我國企業利用信息資源存在的障礙及對策

黃貴寧,梁友珍

(廣西財經學院,南寧 530003)

在 2010年天津夏季達沃斯論壇上,國務院國資委時任主任李榮融不無憂慮地表示:“2002年以來,大概每年倒閉的國有企業將近 5 000家,其中也包括中央企業[1]。”這已經成為我國當前改革與發展的重大現實和熱點問題。造成其倒閉的原因是多方面的,如機構臃腫、多重領域、人才流失的“大企業病”、領導決策失誤、領導腐敗、不善于利用企業信息資源等。在眾多的倒閉原因中,不善于利用信息資源是主要原因,企業對信息資源不關注,不善于收集、檢索和利用。這從不久前的華中科技大學對我國企業利用信息資源狀況的一份調查(下稱該調查)得以證實:中國企業有近一半人(占被調查企業人數 49.79%)[2]不注重對信息資源的收集和利用,更談不上利用信息資源作為商業競爭中的籌碼。這是我國企業發展所面臨的一大障礙,只有盡快找出其解決方法,才能在競爭中獲勝。

一、我國企業利用信息資源存在的障礙

(一)我國企業利用信息資源存在的主要障礙

1)對信息資源及其利用不夠關注。這從該調查就得以證明:被調查的總人數為 466人,他們分別來自我國部分國有企業、私營企業、外資企業、合資企業和事業單位。在該調查“被調查人員或企業對信息的關注情況”一欄顯示: 12人(2.57%)沒有填寫此欄;222人(47.64%)表示關注; 232人(49.79%)表示不關注[1]。這說明對信息不關注的企業或員工的數量多于關注的。

2)領導對信息資源不重視。在一些企業領導看來,信息資源說起來重要,做起來次要,忙起來忘掉,價值難以被認可,甚至認為可有可無,“照搬使用”足夠了,不用自主研發,反映出他們在一定程度上還沒有完全擺脫抄襲他人成果的習慣。這種做法只出現在私營企業和國有企業中。從該調查在對待“照搬使用”的觀點就知道:私營企業占3.70%,國有企業占 1.52%,其他企業不填此項[2]。

3)對國外的信息資源和渠道來源的選擇相對較少。該調查報告了企業利用信息資源的比例分別是:中國期刊網占20.39%,國外期刊網占12.23%,中國IP(知識產權)網占22.32%,國外IP網12.88%,國內數據庫占9.44%,國外數據庫占 9.44%,中國 IP報占 13.52%,咨詢占14.38%,協助查詢占 2.58%,其他渠道占 3.65%[2]。結果表明,企業獲取信息資源的渠道來源主要是中國期刊網、中國的知識產權類網站和國內的相關數據庫,而對國外的信息資源和渠道來源的選擇相對較少。

(二)被調查企業不利用網上信息資源的其他障礙

1)不知道有相關信息資源。

2)雖然知道有網上信息資源但不會檢索。這在各類企業的被調查人中各占了約 15%～25%。

3)認為查詢成本高而不用。有的網及數據庫訂費或閱覽費昂貴,而企業不支持經費,或節省經費,干脆不用。

4)由于免費資源不好用,有人(占企業調查的 10%)就放棄使用。有的免費資源只有部分信息,不能查找細節,只好不用。

5)為節省費用采取自研的途徑。有的企業寧愿自己研究信息,也不愿意花錢檢索。這可能是因為企業資金有設限障礙。

6)采用其他渠道獲取信息資源。

(三)信息化人員的知識結構有盲點

有人在 2008年用一年時間走訪了大約 30多家企業,看到企業的信息化人員大都年輕,年輕得幾乎讓你感到他們沒有太多的工作方法和工作思路,沒有太多的人懂得信息化人員必須與企業的工作實際相互結合,造成技術與業務的脫節;有許多企業地處偏遠,不太了解外面的技術已經日新月異,抱著原有的一些技術觀念看待事務。而在企業工作中感覺最多的是,許多企業信息化人員埋頭于數據庫技術、網絡技術、JAVA技術、SAP技術、網頁編程技術,這是最讓人感到可怕的。他們真正要想做好企業的信息化就必須下到車間、銷售部門、采購部門和財務部門去虛心請教,了解業務流程、管理結構和一些與管理相關的知識。只有這樣才能夠為企業信息化出謀劃策,否則只是一個普通的工程技術人員而已,無法讓自己成功[3]。

二、我國企業利用信息資源的對策

(一)堅持利用好信息資源

信息資源與企業的人力、財力、物力和自然資源一樣同為企業發展的重要戰略資源。不同于其他資源(如材料、能源資源),它是可再生的、無限的、可共享的,是人類活動的最高級財富。

