淺議醫院檔案管理的信息化建設

魯梅

淺議醫院檔案管理的信息化建設

魯梅

醫院檔案是醫院在醫療活動中形成的、具有保存價值的原始記錄資料。我們知道，隨著現代科學技術的發展，醫院的信息化建設得以迅速發展，醫院信息系統在醫院管理中的應用己經越來越廣泛，其作用也越來越大。但醫院的檔案管理信息化建設還相對的滯后，嚴重地影響和制約了醫院檔案資源的開發和利用工作。如何使醫院的檔案管理工作適應信息時代的發展，這是我們當前亟待解決的問題。

1 醫院檔案管理信息化基本情況

1.1 相對滯后的檔案管理工作現狀具體有以下幾方面:

1.1.1 在檔案管理格局方面，醫院綜合檔案只管理文書、科研、會計、音像檔案等，而人事檔案、病歷檔案、各種檢查影像圖文檔案各屬不同業務部門管理，不符合集中統一管理原則，不利于檔案的保管，也給利用者帶來不便，同時也增加管理成本的投入。

1.1.2 在檔案立卷裝訂方面，仍然主要依靠手工操作，這樣做不僅程序繁瑣，手工勞動量大，而日案卷質量因人而異，差別很大。

1.1.3 在檔案保管方面，記載醫院發展的檔案資料在不斷地大量產生，要全面完整地保存好這些資料，需要建造大量的庫房，而日還很難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

1.1.4 在建立檔案檢索工具方面，耗時耗力地進行人工制作，在利用時還要通過人工找尋，手續十分繁瑣，效率十分低下。檔案工作服務方式仍然是一種封閉式、局限于利用者上門查閱檔案，大部分不能方便地為廣大的醫護人員所利用，也就談不上充分發揮檔案信息資源服務臨床的作用了。

1.2 檔案管理軟件開發相對落后 目前，檔案管理軟件的開發速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發展，尤其是醫院檔案管理軟件方面更為欠缺。多年來，單版機計算機檔案管理在各醫院檔案綜合管理中發揮了不可磨滅的功績，改變了傳統的手工登記、著錄、匯編、檢索，在檔案的利用上使檢索的途徑多種化，便于查找和利用，實現了檔案管理上質的飛躍。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，己不適應形勢的發展，與醫院的信息系統無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。

1.3 檔案管理標準化程度低 檔案管理標準化是保證歸檔信息有效利用的關鍵。標準化程度低影響了醫院檔案信息化建設的進程，造成了低水平的重復建設。從現階段來說，醫院收費系統、統計系統、病歷病案系統、檢驗系統、影像檢查系統等部門系統不全一致，規格不一，不能通用，也與檔案管理系統存在著接口、存貯檔案數據方式不同和無法交換等問題，檔案信息資源無法實現共享。在各醫院的信息網絡建設中，檔案信息系統和網絡建設各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差。沒有統一的規范和標準，醫院內部的數據分析不能夠統一，不能實現檔案信息共享的要求，就談不上檔案的信息化管理。

2 對策

2.1 要配備先進的軟、硬件設備 由于數字信息技術發展迅速，計算機的軟硬件和操作系統更新很快，因此，電子檔案的設備盡可能的是最新型號、最前瞻的軟硬件，注意軟硬件之間的兼容性，對館藏的電子檔案定期轉移到新型的存儲介質上，使得電子檔案無論計算機系統如何更新，都能夠隨時讀取。另外，由于電子檔案存在著一定的局限性，不能因為電子檔案的方便快捷忽視紙質檔案的收藏，原始的紙質檔案是一切收藏手段的基礎，電子檔案的出現代替不了傳統檔案室的一些功能，法律作用和憑證作用是電子檔案的軟肋。因此，電子檔案和紙質檔案并存，是較長時間內采用的原則，隨著紙質檔案向電子文件轉換的完善，將會出現解決電子檔案弊端的新思路和方法。

2.2 實行醫院檔案信息一體化管理 醫院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫院作為一個綜合的管理系統，檔案管理系統就是一個信息資源子系統。但醫院現行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理，相互之間也缺乏必要的協調和聯系。因此，建議將檔案管理這個子信息資源融入醫院整體信息化工作中，這樣就不但可以節約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。醫院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結構合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應當前醫院加快信息現代化建設的需要。

2.3 以人為本，建立一支高素質的檔案隊伍 隨著電子檔案的發展，檔案人員不單純是資料的保管者，而是信息的傳播者、利用者、導航者。首先，醫院領導要重視檔案人員的繼續教育和知識更新，要培養既掌握信息知識又懂醫療工作流程的人才，提高檔案信息的篩選能力。對接收進館的電子文件要逐一鑒定檢測，采用嚴格的措施，制定嚴密的管理制度，實行分管人員負責制，以確保電子檔案的安全和質量。個人素質關系到電子檔案的質量和真實性，在人員的使用和培養方面一定要重視，使其在品德、業務都適應新形勢的要求，并且通過對檔案人員進行定期的考核，以促進他們自我完善。

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