高校基建會計檔案管理若干問題探析

黃 平

一、高?；〞嫏n案管理的現狀及存在的問題

1.原始資料的粘貼、裝訂不規范，不僅不易于原始資料的保管，造成憑證附件丟失的現象，且缺乏美觀

高校大規模的擴建，極大地增加了基建會計的業務量，改變了以往基建會計憑證一個月裝訂一本，甚至幾個月合訂一本的現象，并且每張憑證后附的單據也隨之不斷增多，大的諸如合同、決算等，小的像出租車票等?；〞嫏n案管理人員最基礎的工作就是原始票據的粘貼和裝訂，由于基建會計檔案管理人員多數為兼職，且人員不夠固定，缺乏足夠的技術經驗，往往就前來報賬人粘貼的原樣僅做一簡單的整理就裝訂成冊，結果裝出來的憑證造成“大肚子”（由于票據都粘貼在粘貼單的中間部分造成）現象，外觀極其難看；紙張大一點的原始資料雖然折疊成憑證大小，但不注意用剪刀檢出裝訂線，造成日后翻閱不便，甚至會出現將原始資料撕爛的現象；票據粘貼太靠粘貼紙左側不給裝訂留位置，或者裝訂太靠里造成查閱時看不到相關內容；粘貼時所用膠水粘度不夠，原始附件時有脫落；相關合同、決算的重要附件不付憑證之后，造成日后查賬資料不全……種種現象表明憑證裝訂是會計檔案管理的基礎工作，其重要性顯而易見。

2.管理重紙質檔案、輕電子檔案

目前許多高校只注重紙質的憑證、賬簿、報表、合同的檔案管理，而對電子介質檔案缺少必要的統一管理。特別是隨著業務量的擴大，為了滿足管理者的需要，軟件更新換代比較快，對基建財務系統電子檔案缺少必要的存儲立檔，使得基建財務會計電子介質檔案基本上處于空白，不利于無紙化查閱、信息共享、提高工作效率。

3.傳統的會計檔案移交時間與高校擴建日益增多的基建會計檔案翻閱頻率不相適應

根據《會計檔案管理辦法》規定，會計檔案只能在財務部門的留存時間僅為一年，一般到第二年初單位檔案管理部門即會通知財務部門，要求其進行會計檔案移交工作，這同基建工程建設期長，會計處理銜接性強，頻繁的檔案查詢的特點不相適應，而且院檔案室一般和財務處辦公地點不在同一個辦公樓或同一個校區，借閱手續又比較繁雜，日常的查詢業務給基建會計工作帶來了極大的不便。

4.管理制度不完善，憑證時常有遺失現象

由于財務處的檔案管理很難引起領導重視，檔案管理人員大多都是“閉門造車”，得不到專業的培訓，僅憑經驗進行管理，難免造成管理上的漏洞。比如檔案查閱制度不健全，隨意翻閱、外借，憑證查閱后不能及時歸位，會計憑證遺失現象時有發生，對于高校基本建設來說，多數業務基本都是龐大的支出，一旦原始資料丟失，由此引起的經濟損失是十分慘重的。

