完善措施 有效管理:加強重大突發事件檔案管理的思考

杜 羽

(哈爾濱市軌道交通建設辦公室 黑龍江 哈爾濱 150000)

目前，由于受多種因素的影響，我國正處于重大突發事件的高發期。重大突發事件頻繁發生，對人民群眾正常的生產、生活構成了極大威脅，且這種情形還將隨著城市化進程的加快而呈不斷上升趨勢，導致整個社會的公共安全面臨著嚴峻挑戰。

面對這種嚴酷的現實，社會各方面都在積極探尋一條控制和減少重大突發事件造成損失的有效途徑。檔案部門作為社會重要職能機構，理應加入到這一社會性的探尋行動中，以自己的實際工作為社會獻計獻策、分憂解難。為此，各級檔案部門必須結合自身特點，提高認識、完善措施、有效地完善對重大突發事件檔案的管理，充分發揮其積極作用，以切實履行檔案部門的職能，為社會發展與社會現實提供服務。

一、完善重大突發事件檔案管理應注意的問題

綜觀已發生的重大突發事件，我們可以得出這樣的結論:所有的重大突發事件都具有“類型復雜、不易控制；猝不及防、難以預測；長期潛伏、危害嚴重；連鎖共振、波及廣泛”的共性特征。客觀上使重大突發事件檔案在管理的諸多環節上與傳統的文書、科技、專業檔案相比較而不同的特殊之處，給完善重大突發事件檔案管理帶來一定難度，應當引起注意:

1.重大突發事件產生領域、類型、規模不同，其所形成的檔案在內容、形式、載體、數量等方面會有較大差異。因此，在重大突發事件檔案管理中必須始終堅持公開的與不宜公開的檔案材料應當分別整理；檔案材料與資料應當分別整理；不同載體形式的檔案材料分別整理的原則。

2.重大突發事件將會在何時、何地、何種情況下發生都極具不確定性、且不依人的主觀意志為轉移。無疑陡增了收集、形成重大突發事件檔案的難度。各級檔案部門必須打破常規，加大收集形成重大突發事件檔案的力度，才有可能真正形成、積累有價值的檔案，進而完善重大突發事件檔案管理，以保障社會各方面查考利用的需要。這一點對于熟悉常態運行機制下的各級檔案部門來說，不能不引起特別的關注。

3.重大突發事件檔案的現實效用極強，各級檔案部門必須在處理好利用與保密關系的同時，抓緊研究落實利用重大突發事件檔案的制度、辦法。以便及時、有效地發揮重大突發事件檔案的作用，實現重大突發事件檔案的價值，最大限度地滿足社會各方面對重大突發事件檔案的利用需求。

二、完善重大突發事件檔案管理的基本方略

完善重大突發事件檔案管理，是社會發展的必然趨勢和現實要求，也是檔案工作向縱深發展的有利條件和重要基礎。對于各級檔案部門來說，必須從實際出發，采取有效措施，加大對重大突發事件檔案管理的力度，完善對重大突發事件檔案的管理:

1.健全檔案法律法規，將重大突發事件檔案管理納入法制軌道

我國檔案工作的法律、法規在重大突發事件檔案方面還缺少具體的規定。但這種情況不會長期存在下去，將會在今后的檔案工作實踐中逐步得到解決。當前，各級檔案部門的工作重點是:利用各種機會向社會各方面施展檔案工作的影響，力爭把檔案工作的相關業務管理規范要求納入各級重大突發事件應急預案和應急管理體系之中，爭取國家決策部門盡早制定與之配套的法律法規；同時，在檔案部門加強相關規范制度的建立與完善，力爭早日形成重大突發事件的檔案管理機制與網絡，加大監督、檢查的力度，把重大突發事件檔案管理納入制度化、法制化發展的軌道。

2.提高社會檔案意識，加強對突發事件檔案管理的組織領導

重大突發事件檔案是一種重要的信息資源，其在總結經驗教訓、強化監督機制、開展警示教育及溝通交流信息等方面具有不可替代的重要作用。各級檔案部門要結合當前社會普遍開展的公共安全教育活動，利用社會公眾對重大突發事件極易造成災難后果的敏感與重視心理，加強宣傳、增強社會檔案意識，積極爭取各方面的重視和支持，建立、健全機構和人員，協調關系，明確職責，落實對重大突發事件檔案工作的組織領導。

3.提高檔案干部素質，為完善重大突發事件檔案管理奠定基礎

完善重大突發事件檔案管理，離不開檔案工作者的勞動與付出。一支作風精良、業務嫻熟的檔案干部隊伍對于完善重大突發事件檔案管理是必不可少的。要從整體上提高檔案干部隊伍素質，提高重大突發事件檔案的科學管理水平，建立重大突發事件檔案實體管理、信息開發、信息反饋機制及相應的管理工作隊伍，做到“集中、有序、質量、安全”，保證合理利用，確保重大突發事件檔案經濟效益與社會效益的有效結合，為發揮重大突發事件檔案的重要作用創造條件。

4.加強檔案科學研究，保障重大突發事件檔案管理的有序進行

重大突發事件檔案存在著收集范圍有限、內容不夠齊全、整理有待規范、保管與利用的方法等諸多問題，均需做深入的研究探討。要從根本上解決這些問題，就必須結合公共安全領域與檔案工作的具體特點、形成規律等，加大檔案科研的力度，形成適合重大突發事件檔案科學管理的理論體系，指導重大突發事件檔案的整理、收藏、檢索和開發利用等業務工作，充分發揮理論的指導作用，使重大突發事件檔案管理日漸科學合理，不斷得到完善與提高。