中小企業會計信息化發展探討

李鳳美

一、中小企業會計信息化的發展背景

會計信息化是應用現代信息技術，對傳統會計模式進行重構，并在重構的現代會計基礎上通過深化開發和廣泛利用會計信息資源，建立信息技術與會計高度融合的現代會計信息系統，以實現“提供決策有用信息”的會計目標。會計信息化是國家信息化的重要組成部分。中小企業在經濟發展過程中是一支非常重要的力量，中小企業占到了企業總數的98%以上，提供了大約75%的城鎮就業機會。幾年來，池州市中小企業的信息化意識有了一定提高，但是，仍然有很多中小型企業對會計信息化還僅局限于初步了解，也有不少企業尚未著手新的信息化建設，很多企業未能充分認清企業信息化建設與企業自身業務運作之間的關系，更有一些企業在信息化建設中缺乏針對性與整體規劃性，沒有將其作為一個不斷升級的系統工程來對待。中小企業會計信息化應用中的主要問題表現在以下幾個方面：較多停留在表面應用層次上，沒有深入到企業的運行、管理各個環節。如何運用信息技術增強企業會計核算與管理的能力，如何把會計信息化系統融入日常的會計管理工作為企業帶來效益，是中小企業所面臨的重要課題。目前池州中小企業會計信息化的應用尚未普及，基礎設施建設、應用水平，參與程度等方面都遠遠落后于大型企業和發達國家，仍然處于初級發展階段，存在著缺乏相關政策法規保護、缺少社會信息服務體系，得不到軟件供應商的重視、融資渠道不暢通、內部管理薄弱、難以留住高素質人才等問題。

二、池州市中小企業信息化存在的問題

（一）傳統觀念和管理模式導致信息化需求不足

傳統的企業經營、管理思想與企業信息化的要求不相適應。企業滿足于眼前的狀況，認為不提高信息化建設，企業照樣能搞好，因此，對企業的信息化建設重視程度不夠。在對企業會計信息化對企業決策的支持程度的調查中，40%以上的選擇選項B.有，但作用不明顯，為此投入不合算。另外，大量存在于中小企業的家族式管理模式使得信息的傳遞幾乎沒有障礙，所以信息化的需求也相對較低。企業信息化不僅僅是單純在企業中運用信息技術，更重要的是要對企業進行重組，以建立一套符合信息化要求的經營管理體制。我國企業界的管理人員從思想上并沒有意識到這一點，導致了一些企業花大量資金購買了硬件，但最終未能獲得理想效果而失去了信息化的熱情。

（二）資金短缺

從中小企業本身來看，數量比較多，企業規模相對比較小，資金實力相對有限，而信息化改造由于技術含量相對較高而需要相對較高的投資資金，所以資金不足就成了中小企業信息化的重要制約因素。在被調查人員中有70%認為企業對信息化投資不足。有些企業所謂的信息化投入就是幾臺電腦外加聯結上互聯網，80%的企業內部未建立局域網，很多小企業平均每年信息化的軟硬件投入不上一萬元。與發達國家大企業在信息化上的投入占總資產8%～10%的水平相距甚遠。

（三）對會計信息化的理解認識不全面，信息化軟件利用程度不高

一些中小企業認為已使用財務軟件進行憑證、賬表處理，信息化程度已經很高了。在實施會計信息化后，仍然沒有對會計信息系統進行分析，只是簡單地重復利用會計信息化軟件處理日常會計的基本核算，而無法按照計算機管理的特點重新規劃業務流程。多數已實施會計信息化的單位僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，未建立完整的會計信息系統，使會計信息不能及時有效地為企業決策及管理服務。企業要實現管理信息化，要求財務信息和業務信息一體化，而許多中小企業由于管理意識不到位、資金短缺、人員缺乏、業務鏈脫節等原因，不能實現財務與業務一體化，這樣就會影響企業會計信息化發展的進程。實現會計信息化的主要目的是實現財務、業務、生產一體化；實現物流、信息流、資金流的同步性；實現財務預算、財務控制、財務分析的動態化。但目前只有部分大型企業和政府部門實現了信息化，且財務軟件大多只在財務部門使用，造成橫向上不能與銀行、稅務等部門信息共享，縱向上不能與客戶、供應商及時溝通，帶來信息處理不及時、信息存儲冗余等問題，導致信息孤島現象的產生，未能將會計信息化融合于企業信息化之中。目前，我國企業會計隊伍的人員結構和知識結構還不能滿足信息化的要求，需要培養他們熟悉新的信息技術和方法，提高自身的業務水平，有更強的責任心和良好的職業道德。