二、加強高校基建會計檔案管理工作的辦法

1.財務處應當安排專人負責基建會計檔案的管理工作，并保持會計資料相對的穩定性

俗話說“熟能生巧”，穩定的檔案管理人員在日常操作中會積累許多好的經驗，進而不斷完善檔案的管理工作。目前我校財務處就有專門的會計檔案管理人員，長時間的基本操作加上潛心研究，我校財務檔案管理人員摸索出一套比較可行的基本操作辦法。首先，學院財務處統一印制了票據粘貼單，大小與記賬憑證紙相同，左側2公分處做好裝訂線標記，并標明“請將票據自上而下、自右而左錯開依次粘貼”字樣，對經常報賬的人員實行簡單的粘貼指導，如膠水盡量使用粘度比較高的，小票粘右邊，大票粘左邊，上下左右均不可超出粘貼紙的邊緣，票據粘貼的距離可根據單據的多少而定，多則密粘，也可多粘幾張粘貼單，少則疏粘，左邊粘貼時不能超過裝訂線，這樣粘出的票據不但不會出現“大肚子”，還避免了票據重要內容被裝訂住看不到的現象；紙張比較大的原始資料應按憑證紙的大小進行折疊，左邊留好裝訂的位置并用剪刀自上而下或自下而上沿裝訂線將折疊部分剪開（注意不要剪到附件內容），以便日后查閱時容易打開資料，不至于撕爛；整冊憑證整理好后，如果左側較右側薄，可適當加墊些小的硬紙片以平衡厚度，這樣裝訂出來的憑證冊就像一本精致的小書，既美觀又耐用，而且還保證了原始資料的完整性；又厚又大的合同、決算等資料應將其重要的頁面復印放置在原始憑證之后，并注明“合同另存”或“決算另存”字樣，如工程決算入賬時可將“工程決算書”中的審計部門出示的審計報告主頁及顯示建設單位、施工單位、審計單位簽章并有決算總數據的頁面復印附憑證后，其他相關明細資料可以工程項目名稱單獨分類另存，在其頁面上可表明相關的憑證號，隨憑證一起交到檔案室統一管理，以便于日后查詢。

2.建立高校內部相關職能部門網絡平臺，實現基建會計檔案信息化管理

在基建會計檔案歸檔和移交時，應將同一份檔案電子版同時歸檔和移交，在高校相關職能部門之間按照權限建立內部網絡平臺，將電子基建會計檔案上網，這樣可以滿足相關職能部門的日常查詢、數據分析和編制報表的需要，從而達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便高效的目的，既避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于電子檔案資源的統一管理，極大地提高了工作質量和工作效率，為高校領導決策提供真實、有效的信息支持。

3.根據實際情況，可適當延長基建會計檔案在財務處的保存時間

根據基本建設工期較長的特點，原財務處可臨時申請院檔案室延長基建會計檔案的保存時間，一般來說一個基本建設項目兩年之內基本上完工并決算完畢，為了方便資料查詢，筆者認為基建會計檔案在財務處的保存時間可延長至兩年，由于目前高?；〞嬇c事業會計實行的會計準則不同，會計處理仍然是兩套賬，基建會計檔案裝訂成冊、編號等和事業會計檔案互不影響，因此適當延長基建會計檔案的移交時間并不影響事業會計檔案的移交期限，從而為基建會計人員的查賬工作帶來了極大的便利，既能提高工作效率，又能為學院領導提供及時、準確的相關會計資料。

4.建立健全基建會計憑證的管理制度，提高會計檔案管理人員的業務素質

建立健全會計檔案管理制度，加強基建會計檔案的管理。嚴格基建財務會計檔案的查閱、復印、外借手續，基建會計檔案只限本院的基建會計人員查詢，原則上不得外借，如有外單位特殊需要申請查詢、復印，須報經財務處領導批準并履行登記手續（填制：檔案借閱（復?。┑怯洷恚┖蠓娇刹樵?，實際操作由基建會計人員來完成。未經單位領導同意，任何相關工作人員都不得泄露基建會計檔案秘密。除此之外，學院領導應重視會計檔案的管理工作，加強會計檔案管理人員的技能培訓，為會計檔案管理者多提供一些向兄弟院校學習的機會，取長補短，通過多渠道的學習培訓提高會計檔案管理人員的實際工作能力及責任心，更好地為學院服務。

目前，高?；ㄘ攧展芾砗突A工作正在規范化的建設過程中，高?；〞嫏n案管理是其中一個極其重要的環節，也是學院持續發展的主要組成部分，新的形勢給我們帶來了新的挑戰。讓我們從基建會計檔案管理這項基礎工作抓起，不斷完善各項基建會計管理制度，為學院的健康發展提供可靠的保證。