成的網上信息，是新時期檔案信息的重要來源，經過鑒定具有保存價值的校園網信息就會直接轉化為檔案信息，實現檔案資源共享，豐富編研內容，提升服務質量。

５ 創新編研人才，增強服務意識

高校檔案編研人員要與時俱進，牢固樹立服務意識，掌握與實現檔案編研社會化相關的專業知識和技能，才能編研出更多的優秀成果。

５.１ 加強學習，提高專業能力和業務水平

網絡編研技術較好地融合了現有的網絡技術、電子文檔處理技術、多媒體技術以及數據庫技術等。檔案工作者要根據出版要求與技術特點，熟練地掌握相關技術。因此，必須加強檔案編研隊伍的人才建設，加大力度提高檔案編研人員的整體素質。鼓勵他們學習信息技術及網絡知識和信息檢索技術，拓展知識結構。培養具有強烈的創新意識和服務意識、具有敏銳的信息獲取能力、具有主動性和預見性、具有文字編輯加工能力及審美能力的復合型人才，才能高質量地開展檔案編研工作。

５.２ 積極培養組織與協調，善于溝通和交流的能力

編研工作能否順利開展，在于編研人員之間的組織與協調，檔案信息資料能否及時全面地獲得，在于編研人員與他人的溝通與交流。今天，檔案人員絕不能搞關門主義，坐守現成的資料等人上門，而應該以積極主動的姿態去面對外界豐富多彩的信息資源。尤其是對高校檔案部門來說，更應該主動走出去、請進來，獲取更多的信息資源，學習更多先進的工作方法。

６ 創新編研服務，滿足社會需求

檔案編研工作，以主動提供檔案信息內容，滿足社會利用為目的。在信息時代，檔案編研人員要積極創新服務方式，為用戶提供準確、快捷、便利的服務。

６.１ 運用多種方式提供服務

運用文件的下載傳遞、數據庫的查詢、網頁瀏覽等多種形式，滿足不同需求的利用者獲得最快的最滿意的信息；運用“檔案管理系統”，根據用戶的各種需要集成提供檢索利用服務，編研人員可以根據檢索到的檔案信息編輯制作滿足利用者需要的各種形式的編研成果。６.２ 利用現代信息技術實現資源共享

建立統一的網絡平臺，進行內部合作、信息交流、規范運作，實現檔案資源的共享和增值服務。檔案部門可以通過網絡靈活地組織和對外發布各種檔案編研成果，以擴大編研成果的社會影響力。借助這個平臺提供主動式服務，大大提高了檔案信息的可利用性和知識化程度。

６.３ 加強合作打造完整服務體系

加強檔案信息服務部門與其他信息服務部門之間的配合，打造一個完整的服務體系，彌補相互之間信息資源的不足，實現共享，更好地為社會服務。

６.４ 利用現代技術開展定題服務

檔案部門可以在網上自己的網站中開通“預約”服務功能，與檔案利用者進行預約開展個性化定題編研服務，編研人員在編研選題中與檔案利用者直接產生互動，一方面推出自己的編研成果，另一方面接受利用者的意見和建議使編研工作精益求精。

檔案編研是高校檔案館主動為學校及社會提供服務的一項重要手段，信息時代又為新時期的檔案編研工作提供了良好的發展契機。高校檔案工作者要抓住信息化建設的大好機遇，與時俱進，全面開發檔案信息資源，轉變傳統的檔案編研思維方式，積極探索信息時代高校檔案編研的新思路，開創新時期檔案編研工作新局面。

參考文獻

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注：“本文中所涉及到的圖表、公式、注解等請以PDF格式閱讀”