高校人事檔案信息化建設的問題及對策

黃偉新

(賀州學院 人事處,廣西 賀州 542800)

高校人事檔案信息化建設的問題及對策

黃偉新

(賀州學院 人事處,廣西 賀州 542800)

高校人事檔案信息化建設工作十分重要,主要存在三方面問題:管理體制不夠規范,人事檔案工作重視程度差;經費投入不足,人事檔案信息化建設程度差;人事檔案管理隊伍建設落后,科學管理程度差。要解決這些問題,須采取以下對策:規范高校人事檔案管理體制,統一高校人事檔案信息化建設標準;提高管理檔案人員素質水平,積極開展科學研究;加大資金投入力度,保證高校人事檔案信息化建設;建立高校人事檔案信息化安全保障體系,確保人事檔案的利用服務。

信息化;高校人事檔案;載體;建設

人事檔案信息化建設是在人事檔案管理活動中全面應用現代檔案信息化技術,對人事檔案信息資源進行管理和提供利用,提高檔案信息化管理水平,以滿足人事工作以及社會政治、經濟、文化發展對人事檔案工作的需求。目前大部分高校在學校檔案管理中的文書、教學、科技、基建、會計等檔案都已利用數字化、網絡化技術進行管理,而作為國家檔案重要組成部分的高校人事檔案,數字化、網絡化管理的情況卻滯后。人事檔案是人才信息的重要載體,在實施人才強國戰略的大環境下,如何加強高校人事檔案信息化建設,是研究高校檔案工作科學管理的重要課題。

一、高校人事檔案信息化建設的必要性

(一)高校人事檔案信息化建設,是人事工作發展的需要

人事檔案工作是人事工作的重要部分,是人才信息的重要載體。當前人事工作的重點是人才工作,因為“人才資源是第一資源”。人事部門可以通過人事檔案進一步了解人才的相關信息,根據不同人才的能力和各類人才的不同特點,進行合理配置、整合。胡錦濤同志在全國人才工作會議上曾指出,人才工作要堅持服務發展、人才優先、以用為本、創新機制、高端引領、整體開發的指導方針。人事檔案信息資源的開發,為人事工作和黨的中心工作奠定了良好的基礎。在長期實踐中,人事檔案部門積累并保存了大量的人事檔案資料,正朝著規范化、制度化的方向發展。人事檔案管理部門只有系統、有序、及時地開發人事檔案信息資源,滿足人事工作的需要,有效地為其提供利用,才能充分顯示出它的價值[1]26。高校是高層次人才集中的場所,人才資源優先開發,離不開人事檔案提供的信息,而高校人事檔案管理根據人才工作的需求加強信息化建設,整合人事檔案信息資源,建立了一個真實、完整的信息資源倉庫,使人事檔案信息高效運轉,為發現人才、選拔人才、合理配置人才資源提供可靠的信息參考,才能充分發揮人事檔案的作用,滿足人事工作發展的需要。

(二)高校人事檔案實現信息化管理,是人事檔案發展的必然要求

人事檔案隨著人事管理的開展而產生,隨著社會的發展而發展。我國檔案載體由甲骨、竹簡、綿帛、紙張,到現在的照片、錄音、錄像、光盤。歷史時代的變遷,科學技術的迅猛發展,檔案載體也在不斷更新換代。傳統紙質檔案材料初級加工過程中,容易損毀甚至有可能造成其文獻價值的破壞;而紙質檔案的高級加工 ——編研周期一般比較長。至于傳統紙質檔案查找,由于檔案材料形成時間跨度長,種類繁雜,要在浩如煙海的檔案材料中尋找所需的檔案信息,僅靠人工檢索和調閱,遠遠不能滿足信息時代利用者的需求,很難適應時代發展[2]37。而現代檔案載體的出現和當今已進入信息時代,電子計算機的廣泛應用,產生了越來越多的電子檔案,這就需要實行信息化管理。高校人事檔案是高校創立、發展過程中形成并經組織審查或認可的以個人為單位組合起來以備考察的人才信息載體。作為信息的一類,高校人事檔案是依附于一定載體的個人活動的原始信息集合。高校人力資源管理中會產生很多的檔案,比如:職工基本信息、學歷學位信息、職務變動信息、職稱變動信息、工資變動信息、崗位變動信息等等。只有將信息集合按照需要進行開發和利用才能體現信息積累的意義,通過信息化的管理達到更有效的開發和利用信息資源的目的[3]94。在高校人事檔案管理中引入信息化技術,是實現高校人事檔案管理現代化的一個重要手段,也是人事檔案發展的必然要求。