當前,中國企業面臨通脹、原材料漲價等更復雜多變的開放經營環境,對企業的應變能力、決策能力、創新能力都提出了更新的要求。各種能力的提高取決于企業對其信息資源的開發和利用。因此,加強中國企業信息資源的開發、利用和管理,對于企業的生產和發展起到了巨大的作用。

1)領導帶頭,全員參與信息資源管理。信息管理不僅是信息系統專家的工作,而且是信息資源所涉及的所有管理人員的職責。總之,信息資源管理是企業中必須“一把手”高度重視、全員積極參與的系統工程。一條信息使一個企業獲得新生的實例時有發生。例如,盼盼集團的前身是遼寧的一家瀕臨倒閉的鄉辦農機廠,不久前,廠長韓召善敏銳地捕捉到一條信息:國家公安部門要求金融等重要單位必須安裝技術防范設備。他當機立斷將原廠關閉轉產“盼盼牌”防撬門,短短 6年,如今達到年產 90萬樘們,年產值達 12億元,產品暢銷國內外,銷售量占全國市場份額的 20%[4]。他把這條信息與自己的產業關聯起來,并據此設計出切合該政策和法規的新產品,在中國制門產業中先人一步,他帶領全廠妙用“一條信息成就一個現代企業集團”。

2)加大對國外的信息資源和渠道來源的選擇范圍。該調查為什么出現企業對國外的信息資源和渠道來源的選擇相對較少的現象?一是因為中國企業管理層和技術人員在外文方面存在一定的語言障礙,二是因為中國企業的競爭意識還沒有到位,不了解國際信息如何參與國際競爭,閉門造車當然是行不通的。因此,一定要提高外語水平,更多地利用國外期刊網、國外 IT網和國外數據庫,以獲取國外信息資源,參與國際競爭。

(二)開設培訓班,掃除不利用網上信息資源的障礙

1)在調查中發現外企最會利用信息資源,因為他們利用網上資源占有更高的比例。提高企業利用信息的最佳辦法是開設信息檢索和利用的培訓班,向全員普及有關信息資源網或數據庫的知識和渠道來源。例如介紹中國期刊網、國外期刊網、中國 IT網、國外 IT網、國內數據庫、國外數據庫、中國IT報、咨詢專家、協助查詢和其他渠道。在講解CNKI中知網系列數據庫時,培訓班要詳細介紹CNKI網包含的中國期刊、中國博士學位論文、中國優秀碩士學位論文、中國重要會議論文、中國重要報紙、中國年鑒全文數據庫,還要介紹中國經濟信息網、國研網、萬方學位論文和維普中文期刊數據庫,以及中國經濟信息期刊、中國政報公報期刊文獻總庫等。

2)雖然知道有網上信息資源但不會檢索。有相當多的企業員工雖然知道有上述信息資源和渠道來源,但就是不知道網上資源的重要性和檢索方法,不知道常用的檢索途徑包括題名、主題、關鍵詞、作者、作者單位等檢索途徑,檢索時間范圍和跨庫檢索。

3)認為查詢成本高而不用。企業認為查詢網上信息及數據庫的訂費或閱覽費昂貴,干脆不用。只查網上免費信息,只能獲得一星半點,研發很難深入。企業要加大信息工作的投資力度,不能因為查詢網上資源收費貴而放棄重要資料的查詢。要向外企學習,外企不僅不會因為查詢成本高而放棄,反而不在乎花錢利用收費網站獲取重要的信息,他們深知信息就是企業的生命和利潤。

4)由于免費資源不好用而放棄使用。調查發現,外企不僅不會因為網上免費資源不好用而放棄,反而會百折不撓地充分利用免費資源。企業要克服畏難情緒,要通過各種途徑擴大檢索范圍。

5)節省費用采取自研的途徑。為了節省查詢經費采用自研途徑也不失為一種權宜之計。

6)采用其他渠道獲取信息資源。如咨詢專家,聽有關講座,或通過產品、圖片、資料獲取資源。

(三)讓全體員工樹立信息就是一種“新資源”的理念

人們以為信息資源只是指人類社會經濟活動中經過加工處理并大量積累起來的有用信息的集合。其實,信息不僅僅體現為信息系統中的數據、表格、圖形和運算能力等,更成為企業中獨立于人力、原材料、資金、技術和設備等資源之外的重要新型資源,是創造社會財富的重要因素[5]。信息資源如同人、財務、技術等資源一樣分布于企業的各個部分。信息系統已成為企業在競爭中獲取和保持優勢的必要手段,也使信息作為一種“新資源”的理念不斷強化。信息同能源、材料并列為當今世界三大資源[6]。

