試論人事檔案的特性

常麗麗

（齊齊哈爾市第一社會福利院 黑龍江 齊齊哈爾 161006）

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等個人情況內(nèi)容的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。人事檔案直接影響到人事工作的效率和質(zhì)量，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證明時，都需要使用人事檔案。隨著人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現(xiàn)，干部的競爭擇優(yōu)和正常流動機制正在形成，為適應(yīng)這一發(fā)展，人事檔案工作也必須形成與之配套的管理模式。

一、人事檔案的準(zhǔn)確性

由于人事檔案收集歸檔范圍較大，既包括人事檔案的基本材料，又包括干部考核的有關(guān)材料，涵蓋了學(xué)習(xí)經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)職稱、科研發(fā)明創(chuàng)造、入黨入團(tuán)政審材料、表彰材料、辦理工資待遇、出國審批以及紀(jì)檢審計材料、健康檔案等。由于材料數(shù)量、類別較多，經(jīng)歷了工作、學(xué)習(xí)的各個階段，由于記憶差錯或者其他原因，會產(chǎn)生出生年月、學(xué)習(xí)時間、工齡、入黨入團(tuán)年月有一些出入，這直接影響當(dāng)事人的轉(zhuǎn)正、定級、評聘職稱、提拔任用等，既關(guān)系到個人的切身利益，也關(guān)系到競爭者的公平性。因此，我們采取開具證明的方式糾正錯誤的時間，保證人事檔案的嚴(yán)肅性。在此基礎(chǔ)上，對今后收集的材料事先審查，將錯誤消滅在萌芽狀態(tài)。

二、人事檔案材料的完整性

人事檔案大致分為領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案、普通干部人事檔案、工人人事檔案、離退休人員人事檔案等。人事檔案是按要求辦理完畢的正式材料。由于人事工作是一項動態(tài)工作，需要不斷調(diào)整，因此，存在部分人事檔案材料不全，或者遺漏某一類材料，工作職務(wù)變動時沒有及時補上人事檔案材料等問題，也有存轉(zhuǎn)遞過程中造成部分材料遺失的現(xiàn)象，從某種角度講這會造成人事檔案的局部空白，不利于人事調(diào)配，干部提拔，也影響當(dāng)事人繼續(xù)學(xué)習(xí)深造。因此，我們應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，采取多種方式、多種渠道隨時隨處進(jìn)行收集歸檔，通過定人、定期、定點，把好每個收集環(huán)節(jié)的質(zhì)量關(guān)，加強與人事檔案形成部門的聯(lián)系與溝通，做好收集材料登記和缺少材料登記，及時催補缺少的材料。經(jīng)常性補充材料，可以保證材料準(zhǔn)確、完整、齊全、規(guī)范、真實、文字清楚、對象明確，確保人事檔案質(zhì)量。

三、人事檔案材料的真實性

人事檔案是檔案當(dāng)事人的真實歷史記錄，真實性也是檔案的基本屬性。由于現(xiàn)在社會上存在假文憑、假證件等現(xiàn)象，對收集到的檔案材料進(jìn)行鑒別非常重要，防止弄虛作假材料的混入，防止虛假材料對人事工作帶來的混亂和危害。通過聘請專家鑒定。剔除假冒的人事檔案材料，保證人事檔案材料的純潔性，并將歸檔的材料進(jìn)行整理、分類，做到目錄清楚、分類準(zhǔn)確、編排有序、裝訂四邊整齊、規(guī)格統(tǒng)一。真實的檔案材料才能提供迅速、準(zhǔn)確的信息，保證正確地利用人事檔案。對人事檔案的書寫用具和材料鑒定也不可忽視，不符規(guī)格的材料不能稱之為檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒別歸檔。保證人事檔案材料內(nèi)容和載體的真實性，為人事工作提供可靠的依據(jù)。

四、人事檔案的嚴(yán)肅性

由于查閱人事檔案的人員規(guī)定不嚴(yán)，查閱人事檔案有一定的隨意性。有的貪圖方便委托親屬查閱，隨便摘抄、復(fù)印檔案，隨手涂畫檔案，做記號，拆卷等。為防止人事檔案泄密，被不法分子利用，查閱人事檔案須經(jīng)相關(guān)部門審批、登記，對親屬查閱采取回避制，注意保密，根據(jù)需要經(jīng)批準(zhǔn)方可同意摘抄、復(fù)帶lJ檔案內(nèi)容，且不得在檔案上劃任何標(biāo)記，不得涂改檔案，不得折疊或拆散、損壞檔案材料，閱檔時，嚴(yán)禁吸煙、喝水，嚴(yán)防損壞和污染檔案材料。人事檔案工作是一項非常嚴(yán)肅的工作、當(dāng)事人出國、加工資、提拔干部、評聘職稱，需要查閱原始檔案，這項工作不僅是人事工作的一部分，還是個人工作、學(xué)習(xí)、生活的一部分，關(guān)系到單位工作的Ⅲ頁利進(jìn)行.也關(guān)系到個人的切身利益，所以應(yīng)嚴(yán)格查閱手續(xù)，確保萬無一失。

五、對人事檔案管理的建議

1.要解放思想，與時俱進(jìn)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會的進(jìn)步，人事檔案的作用也發(fā)生著變化，不能象以前一樣把人事檔案當(dāng)作階級斗爭的工具，目前的主要矛盾是人民日益增長的物質(zhì)文化生活需要與落后的生產(chǎn)力之間的矛盾，因此，在現(xiàn)時期，人事檔案對用人單位起參考作用，但是應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，人非圣賢，孰能無過？在處分類檔案中，有的人受過刑事處分，但是改造好后，在今后的工作中也能發(fā)揮他的作用，所以用人單位不能排斥這些人，給這些人一些改過自新的機會。

2.加強個人對人事檔案作用的認(rèn)識

目前人事檔案作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，很多關(guān)鍵的個人證明等手續(xù)都“繞”不開檔案這一關(guān)。尤其對于求職心切的大學(xué)畢業(yè)生來說，計算工齡、工作流動、考研、報考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及出國、升學(xué)、結(jié)婚、生育等都離不開檔案；特別是在行政機關(guān)和企事業(yè)單位，對人事檔案是相當(dāng)看重的。雖然現(xiàn)在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、評價、身份等歷史資料將不復(fù)存在。對求職者來說，一定要“善待”自己的個人檔案，有些人不注意自己的檔案投遞去向，工作多年后忽然發(fā)現(xiàn)自己的人事關(guān)系仍無著落；有的雖然與工作單位簽訂了勞動合同，但沒有到人才交流機構(gòu)辦理有關(guān)手續(xù)，這都使得工齡、檔案、保險等受到影響，造成不必要的損失。

3.各級政府人事部門要高度重視流動人員人事檔案管理工作

要加強督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要及時查清事實，分清責(zé)任，嚴(yán)肅處理，決不能姑息遷就。對在檔案管理中不認(rèn)真審查或?qū)彶榘殃P(guān)不嚴(yán)的人員，要視情節(jié)輕重，給予批評教育直至紀(jì)律處分；對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，觸犯法律的，要依法追究法律責(zé)任；對工作不負(fù)責(zé)任、違反職業(yè)道德規(guī)范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅決調(diào)離或予以辭退。對發(fā)生違紀(jì)違規(guī)行為的單位，要限期整改；問題嚴(yán)重的，要責(zé)令停業(yè)整頓，直至吊銷許可證。

[1]傅華.聚焦人事檔案.中國檔案，2003，（04）.