完善措施 有效管理:加強(qiáng)重大突發(fā)事件檔案管理的思考

杜 羽

(哈爾濱市軌道交通建設(shè)辦公室 黑龍江 哈爾濱 150000)

目前，由于受多種因素的影響，我國正處于重大突發(fā)事件的高發(fā)期。重大突發(fā)事件頻繁發(fā)生，對(duì)人民群眾正常的生產(chǎn)、生活構(gòu)成了極大威脅，且這種情形還將隨著城市化進(jìn)程的加快而呈不斷上升趨勢(shì)，導(dǎo)致整個(gè)社會(huì)的公共安全面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

面對(duì)這種嚴(yán)酷的現(xiàn)實(shí)，社會(huì)各方面都在積極探尋一條控制和減少重大突發(fā)事件造成損失的有效途徑。檔案部門作為社會(huì)重要職能機(jī)構(gòu)，理應(yīng)加入到這一社會(huì)性的探尋行動(dòng)中，以自己的實(shí)際工作為社會(huì)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、分憂解難。為此，各級(jí)檔案部門必須結(jié)合自身特點(diǎn)，提高認(rèn)識(shí)、完善措施、有效地完善對(duì)重大突發(fā)事件檔案的管理，充分發(fā)揮其積極作用，以切實(shí)履行檔案部門的職能，為社會(huì)發(fā)展與社會(huì)現(xiàn)實(shí)提供服務(wù)。

一、完善重大突發(fā)事件檔案管理應(yīng)注意的問題

綜觀已發(fā)生的重大突發(fā)事件，我們可以得出這樣的結(jié)論:所有的重大突發(fā)事件都具有“類型復(fù)雜、不易控制；猝不及防、難以預(yù)測；長期潛伏、危害嚴(yán)重；連鎖共振、波及廣泛”的共性特征。客觀上使重大突發(fā)事件檔案在管理的諸多環(huán)節(jié)上與傳統(tǒng)的文書、科技、專業(yè)檔案相比較而不同的特殊之處，給完善重大突發(fā)事件檔案管理帶來一定難度，應(yīng)當(dāng)引起注意:

1.重大突發(fā)事件產(chǎn)生領(lǐng)域、類型、規(guī)模不同，其所形成的檔案在內(nèi)容、形式、載體、數(shù)量等方面會(huì)有較大差異。因此，在重大突發(fā)事件檔案管理中必須始終堅(jiān)持公開的與不宜公開的檔案材料應(yīng)當(dāng)分別整理；檔案材料與資料應(yīng)當(dāng)分別整理；不同載體形式的檔案材料分別整理的原則。

2.重大突發(fā)事件將會(huì)在何時(shí)、何地、何種情況下發(fā)生都極具不確定性、且不依人的主觀意志為轉(zhuǎn)移。無疑陡增了收集、形成重大突發(fā)事件檔案的難度。各級(jí)檔案部門必須打破常規(guī)，加大收集形成重大突發(fā)事件檔案的力度，才有可能真正形成、積累有價(jià)值的檔案，進(jìn)而完善重大突發(fā)事件檔案管理，以保障社會(huì)各方面查考利用的需要。這一點(diǎn)對(duì)于熟悉常態(tài)運(yùn)行機(jī)制下的各級(jí)檔案部門來說，不能不引起特別的關(guān)注。

3.重大突發(fā)事件檔案的現(xiàn)實(shí)效用極強(qiáng)，各級(jí)檔案部門必須在處理好利用與保密關(guān)系的同時(shí)，抓緊研究落實(shí)利用重大突發(fā)事件檔案的制度、辦法。以便及時(shí)、有效地發(fā)揮重大突發(fā)事件檔案的作用，實(shí)現(xiàn)重大突發(fā)事件檔案的價(jià)值，最大限度地滿足社會(huì)各方面對(duì)重大突發(fā)事件檔案的利用需求。

