高校教學檔案數字化管理與建設

藎成冬梅 孫 洋

高校教學檔案數字化管理與建設

藎成冬梅 孫 洋

在高校教學與檔案管理中，以文字、圖表、聲像等不同形式保存下來的數字化教學檔案，是高校教育改革與發展中不可或缺的組成部分。教學檔案數字化建設能夠促進新時代我國高校檔案事業發展，也能夠提高高校教育教學水平。應積極構建相關管理模式，制定一系列有效的措施與對策，以實現高校教學檔案信息數字化建設的可持續發展。

教學檔案數字化管理擴大了教學檔案保存的內容。傳統紙質教學檔案只能保存文字、圖形、圖像等幾種基本的信息類型。對于現代的媒體發展而言，其保存的范圍非常狹窄。反映了紙質教學檔案的局限之處。教學檔案數字化管理是信息時代的產物。信息社會有著郵件、電話、電傳、電視、電影、出版、新聞、創意、廣告、設計、教育等主要的功能，能夠把文字、語言、圖像、聲音、圖表、動畫、數據等融為一體，使人們的視覺、聽覺、觸覺、嗅覺達到和諧一致。因此，教學檔案數字化管理有著多樣化的特征，其意義與功能在數字化時代得以充分展示，其傳播的效果是高校教學檔案發展過程中的重大革新。

高校教學檔案數字化管理提高了教學檔案管理工作的效率。首先，高校教學檔案數字化管理使教學檔案能夠按時歸檔，檢索與查詢更加方便。高校各系部可以按照自己的權限，在網絡系統中分組傳閱相關資料，并標明處理意見。在年末歸檔的時候，在高校教學檔案管理系統數據庫里，按數據格式來傳輸有關的教學檔案，能夠減少高校教學檔案管理部門錄入教學檔案數據的工作。在平時的工作過程中，教學、科研、設備等教學檔案已進行數字化處理，不需要來錄入大量的數據。作為傳統教學檔案的關鍵，數據錄入問題得以解決。其次，各種校園網數據庫的建設，使數據處理效率提高，各種數據能非常準確而及時歸檔。高校內的管理對象眾多，通過數字化教學檔案，能夠準確反映教職工的入職、調動和退休、學生入學和畢業等的情況。

教學檔案數字化管理能夠優化配置教學檔案資源。數字化教學檔案能夠進行自動分類組卷管理，其保存的環境優于紙質教學檔案，能夠從根本上避免教學檔案的丟失、損毀等情況，從而減少保存成本。通過數字化管理，數字化資料在轉化為教學檔案的過程里，可以隨時從不同角度和其他文檔進行檢索、整序、分類、組合、組卷、統計，還能夠便捷的展示文檔的時間、內容、來源、形式等各方面的關聯。在教學檔案數字化時代，不再需要再像紙質教學檔案管理一樣，通過人工的方法來為大量而復雜的教學檔案進行分類組卷，使得教學檔案的管理工作更加方便。光盤的保存環境并不嚴格，極大地減少了教學檔案丟失、損毀的可能性，降低了保存成本，對于保存管理教學檔案與共享教學檔案資源發揮了無可替代的作用。

數字化教學檔案是高校系部教學工作的重要部分，要有一定權限才可以使用。系部數字化教學檔案的用戶有三種：學生，教師和教學管理人員。對于三種不同用戶應授予不同的權限，監控登錄的方式，保證檔案信息資源的安全可靠。

教學檔案數字化建設不是簡單的檔案管理，而是和日常的教學工作密切相關，從日常的教學中直接轉化，或者是初步加工后轉化而來。因此，教學檔案數字化建設應依據教學工作的需要來確定，適應日常教學管理系統。

作為信息資源，數字化教學檔案不局限于高校的私有財產，其成果可通過網絡應用于社會上，實現其社會價值。因此，在進行教學檔案數字化建設的過程中，要遵守國家、專業標準，構建具有自身特色的數字化目標，和其他部門進行協調合作，統籌規劃，實現資源共享。