（四）中小企業內部控制不完善，會計信息化基礎管理工作薄弱

目前，池州市大部分中小企業都是家族式企業，其內部控制管理制度不健全、不完善且企業制度無法得到真正的落實，許多制度形同虛設。而會計信息系統作為企業管理信息系統的子系統，在企業制度沒有得到有效實施的情況下，會計信息化的進程必然受到阻礙。部分中小企業在手工核算方式下會計基礎工作較差，賬、證、表的格式和內容混亂，核算方法與程序不統一、不規范。由于基礎工作薄弱，會計信息化系統出現了一系列企業基礎信息分類及編碼缺乏總體規劃的現象。企業基礎信息分類與編碼的好壞，將直接影響信息系統信息共享、交換的效率和質量。企業基礎信息編碼包括：組織機構編碼、人事編碼、會計科目編碼、供應商編碼、客戶編碼、物資編碼、固定資產編碼、設備編碼等八類。由于會計信息化實施時，往往只考慮財務部門工作的需要，沒有從整個企業管理信息系統的高度出發，導致各信息系統的編碼種類繁多且很多編碼相互之間不兼容，存在同一編碼對象在不同系統中分類和編碼完全不同，形成很多“信息孤島”。會計科目設置時簡單照搬手工條件下的會計科目，沒有充分使用輔助核算來提升會計信息的數量和質量；客戶編碼和供應商編碼采用順序號編碼，給客戶信息和供應商信息錄入和查詢等帶來不便。

（五）缺少強有力的安全防范措施

在會計信息化環境中，所有的會計信息都以電子數據形式集中存儲在計算機數據庫系統中，會計信息化系統很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵擾，這種侵擾可能來自于系統外部，也可能來自系統內部，很多企業沒有針對網絡環境來建立和完善相應的會計信息化安全防范措施。主要表現為：操作人員安全保密意識差，不設置口令密碼，或口令密碼長期不變，或保管不嚴，系統管理員對操作人員操作權限設置不當，操作人員短時間離開計算機時，不正常退出財務軟件，沒有采取瀏覽防范措施，致使未經授權的人員可輕易地操作系統、瀏覽、修改數據；個別操作人員使用帶有重要財會數據的計算機上網聊天，給網絡黑客竊取信息或病毒侵擾提供了機會；沒有對軟件提供的操作日志進行管理，數據資料沒有定期打印存檔或隨機備份不及時，對會計信息化系統崩潰、數據丟失缺乏災難恢復措施等問題。

三、中小企業信息化問題采取的對策

對于中小企業來說，由于企業規模較小，投入少，期望值高，抗風險能力較弱，經不起信息化失敗的打擊；企業的IT基礎設施差，有的企業甚至需要從鋪設局域網開始做起；企業管理基礎薄弱，許多規章制度尚未健全；人員素質尤其是管理人員的素質較低，信息化的實施比較困難。針對中小企業的這些特點，我們可以從以下幾點來解決這些問題：

（一）政策支持與引導

認識是第一位的，沒有認識提高就不可能產生行動上的積極性，當然也就不可能取得較好的效果，不少人沒有認識到信息系統能把企業管理得井井有條，可以為領導提出很有價值的輔助決策信息，而且在速度和準確方面比人做得更好。相關部門要組織各種類型的研討會和培訓班，使管理者了解企業信息化工作的重要性和緊迫性。尤其要通過國內外的典型案例分析，使企業真正受到教育和啟發。同時各級政府在政策上也要對企業進行引導和支持，把信息化建設列為技術改造的一個重要部分，從政策調控上促進企業的信息化建設。

