小論辦公文秘工作職責

摘 要：辦公文秘作為一個更傾向于女性工作的崗位，越來越被廣大高校畢業生看好，其工作相對清閑，并且屬于辦公室白領。但是，職前對辦公文秘職業有清晰了解的人卻少之又少。本文以辦公文秘與相似工作的區別，以及外企和中小型私企為例，講述辦公文秘的具體職責。

關鍵詞：辦公文秘 職責 區別 特點

辦公文秘的工作對于廣大畢業的大學生，尤其是希望從事文秘工作的女大學生來講并不陌生。

一般，辦公秘書負責的是公司相關的非常全面的行政辦公事務。但是，要了解辦公文秘的職責就要了解其與相似工作的區別以及其具體的職責特點。

一、企業辦公文秘工作與國家行政秘書工作及人力資源人員工作的區別

那么，首先需要明確的一點就是，要把企業的辦公文秘和國家機關的行政秘書區別開來。二者有很大的差別。

1.二者依托的單位類型不同。國家的行政文秘依托的是國家事業單位，而辦公文秘依托的是企業單位。

2.二者的性別取向不同。國家行政文秘一般以中年左右的男性為主，企業辦公秘書一般以年輕女性為主；

3.二者工作內容不同。國家行政秘書的工作是處理國家機關大小行政事務，企業辦公秘書是處理企業大小行政事務；

4.二者工作的性質不同。國家行政秘書的工作是無償的，面向的是全國人民，企業辦公秘書的工作是有償的，面向的是廣大消費者。

5.二者的工作經歷要求不同。國家行政秘書一般要求有其他崗位豐富的工作經歷而企業辦公文秘則不需要。

以上，為企業辦公文秘與國家行政文秘的區別。

其次，辦公文秘還需要與人力資源區別開來。

在一些小型企業里，由于企業規模的原因，在組織結構上一般沒有健全的部門劃分，所以，經常性的就是行政部門歸于人力部門。

二、企業辦公文秘職責特點（主要以外企及中小型私企為例）

那么，企業行政文秘的具體職責到底有什么樣的特點呢？

以外企為例，外企一般工作非常注重實效，更側重的是員工對企業的貢獻大小，而不是更加注重人際關系。

其優勢明顯：

1.在時間觀念上，外企辦公秘書早晨會比經理或者總裁來的更早，走的會比經理或者總裁更晚。

2.在做事上，要么就沒有事情時可以休息下，但是一旦有事務安排，必須在最快的時間內辦理妥當，講求效率。

3.在來賓接待方面，大型外企并不像一些私企一樣需要辦公秘書為來賓端茶倒水致敬。

4.在人員出差管理方面，當主管領導及其他相關人員需要預定機票等各種票務或者提前在外地租車時，需要由辦公文秘最快的搞定。

5.在日常雜務方面，大型外企的領導一般不會經常性的指派辦公秘書去做這樣那樣的瑣碎工作，在其自己能夠自行解決的小事上，一般不會麻煩辦公秘書去辦理。

6.在薪酬福利方面，外企的員工一般嚴守5個工作日的制度，基本工資要比一般的國內企業高出一層，而辦公文秘的年假也是固定和合理的。

7.外企的辦公文秘必須要有扎實的外語功底，要么就是大學專業為該國語言并且學習成績較好，要么就是出國在該國深造過，有著鍍金的經歷。這樣做的目的首先并不是為了給自己的外籍領導當翻譯，而是因為這樣的人會更加認同該國的文化理念，能夠正確理會外籍領導交代的任務內容及完成的程度。

當然，在外企工作也有一定程度上的劣勢：

在外企做辦公文秘最大的限制條件和所有本國員工是一樣的，那就是晉升的速度和幅度都不是很大。一般情況下，外企在中國的管理層，高層幾乎由其本國人員占據；中層領導上，中外的比例相對比較均衡；在基層領導上，中國人則占據優勢地位。所以，如果希望在外企嗎得到大幅度的晉升幾乎是非常不可能的情況。

中國國企的辦公文秘相對復雜和官方化，而且由于其工作的特定性，在此不予論述。

而中國的私企，尤其是中小企業的辦公文秘，情況是既簡單又復雜的。簡單的是工作的深度比較狹窄，復雜的是工作的廣度比較寬泛。

除了晉升上中小私企辦公文秘占有優勢以外，其他方面基本是與外企相悖的。而且，也有著其自身的特點。

1.中小私企聘用的辦公文秘標準有特點，不一定要求專業學行政或文秘，但是身材和長相一定要標準。

2.中小私企聘用的辦公文秘側重語言能力。由于中小企業業務拓展的需要，經常會有客人來訪，所以需要為來訪者準備飲品、香煙等，并且需要向客人表達敬意的語言。

3.中小私企辦公文秘偶爾會出現宴會應酬的情況，甚至有時候會對客人陪酒，這是一種不好的風氣，也是做中小私企文秘的危險的一點。

4.中小私企的辦公文秘薪酬福利通常得不到保障，經常會出現工作超時加班加點的情況，并且有時會克扣加班費。

5.中小私企的辦公文秘一般流動性比較強，一般企業領導會在幾年或者不定的時間內頻繁的更換辦公秘書或者出現辦公秘書經常跳槽去別的企業或者別的職位的情況。

6.中小私企的辦公文秘普遍素質不高，在工作方面經常不容易盡職盡責，而是敷衍了事，為員工和企業辦事容易拖沓，并且沒有專業的水準也沒經過專業的培訓，辦事效率較低。

但是，中小型私企的辦公文秘現狀是由企業和辦公文秘兩方面共同造成的。當企業與辦公文秘之間能夠達到企業利益與員工素質相統一的程度時，一個和諧進步的企業氛圍就開始形成了。

綜上所述，大型外企和中小型私企是辦公文秘工作去向的兩個代表，并且啟迪了應聘者在選擇辦公文秘的職位的同時，更應該考慮的是企業的性質和企業的薪酬、福利、晉升等綜合因素，這樣，才能做出一個正確的職業選擇。

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作者簡介：張玉琛(1989.10---)，女，上海嘉定人，現為江西財經大學工商管理學院09級市場營銷專業本科生，研究方向為：綜合行政。