教學檔案數字化管理與建設有用兩種方式：一種是檔案館室授權數字化專業單位，委托其制作。這種方式使得檔案館室節省了購買數字化設備、設施的費用，而且時間短、質量高，缺點是費用比較高。另一種是通過組織人員自己完成。首先，依據需要構建高校學生學歷數據庫，提出數字化目標。其次，明確數據格式，包含姓名、性別、學習起止日期、出生日期、層次、專業、學習形式、畢業情況、畢業生照片與畢業證書編號等。第三，核對數字化教學檔案的數量，檢查檔案信息的完整性，分析數字化教學檔案的數據。第四，制定需要完成的時間與分析計劃工作量。第五，準備電腦，然后安裝數據錄入系統。第六，在檔案館室人員進行簡單的培訓之后，指出錄入數字化教學檔案注意事項，開始錄入數據工作。第七，完成全部的數字化教學數據錄入，檔案館室負責進行匯總與核對工作。第八，制作檔案數據光盤，在上報的同時，檔案館室要備份保存。檔案館室的保留的數據，在檔案管理系統中進行數據格式的轉換，并且在網頁上提供鏈接，以方便查詢。

在人員使用方面，發揮學生對電腦操作熟悉的優勢，通過提供長期的勤工助學崗位，同在學生實習實踐的過程中輸入檔案數據，建設數字化教學檔案數據庫。在建設經費方面，向學校申請教學檔案數字化建設的專項基金，爭取學校的經費支持與投入。在設備配備方面，密切溝通與聯系學院系部、教務處與研究生院，在寒暑假等設備比較空閑的時間，使其計算機、高速掃描儀等設備得以充分利用，在任務比較繁重的時候集中完成數字化教學檔案建庫工作。

根據數字化教學檔案的具體情況，采取三種輸入方法：電腦鍵盤手工錄入、機器掃描輸入、電腦多媒體輸入方法輸入。構建基礎目錄數據庫，成績數據、學籍數據等索引部分的文本數據都可以通過手工方式進行輸入；對諸如文憑、畢業證發放名冊、學籍中畢業生照片等要求使用原件的部分，則通過數碼相機拍攝或者掃描，以圖形的形式保存在相應數據庫里；對于多媒體教學錄像等，使用電腦多媒體處理方式將其轉換成數字化文件。在數字化數據庫格式標準的選擇上，運用統一的常見文件格式。在教學檔案歸檔應用軟件系統開發完成之前，資料的歸檔可建立實用而簡單的卷內目錄、案卷目錄與歸檔移交清單表格，然后這些數據由檔案館室人員通過相關軟件轉入至數據庫中。在數字化教學檔案運用的形式選擇上，實現服務網絡化，進行數字化教學檔案管理與高校管理模塊的聯網對接，使得高校各部門能夠直接調用教學檔案。此外，數字化教學檔案數據庫利用范圍要進一步擴展，實現資源共享，積極發揮教學檔案數字化的作用。

高校教學檔案數字化管理與建設是高校檔案工作的核心之一，是高校教學工作記錄、參考、總結的依據。數字化教學檔案真實、準確、完整地展現了高校教學管理的整個過程，為教學活動提供直接的服務，是教學工作的重要組成部分。進行科學規范的教學檔案數字化建設，是非常必要的。當然，構建高校教學檔案數字化管理與建設平臺的時間還不長，還有很多不完善的地方，需要進一步研究與探索，不斷發展與完善數字化教學檔案管理工作，為高校教學發展與改革提供更優質的服務。

注：該文系陜西省教育科學“十一五”規劃2010年立項課題（SGH10088）和咸陽師范學院2010科研項目（10XSYK326）階段性研究成果

[1]王斌華.教師評價模式:教學檔案袋[J].教育理論與實踐，2004，（7）.

[2]蔡青.關于高校教學評估與優化教學檔案管理的思考[J].高教論壇，2006，（4）.

成冬梅，陜西工業職業技術學院新聞中心講師；孫洋，咸陽師范學院教育科學學院講師）