二、完善重大突發(fā)事件檔案管理的基本方略

完善重大突發(fā)事件檔案管理，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)和現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案工作向縱深發(fā)展的有利條件和重要基礎(chǔ)。對(duì)于各級(jí)檔案部門來說，必須從實(shí)際出發(fā)，采取有效措施，加大對(duì)重大突發(fā)事件檔案管理的力度，完善對(duì)重大突發(fā)事件檔案的管理:

1.健全檔案法律法規(guī)，將重大突發(fā)事件檔案管理納入法制軌道

我國檔案工作的法律、法規(guī)在重大突發(fā)事件檔案方面還缺少具體的規(guī)定。但這種情況不會(huì)長期存在下去，將會(huì)在今后的檔案工作實(shí)踐中逐步得到解決。當(dāng)前，各級(jí)檔案部門的工作重點(diǎn)是:利用各種機(jī)會(huì)向社會(huì)各方面施展檔案工作的影響，力爭把檔案工作的相關(guān)業(yè)務(wù)管理規(guī)范要求納入各級(jí)重大突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案和應(yīng)急管理體系之中，爭取國家決策部門盡早制定與之配套的法律法規(guī)；同時(shí)，在檔案部門加強(qiáng)相關(guān)規(guī)范制度的建立與完善，力爭早日形成重大突發(fā)事件的檔案管理機(jī)制與網(wǎng)絡(luò)，加大監(jiān)督、檢查的力度，把重大突發(fā)事件檔案管理納入制度化、法制化發(fā)展的軌道。

2.提高社會(huì)檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)突發(fā)事件檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)

重大突發(fā)事件檔案是一種重要的信息資源，其在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制、開展警示教育及溝通交流信息等方面具有不可替代的重要作用。各級(jí)檔案部門要結(jié)合當(dāng)前社會(huì)普遍開展的公共安全教育活動(dòng)，利用社會(huì)公眾對(duì)重大突發(fā)事件極易造成災(zāi)難后果的敏感與重視心理，加強(qiáng)宣傳、增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，積極爭取各方面的重視和支持，建立、健全機(jī)構(gòu)和人員，協(xié)調(diào)關(guān)系，明確職責(zé)，落實(shí)對(duì)重大突發(fā)事件檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

3.提高檔案干部素質(zhì)，為完善重大突發(fā)事件檔案管理奠定基礎(chǔ)

完善重大突發(fā)事件檔案管理，離不開檔案工作者的勞動(dòng)與付出。一支作風(fēng)精良、業(yè)務(wù)嫻熟的檔案干部隊(duì)伍對(duì)于完善重大突發(fā)事件檔案管理是必不可少的。要從整體上提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)，提高重大突發(fā)事件檔案的科學(xué)管理水平，建立重大突發(fā)事件檔案實(shí)體管理、信息開發(fā)、信息反饋機(jī)制及相應(yīng)的管理工作隊(duì)伍，做到“集中、有序、質(zhì)量、安全”，保證合理利用，確保重大突發(fā)事件檔案經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的有效結(jié)合，為發(fā)揮重大突發(fā)事件檔案的重要作用創(chuàng)造條件。

4.加強(qiáng)檔案科學(xué)研究，保障重大突發(fā)事件檔案管理的有序進(jìn)行

重大突發(fā)事件檔案存在著收集范圍有限、內(nèi)容不夠齊全、整理有待規(guī)范、保管與利用的方法等諸多問題，均需做深入的研究探討。要從根本上解決這些問題，就必須結(jié)合公共安全領(lǐng)域與檔案工作的具體特點(diǎn)、形成規(guī)律等，加大檔案科研的力度，形成適合重大突發(fā)事件檔案科學(xué)管理的理論體系，指導(dǎo)重大突發(fā)事件檔案的整理、收藏、檢索和開發(fā)利用等業(yè)務(wù)工作，充分發(fā)揮理論的指導(dǎo)作用，使重大突發(fā)事件檔案管理日漸科學(xué)合理，不斷得到完善與提高。