商務英語信函中禮貌與合作原則的對立與共存

吉林廣播電視大學 劉巍

國際商務英語信函作為國際商務往來經常使用的聯系方式，在業務聯系與保持良好關系方面發揮著重要的作用。隨著全球經濟的發展及我國對外貿易的不斷擴大，各地區各部門對外經濟貿易業務日漸頻繁。商務英語信函在國際貿易中的地位也越發重要。合作原則和禮貌原則是語言學中兩個重要的理論，對商務英語信函寫作有著重要的指導作用，在商務活動中應給予充分的重視。

1 合作原則和禮貌原則簡述

1.1 合作原則

合作原則是指交際雙方為使會話、合作順利進行，以達到共同的溝通目的而必須相互配合，共同遵循的某些準則。合作原則是由美國語言哲學家格萊斯提出來的，合作原則包括以下四個范疇：

(1)量的準則(Quantity Maxim)。①所說的話應該滿足交際所需的信息量；②所說的話不應超出交際所需的信息量。

(2)質的準則(Quality Maxim)。①不要說自知是虛假的話；②不要說缺乏足夠證據的話。

(3)關系準則(Relevant Maxim)。說話要有關聯。

(4)方式準則(Manner Maxim)。說話要清楚、明了。①避免晦澀；②避免歧義；③簡潔，避免贅述；④井井有條。

1.2 禮貌原則

作為合作原則的補充，Leech提出“禮貌原則”。他認為，合作原則未能解釋在現實生活中人們為何要采取間接的語言表達方式。人們為了不直截了當地觸及對方的“面子”，只能拐彎抹角、含蓄間接地表達其真實的信息。禮貌原則包括以下6個范疇。

(1)策略準則(Tact Maxim)：盡量減少他人付出的代價、盡量增大對他人的益處；

(2)慷慨準則(Generosity Maxim)：盡量減少對自己的益處、盡量增大對他人的益處；

(3)贊譽準則(Approbation Maxim)：盡量縮小對他人的批評、盡量增加對他人的贊揚；

(4)謙虛準則(Modesty Maxim)：盡量縮小對自己的標榜、盡量夸大對自己的批評；

(5)一致準則(Agreement Maxim)：盡量縮小對他人的不同意見、盡量夸大與他人的相同意見；

(6)同情準則(Sympathy Maxim)：盡量縮小對他人的厭惡、盡量擴大對他人的同情。

2 合作原則和禮貌原則的關系

2.1 合作原則和禮貌原則同時并存

合作原則和禮貌原則相輔相成地運用于人們的日常交際中。合作原則是一條重要的會話指導原則，在會話中起著調節說話人說話內容的作用。但禮貌原則維護了交談雙方的平等地位和他們之間的友好關系，在進行交際時，禮貌原則解釋了合作原則無法解釋的問題，完善了會話含意，后者是前者的補充，二者同時并存。

2.2 合作原則和禮貌原則進退相讓

合作原則與禮貌原則之間存在著一種進退相讓的關系。語用學中的這兩個原則是對立的，并在某些交際情景中反映出矛盾的關系，多考慮禮貌便不得不犧牲合作原則，多考慮合作就只能少顧及禮貌策略。

3 合作原則和禮貌原則的并存關系在商務英語信函中的體現

商務英語信函是國際商務活動的重要工具之一。合作原則和禮貌原則不僅充分體現在日常會話的互動交際中，在商務英語信函中也起著重要的調節作用。商務英語信函寫作不同于日常英語書信寫作，它有自己特殊的語言風格和寫作原則，即“7c”原則， 指的是商務英語信函在選詞、造句、內容、語氣、寫作態度等方面的7個以英文字母C開頭的單詞，即：完整(Completeness)、正確(Correctness)、清楚(Clarity)、簡潔(conciseness)、具體(Concreteness)、禮貌(Courtesy)和體諒(Consideration)。這7個語言特點與合作原則和禮貌原則有著許多息息相通之處，正是合作原則和禮貌原則在商務英語信函中的體現和運用。

3.1 正確原則與質量準則

商務英語信函中信息的正確性是至關重要的。除了內容正確，語法正確，標點拼寫也要正確。商務信函所涉及到的是商務活動，牽涉的是雙方的商務關系和經濟利益，用詞必須嚴謹、準確。比如，商務英語中經常會有度量衡以及貨幣名稱，如果把RMB誤寫成Us Dollar，后果不堪設想。合作原則中的質量準則要求我們不要說自知是虛假的話，不要說缺乏足夠證據的話。正確原則正是體現了質量準則，要求函電中所有的信息真實可靠，這樣才能得到對方的信任。

3.2 完整原則與數量準則

信函的內容要完整，結構要完整。一封合格的商務英語信函必須為讀者提供所有需要的信息。在回復詢價信的信函寫作中尤其要做到這一點。這一點恰恰體現了合作原則中的數量準則，所說的話應該滿足交際所需的信息量。