(四)堅持“人”才是信息資源的最終有效發揮功能的決定性因素

信息系統和信息資源之間是相互依存、相輔相成的。以往許多管理信息系統失敗的原因就在于,過多地強求和注重從信息技術和方法上解決問題,從根本上忽視了“人”才是信息系統能否最終有效發揮功能的決定性因素,忽視了對信息資源整體的全面支持和戰略管理。許多人認為“購買一些硬件設備、聯上網、開發一個應用系統并給以一定的維護就是實現了企業信息化”[5]。這是片面理解。新觀點是,企業信息化就是指企業廣泛利用現代信息技術,充分開發和利用其信息資源,及時地把握機會做決策,提高運行效率。因此,必須發揮人的積極性,才能更有效地運用信息資源。正如毛澤東所說的那樣:“決定戰爭勝負的是人而不是武器。”

(五)大力培養企業運用信息資源的高級復合型人才

目前,我國企業信息化缺乏的是高級科技人員。其中尤以既懂設計研制,又熟悉信息技術,并且善于經營管理的高級復合型人才最為缺乏。培養這類復合型人才已成為當務之急。

(六)企業加大信息工作的支持力度

企業要從人、財、物方面加強對企業信息化工作的支持。

(七)關注并利用好可利用的信息資源

調查發現,企業關注信息的人不到一半,即使有一些人關注信息,也只關注和獲取國內的信息資源,而對國外的信息資源關注不夠。相對國企而言,合資企業和外資企業更注重自主研發。不是進行盲目的、不加參考信息資源的研發,而是結合收集其他信息進行研發。這一點是我國企業不可忽視和必須學習的,否則就不可能在國際市場占據有利地位。

(八)消除企業信息化人員的知識結構盲點

許多企業信息化人員因為年紀輕,沒有多少工作經驗,所以必須深入到企業基層包括車間、銷售、采購和財務等部門,虛心請教一線工作人員,了解業務流程、管理結構和與管理相關的知識,然后為企業信息化做出有針對性的對策。必須堅持信息與企業工作相結合、防止技術與業務脫節,要配備老中青三結合企業信息化人員,增加工作經驗。身在偏遠企業的信息化人員,要采用“走出去,請進來”的方式,到大城市的企業去學習,請大城市的企業信息化專家來企業指導信息化業務,及時了解網絡新技術。信息化人員不能埋頭于單純的數據庫、網絡技術等技術,要做成功的信息專家,努力幫助企業獲得新生,走向繁榮。

三、結束語

目前,我國企業利用信息資源存在的主要障礙是:對信息資源及其利用不夠關注,特別是對國外的信息資源和渠道來源的選擇相對較少;不知道信息資源就是一種“新資源”的理念,而且忽視了“人”才是信息系統最終有效發揮功能的決定性因素;缺乏運用信息資源的高級復合型人才和信息工作經費支持,信息化人員大多不與工作相結合,抱著單純技術觀點處理事務。只有清除這些障礙,企業才能充分利用信息資源。對策是:堅持利用好信息資源,開設信息資源利用培訓班,掃除利用網上信息資源的障礙,讓員工都知道信息資源是一種“新資源”的理念,堅持“人”才是系統最終有效發揮功能的決定性因素,充分發揮人的主觀能動性,不能埋頭于單純的數據庫和網絡技術,要深入企業一線結合實際,消除信息化人員的知識結構盲點,把自己鍛造成為利用信息資源的高級復合型人才,為企業發展獻計獻策。

[1] 本報編輯.世聲[N].文摘報,2010-09-21(1).

[2] 楊為國,張俊.讓信息資源服務于自主創新:我國企業利用信息資源狀況調查[J].中國發明與專利, 2006(2):50.

[3] 童繼龍.企業信息化人員的知識結構的盲點[EB/ OL].[2008-07-08].http://cio.ctocio.com.cn/ pinglun/286/8206786.shtm l.

[4] 廣西壯族自治區課程教材發展中心.創造與創業[M].南寧:廣西科學技術出版社,2007:125.

[5] 陳書勤.企業信息資源管理實務精要[EB/OL]. [2002-11-13].http://www.mie168.com/other/ 2002-11/39151.htm.

[6] 百度百科.信息資源[EB/OL].[2011-02-28].http://baike.baidu.com/view/58439.

(責任編輯 周江川)