淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設

魯梅

淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設

魯梅

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療活動中形成的、具有保存價值的原始記錄資料。我們知道，隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設得以迅速發(fā)展，醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的應用己經(jīng)越來越廣泛，其作用也越來越大。但醫(yī)院的檔案管理信息化建設還相對的滯后，嚴重地影響和制約了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用工作。如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應信息時代的發(fā)展，這是我們當前亟待解決的問題。

1 醫(yī)院檔案管理信息化基本情況

1.1 相對滯后的檔案管理工作現(xiàn)狀具體有以下幾方面:

1.1.1 在檔案管理格局方面，醫(yī)院綜合檔案只管理文書、科研、會計、音像檔案等，而人事檔案、病歷檔案、各種檢查影像圖文檔案各屬不同業(yè)務部門管理，不符合集中統(tǒng)一管理原則，不利于檔案的保管，也給利用者帶來不便，同時也增加管理成本的投入。

1.1.2 在檔案立卷裝訂方面，仍然主要依靠手工操作，這樣做不僅程序繁瑣，手工勞動量大，而日案卷質(zhì)量因人而異，差別很大。

1.1.3 在檔案保管方面，記載醫(yī)院發(fā)展的檔案資料在不斷地大量產(chǎn)生，要全面完整地保存好這些資料，需要建造大量的庫房，而日還很難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

1.1.4 在建立檔案檢索工具方面，耗時耗力地進行人工制作，在利用時還要通過人工找尋，手續(xù)十分繁瑣，效率十分低下。檔案工作服務方式仍然是一種封閉式、局限于利用者上門查閱檔案，大部分不能方便地為廣大的醫(yī)護人員所利用，也就談不上充分發(fā)揮檔案信息資源服務臨床的作用了。

1.2 檔案管理軟件開發(fā)相對落后 目前，檔案管理軟件的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理軟件方面更為欠缺。多年來，單版機計算機檔案管理在各醫(yī)院檔案綜合管理中發(fā)揮了不可磨滅的功績，改變了傳統(tǒng)的手工登記、著錄、匯編、檢索，在檔案的利用上使檢索的途徑多種化，便于查找和利用，實現(xiàn)了檔案管理上質(zhì)的飛躍。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，己不適應形勢的發(fā)展，與醫(yī)院的信息系統(tǒng)無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。

1.3 檔案管理標準化程度低 檔案管理標準化是保證歸檔信息有效利用的關鍵。標準化程度低影響了醫(yī)院檔案信息化建設的進程，造成了低水平的重復建設。從現(xiàn)階段來說，醫(yī)院收費系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)、病歷病案系統(tǒng)、檢驗系統(tǒng)、影像檢查系統(tǒng)等部門系統(tǒng)不全一致，規(guī)格不一，不能通用，也與檔案管理系統(tǒng)存在著接口、存貯檔案數(shù)據(jù)方式不同和無法交換等問題，檔案信息資源無法實現(xiàn)共享。在各醫(yī)院的信息網(wǎng)絡建設中，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差。沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，醫(yī)院內(nèi)部的數(shù)據(jù)分析不能夠統(tǒng)一，不能實現(xiàn)檔案信息共享的要求，就談不上檔案的信息化管理。

2 對策

2.1 要配備先進的軟、硬件設備 由于數(shù)字信息技術發(fā)展迅速，計算機的軟硬件和操作系統(tǒng)更新很快，因此，電子檔案的設備盡可能的是最新型號、最前瞻的軟硬件，注意軟硬件之間的兼容性，對館藏的電子檔案定期轉移到新型的存儲介質(zhì)上，使得電子檔案無論計算機系統(tǒng)如何更新，都能夠隨時讀取。另外，由于電子檔案存在著一定的局限性，不能因為電子檔案的方便快捷忽視紙質(zhì)檔案的收藏，原始的紙質(zhì)檔案是一切收藏手段的基礎，電子檔案的出現(xiàn)代替不了傳統(tǒng)檔案室的一些功能，法律作用和憑證作用是電子檔案的軟肋。因此，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，是較長時間內(nèi)采用的原則，隨著紙質(zhì)檔案向電子文件轉換的完善，將會出現(xiàn)解決電子檔案弊端的新思路和方法。

2.2 實行醫(yī)院檔案信息一體化管理 醫(yī)院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫(yī)院作為一個綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個信息資源子系統(tǒng)。但醫(yī)院現(xiàn)行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理，相互之間也缺乏必要的協(xié)調(diào)和聯(lián)系。因此，建議將檔案管理這個子信息資源融入醫(yī)院整體信息化工作中，這樣就不但可以節(jié)約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。醫(yī)院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結構合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應當前醫(yī)院加快信息現(xiàn)代化建設的需要。

2.3 以人為本，建立一支高素質(zhì)的檔案隊伍 隨著電子檔案的發(fā)展，檔案人員不單純是資料的保管者，而是信息的傳播者、利用者、導航者。首先，醫(yī)院領導要重視檔案人員的繼續(xù)教育和知識更新，要培養(yǎng)既掌握信息知識又懂醫(yī)療工作流程的人才，提高檔案信息的篩選能力。對接收進館的電子文件要逐一鑒定檢測，采用嚴格的措施，制定嚴密的管理制度，實行分管人員負責制，以確保電子檔案的安全和質(zhì)量。個人素質(zhì)關系到電子檔案的質(zhì)量和真實性，在人員的使用和培養(yǎng)方面一定要重視，使其在品德、業(yè)務都適應新形勢的要求，并且通過對檔案人員進行定期的考核，以促進他們自我完善。

225300江蘇省泰州市人民醫(yī)院