3.3 具體原則與方式準則

商務英語信函的語言要具體、明確。例如，在表達時間時，商務英語信函中應避免出現“the other day， yesterday， tomorrow”之類的容易引起歧義的，含糊而籠統的表達法。這一點體現了方式準則，即表達清楚，明了，不引起歧義。

3.4 簡潔原則與方式準則

簡潔指的是盡可能地用精辟的語句清楚地表達你需要表達的內容。商務信函應當在涵蓋各種必須陳述的信息的基礎上做到言簡意賅、文字簡潔。商務英語信函中，對于意義相近的詞或短語，應該選擇簡潔的詞匯， 避免啰嗦，如“decide, prefer, so,” 而不應該使用“come to a decision, express a preference for, in such a matter that。”這與方式準則的第三條“說話要簡潔，避免贅述”不謀而合。

3.5 清楚原則與方式準則、關系準則

所謂清楚，就是內容表達清晰，避免讓讀信人產生誤解。商務信函寫作中，我們要注意邏輯上的合理，意義上的連貫，合理安排句子的結構，使用必要的連詞或短語使句子連貫起來，這一點同關系準則要求的語句之間要有關聯是一致的。比如：

Being the leader of the trade delegation, you could give us a reply.

Being the leader of the trade delegation, I hope you could give us a reply.

根據推斷，前半句隱含的主語是“you”，第一種說法分詞的隱含主語和句子的主語一致，表達連貫，清楚明了。第二種說法句子的主語是 “I”， 與分詞的隱含主語不一致，表達不清楚，容易引起歧義。

同時在商務英語信函中選擇簡明易懂的詞語，盡量避免意義上含糊不清的詞句，這一點同方式準則要求的避免晦澀是相通的。

3.6 體諒原則與一致準則、同情準則

在寫商務英語信函時，要把握“體諒”原則，給予對方充分的體諒和照顧。這就是商務信函中的：“為對方著想”。特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要盡量理解并尊重對方的觀點，盡可能地縮小對他人的不同意見、盡量擴大與他人的相同意見，盡量擴大對他人的同情。這恰恰是一致準則和同情準則的體現和運用。如：

We have to refuse your request for further reduction.

We regret being unable to comply with your request for further reduction.

顯然，此時對于降價的問題雙方意見不統一，第一種表達方式“refuse”，生硬而失禮；第二種表達方式“regret being unable to comply with”委婉許多，溫和易于接受，考慮了對方的感受。

3.7 禮貌原則與各個禮貌準則

禮貌是商務英語信函的重要語言特點。一封彬彬有禮的信函能在讀者心目中樹立起良好的職業道德形象。當外商致信表示愿與你公司建立業務聯系，或對你公司的商品感興趣的時候，在復信是一定要表示感謝。恰當地運用禮貌詞語有助于贏得讀信人的好感，能讓讀者有一種被尊重、愉悅的心情。在商務信函中，禮貌原則的各個準則都得到了不同程度的體現。

4 合作原則和禮貌原則的對立關系在商務英語信函中的體現

4.1 合作原則優先

在某些信函交際場合， 當人們更關注信息內容時，常把遵守合作原則放在第一位，把禮貌原則放在第二位。商務活動中的簽約雙方，如果一方不能嚴格履行合同，就可能給另一方造成損失，受損失一方會向對方發出投訴信和索賠信。這種情況下，寫信人會嚴格地遵守合作原則，實話實說，講明投訴的依據，如貨物受損或有瑕疵，延誤交貨，品質低劣等等，不會顧及對方的顏面，也不會太注重禮貌原則。

4.2 禮貌原則優先

商務活動中，客戶們有時無法按時付清賬單，公司需要寫催款信。催款信既要有分量，又不會冒犯對方。為了和客戶保持友好的業務關系，寫信人會更注重禮貌原則，用親切、公正有理、不失禮貌的語氣進行敘述，給予對方充分的體諒和照顧，給客戶留有余地，這種情況下，通常優先考慮禮貌原則，把合作原則放在第二位.

5 結語

合作原則和禮貌原則是并存互補、進退相讓的關系。商務英語信函寫作中既體現了兩個原則的并存統一，又反映了兩個原則的矛盾對立。不同類型的商務英語信函需要不同的禮貌策略和相應的合作原則。有的時候出于禮貌的考慮違反合作原則，有的時候出于交際的實際需要違反禮貌原則。在不同的交際場合，應該具體問題具體分析，根據實際情況采取不同的策略，才能達到預期的交際效果。

[1]尹小瑩.商務英語信函[M].西安交通大學出版社,2004.

[2]火樹鈺.國際商務英語[M].清華大學出版社,2006.

[3]余富林.大學英語外貿翻譯教程[M].北京航空航天大學出社,2000.

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