中職學(xué)校學(xué)生檔案管理之窺視

白莉

（哈爾濱輕工業(yè)學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150000）

中職學(xué)校學(xué)生檔案管理之窺視

白莉

（哈爾濱輕工業(yè)學(xué)校 黑龍江 哈爾濱 150000）

本文指出了中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案包含的內(nèi)容，闡釋了學(xué)生檔案管理工作中存在的問題及其解決辦法，從而推進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案的管理工作。

中等職業(yè)學(xué)校；學(xué)生檔案；管理

學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個重要組成部分，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學(xué)生家庭社會關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，也是學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項重要就業(yè)憑證，有著難以替代的作用。因此，如何加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理是值得我們研究與探索的重要課題。

一、學(xué)生檔案的主要內(nèi)容

學(xué)生檔案是指新生進(jìn)校時由招辦提供的，學(xué)生畢業(yè)由學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門的學(xué)生檔案。學(xué)生檔案包括以下內(nèi)容，新生基本情況登記表，學(xué)生各科成績匯總表，綜合測評評審表，評優(yōu)獲獎情況登記表，學(xué)生在校期間的政治思想及入團(tuán)入黨材料，畢業(yè)生體檢表，畢業(yè)生登記表等。

二、現(xiàn)階段中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作中存在的主要問題

學(xué)生檔案管理旨在對學(xué)生在校期間，所形成的各種材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。

1.學(xué)生檔案不連續(xù)、不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個分支，在中學(xué)階段就應(yīng)該對學(xué)生有評價和鑒定，然后學(xué)生步入中職學(xué)校后自動轉(zhuǎn)入，以便于對學(xué)生情況進(jìn)行全面掌握和管理。

2.重視不夠，管理體制不完善。很多中職學(xué)校沒有把學(xué)生檔案管理納入議事日程，很少研究與解決學(xué)生檔案管理中存在的問題；配備的檔案人員大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案部門的專職培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)技能與知識缺乏；沒有將學(xué)生檔案管理與教學(xué)管理掛鉤，普遍存在檔案意識淡薄問題。

3.學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。目前中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理一般由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，與班主任進(jìn)行溝通，對學(xué)生的實際情況進(jìn)行及時的填寫。加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過程沒有走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、材料缺失等等。

4.畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。現(xiàn)在中職學(xué)校的畢業(yè)生檔案的管理存在嚴(yán)重的問題，應(yīng)該引起社會的重視。現(xiàn)在中職學(xué)校畢業(yè)生檔案管理的方式是，學(xué)生畢業(yè)后自行領(lǐng)取檔案，放在家中由父母保管，畢業(yè)后學(xué)校不管理，社會上也無處存放，客觀上成了"死檔"，失去了檔案的價值，致使學(xué)生檔案缺損與丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。

三、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的對策

1.統(tǒng)一認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工要強(qiáng)化檔案意識，自覺支持和做好學(xué)生檔案管理工作。把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案管理當(dāng)作全校一項基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時加強(qiáng)管理，將學(xué)生檔案管理工作納入有關(guān)職能部門的目標(biāo)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時，做到人員到位。

2.加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，規(guī)范學(xué)生檔案的整理。學(xué)生檔案材料的收集要齊全，檔案要完整，保管要安全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡要工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫，不能出現(xiàn)錯別字；除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔；學(xué)年度班主任鑒定要根據(jù)學(xué)生實際，盡量能表現(xiàn)出各個學(xué)生的特點；專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一要求。檔案整理過程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫完整、規(guī)范，并且保持內(nèi)外名稱一致、順序一致，具體材料以時間先后為序。

3.嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)安全及材料完整。學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，時間集中且短，流量大，涉及面廣，參與的人員多，要設(shè)置合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，嚴(yán)格傳遞手續(xù)，以防畢業(yè)生檔案丟失。

此外，還會涉及到學(xué)生畢業(yè)后檔案的管理問題，現(xiàn)階段大學(xué)本專科畢業(yè)生的檔案有專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理，而中職學(xué)校畢業(yè)的學(xué)生檔案，至今沒存放之處。只能學(xué)生畢業(yè)時隨畢業(yè)證一同交由學(xué)生自行帶回，父母管理，甚至有的學(xué)生已經(jīng)把檔案丟失，如此的狀況很不利于對技術(shù)工作的人才管理。這就需要國家或地方加以重視，探究管理方式，把中職學(xué)生的畢業(yè)檔案統(tǒng)一管理，對學(xué)生就業(yè)及企業(yè)對人才的需求都非常有利，也可建立技術(shù)工人網(wǎng)絡(luò)，使技術(shù)工人合理流通。

總之，針對中職學(xué)校學(xué)生檔案管理出現(xiàn)的弊端，結(jié)合實際情況，對中職學(xué)校學(xué)生畢業(yè)檔案進(jìn)行合理有效的管理，是中職學(xué)校應(yīng)積極面對和亟待解決的問題。眾所周知，中職學(xué)校的畢業(yè)生是國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主力軍，他們理應(yīng)享有檔案的權(quán)益，不能讓他們畢業(yè)后成為“無檔”的“黑人”。