（二）加強會計人員的信息化培訓，培養復合型的會計人才

會計信息化的正常運行，充分利用會計信息化的功能，就必然對會計人員和其他管理人員有更高的要求。信息化系統建成之后，需要維護、升級、改造，管理過程中還要依靠企業自己的力量，這就要求加強對信息從業人員的培養和引進。首先，企業要加強內部人員的培養。包括對系統開發人員的培訓與系統使用人員的培養，其中，前者關系到企業信息化開發的成敗，而后者關系到企業信息化實施的成敗。企業要通過內部培訓等手段，提高企業員工的信息理論知識和創新意識，從而確保信息化建設的成功。其次，可以利用現有院校和社會資源建立“企業信息化人才培訓基地”，進行切實有效的信息技術專業人才培訓和企業管理人員的企業信息系統基礎知識及操作技能培訓。充分利用學歷教育、繼續教育、網絡教育、實踐鍛煉、交流研討等各種行之有效的途徑和方式，不斷加大人才培養力度，多出人才、快出人才。加大會計信息化人才的產學研合作培養力度，研究建立國家扶持、單位鼓勵、個人積極參與，選拔、培養、評價與使用相結合的會計信息化人才培養機制。

（三）完善中小企業內部控制制度和基礎管理

健全的內部控制制度是實施會計信息化的前提條件。會計信息化使經濟業務可以在遠離企業的終端機上瞬間完成數據處理工作，過去由會計人員處理的有關業務，現在可以由其他業務人員在終端機上完成；過去應當由幾個部門按預定的步驟完成的經濟業務事項，現在可能集中在一個部門甚至一個人就可以完成。實行會計信息化，企業內部控制制度的范圍和控制程序比手工會計系統更加廣泛、更加復雜，控制的重點由對人的內部控制轉變為對人、機的共同控制。因此，中小企業應根據自己的實際情況，科學合理地制定一系列行之有效的內部管理制度，如會計信息化崗位責任制、會計信息化操作管理制度等，并從技術上采取措施，保證會計數據的安全、保證會計信息系統對企業經濟活動反映的真實、準確、有效。

（四）試用、實施SaaS的信息化模式，推動會計信息化建設

SaaS是Software-as-a-service（軟件即服務）的簡稱，是隨著互聯網技術的發展和應用軟件的成熟，而在21世紀開始興起的一種完全創新的軟件應用模式。它與“on-demand software”（按需軟件），the application service provider（ASP，應用服務提供商），hosted software（托管軟件）所具有相似的含義。它是一種通過Internet提供軟件的模式，廠商將應用軟件統一部署在自己的服務器上，客戶可以根據自己實際需求，通過互聯網向廠商定購所需的應用軟件服務，按定購的服務多少和時間長短向廠商支付費用，并通過互聯網獲得廠商提供的服務。用戶不用再購買軟件，而改用向提供商租用基于Web的軟件，來管理企業經營活動，且無需對軟件進行維護，服務提供商會全權管理和維護軟件，軟件廠商在向客戶提供互聯網應用的同時，也提供軟件的離線操作和本地數據存儲，讓用戶隨時隨地都可以使用其定購的軟件和服務。目前，在線會計服務商都提供免費試用幾個月，通過試用，用戶可以確定產品是否符合他們的實際需要，而且還可以研究對數據的訪問速度、系統的易用性和復雜性、穩定的服務、服務提供商是如何處理用戶的投訴、建議和其他用戶的關注內容等，最終根據自己的需求選擇和實施性價比高、服務優良的在線會計產品，這將有利于降低企業實施的風險。

國內著名的SAAS供應商是創建于2004年6月的八百客，致力于向客戶提供以CRM為核心的產品、服務和解決方案，為客戶創造長期的價值和潛在的增長。用友（偉庫網）、金蝶（友商網）、阿里巴巴在內的國內軟件廠商隨后也都開始介入SaaS市場。目前，SaaS正在深入細化和發展，所提供的服務除了最初的CRM之外，正在推出包括ERP（企業資源計劃）、SCM（供應鏈管理）、FM（設備管理）等在內的企業全面解決方案。

對于許多中小型企業來說，SaaS是采用先進技術的最好途徑，它消除了企業購買、構建和維護基礎設施和應用程序的需要，降低了信息化的運行成本。而SaaS提供客戶服務是一對多的關系，針對行業客戶采用相同的應用服務。這不僅可以節省企業的信息化項目投資，而且還可以縮短項目的周期。另外企業為了使用該服務，必須先根據行業標準流程來優化自己的操作流程。而這種業務流程再造對于提高企業的信息化管理效果具有很大的影響。因為經過業務流程再造，可以把企業管理流程中不合理的環節去掉，從而提高企業的管理效率。