會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策研究

張玉華

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策研究

張玉華

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

信息化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式的會(huì)計(jì)檔案相比，有其自身的形成特點(diǎn)和管理要求。本文通過(guò)對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案的分析，探討電子會(huì)計(jì)檔案的管理與利用問(wèn)題，以期有助于信息化會(huì)計(jì)檔案管理工作的提高。

信息化；檔案；管理

國(guó)內(nèi)外對(duì)會(huì)計(jì)信息化定義可一般表述為：以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng)，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及部分替代人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過(guò)程。

一、會(huì)計(jì)信息化檔案管理在歷史發(fā)展進(jìn)程中弊端凸現(xiàn)

（一）管理方式陳舊。隨著我國(guó)信息化建設(shè)和會(huì)計(jì)檔案實(shí)行信息化管理的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案實(shí)行信息化管理也提上了工作日程。目前，關(guān)于信息化會(huì)計(jì)檔案管理的討論，大多圍繞《會(huì)計(jì)信息化管理辦法》等幾個(gè)文件對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案的基本要求而談，未提及信息化檔案管理中存在的問(wèn)題及其防范。而隨著會(huì)計(jì)信息化的普及，信息化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題也越來(lái)越突出，原有的管理方式陳舊，脫離基層企事業(yè)單位的實(shí)際情況，不適應(yīng)信息化會(huì)計(jì)檔案管理的要求。

（二）會(huì)計(jì)載體本身的問(wèn)題而影響會(huì)計(jì)檔案載體完整。首先，信息化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在信息化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專(zhuān)門(mén)的信息化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。其次，信息化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)信息檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。

（三）會(huì)計(jì)信息化檔案管理安全性是重中之重。會(huì)計(jì)信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱將不再完全依賴(lài)于手工的查賬，會(huì)計(jì)信息資料可以直接由軟件查詢(xún)，或通過(guò)拷貝光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料，從而在會(huì)計(jì)信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問(wèn)題。確保信息化檔案安全，首先要完善管理制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn)，制定和完善符合新環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理制度，特別是要建立權(quán)限分級(jí)制度，實(shí)行崗位專(zhuān)人專(zhuān)職制度，對(duì)不同崗位賦予不同權(quán)限，在會(huì)計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé)，采取不相容職責(zé)相分離措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。其次，健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷(xiāo)毀管理制度,嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。第三，對(duì)信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，對(duì)于每一備份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防塵防潮防靜電防高溫。對(duì)這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，以便在再利用或發(fā)生意外時(shí)能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。第四，對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對(duì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失，沒(méi)有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會(huì)泄密。第五，對(duì)保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕，只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開(kāi)。同時(shí)，還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計(jì)算機(jī)病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。

二、會(huì)計(jì)信息化檔案管理是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)制度變革的重要體現(xiàn)

（一）完善信息化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度。首先，建立信息化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度和檔案保管制度。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。另外，建立信息化會(huì)計(jì)檔案的保管制度是根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立信息化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類(lèi)和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。其次，建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第三，建立信息化檔案定期備份制度和檔案管理多用戶(hù)、分權(quán)限調(diào)用制度。信息會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)信息檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。同時(shí)，對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用。而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（二）提高會(huì)計(jì)部門(mén)人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)。首先，人才是技術(shù)的源泉，人才資源始終是我國(guó)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的瓶頸，與其他行業(yè)相比，會(huì)計(jì)檔案信息化人才依然緊缺，人才形勢(shì)十分嚴(yán)峻。由于信息化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專(zhuān)業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)信息化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部門(mén)相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開(kāi)發(fā)更合理、高效的軟件。其次，在培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中起著關(guān)鍵的“樞紐”、“溝通”作用的中間性人才，以此發(fā)展會(huì)計(jì)人員素質(zhì)。

（三）提高思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。現(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化的企業(yè)單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高信息化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。

（四）完善硬件設(shè)施建設(shè)。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專(zhuān)用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的信息化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的信息化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息化會(huì)計(jì)檔案作為檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說(shuō)傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是信息化會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么信息化會(huì)計(jì)檔案就是會(huì)計(jì)檔案獨(dú)特的個(gè)性，它代表著未來(lái)會(huì)計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向。因此，作為會(huì)計(jì)信息化檔案管理人員要充分發(fā)揮信息化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能，努力做好信息化會(huì)計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。