(三)加強高校人事檔案信息化建設,是檔案事業發展的需要

“檔案信息化建設”是國家檔案事業發展“十一五”規劃的基本要求。“十二五”規劃又把檔案信息化工作作為主要任務,這充分說明檔案信息化建設在國家檔案事業發展中占有重要的地位。高校人事檔案是國家檔案的重要組成部分,加強高校人事檔案信息化建設,運用一種嶄新的檔案信息管理與服務模式,使高校人事檔案資源管理規范化、系統化;利用先進的設備和手段,實現高校人事檔案管理現代化、信息化,是檔案事業發展的需要。

二、高校人事檔案信息化建設存在的問題

(一)管理體制不夠規范,人事檔案工作重視程度差

長期以來,高校人事檔案管理采取一種多頭管理模式,各高校人事檔案有的由組織部門管理,有的由人事部門管理,有檔案館的高校則由檔案部門管理。這樣,“統一領導、分級管理”的檔案管理體制在高校尚未得到真正的落實。由于管理檔案的機構分散,人事檔案由組織、人事部門管理,從屬于人事工作,而高校人事工作的重點是人才、師資隊伍的建設,對人事檔案工作研究甚少,人事檔案成了“說起來重要,排起來次要”附屬品;而在檔案部門管理,高校檔案工作的重點是管理學校檔案,因為學校檔案的主要任務是配合國家檔案管理機構對文書、教學、科技、基建、會計等綜合檔案進行管理,人事檔案只作為附屬部分。再說在檔案界,普遍認為人事檔案是組織、人事部門研究的對象,人事檔案的建設與發展則是組織、人事部門的事,而不是檔案部門的事,所以人事檔案雖然名義上叫檔案,事實上游離于檔案體系之外。由于管理體制不夠規范,人事檔案工作得不到重視,多頭管理實質變為無頭管理,人事檔案信息化建設更無從談起。

(二)經費投入不足,人事檔案信息化建設程度差

高校人事檔案信息化首先要搞好基礎設施建設。除此之外,還要有合格的庫房設施,才能夠開展檔案信息化建設。由于高校檔案工作的重點是對文書、教學、科研、基建、會計等檔案的管理,高校檔案工作的經費大部分用于學校檔案的建設與開發,所以目前很多高校在學校檔案管理方面都已實行了檔案信息化管理,有先進的基礎設施和專用的軟件系統,采用了計算機、縮微、光盤、多媒體等技術。而作為國家檔案的重要組成部分的高校人事檔案卻因為經費缺乏而投入不足,影響了信息化建設。高校大多數人事檔案室都存在保管條件差,工作場所不足,庫房條件簡陋,硬件設施落后等現象。有的只有幾臺殘舊的計算機,沒有什么設備;有的沒有專用的人事檔案室,辦公室與存放人事檔案的場所合二為一,檔案信息化程度幾乎為零。

(三)人事檔案管理隊伍建設落后,科學管理程度差

目前,大部分高校人事檔案管理人員都以兼職為主,即使有專職人員,但職稱、學歷層次低,檔案管理專業畢業的極少。無論兼職或是專職管檔人員,接受檔案管理專業知識培訓的不多,缺乏檔案管理的基本理論知識,基本技能的掌握也差。有的甚至不會電腦的基本操作,無法開展信息咨詢、網絡檢索等服務;有的不會使用掃描儀、復印機等儀器設備,難以制作數字檔案。高校人事檔案管理隊伍在建設方面,十分缺乏既懂檔案管理又懂現代化科學技術的復合型人才,這樣直接導致數字化,網絡化,接收、傳遞、存儲、利用一體化等新技術、新方法在人事檔案管理中的應用,阻礙高校人事檔案信息化建設,嚴重影響著人事檔案管理的規范化、科學化、現代化程度。

三、加強高校人事檔案信息化建設的建議

(一)規范高校人事檔案管理體制,統一高校人事檔案信息化建設標準

2008年9月,教育部、國家檔案局發布了27號令《高等學校檔案管理辦法》,但《辦法》所指的高校檔案,僅是高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存了價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄,人事檔案沒有列入高校檔案的范圍。可見,迄今我國還沒有關于統一高校人事檔案管理體制的法律法規。由于法律法規的缺失,多頭管理的體制、分散管理的方式都明顯存在于高校人事檔案管理之中,嚴重影響著人事檔案信息化建設。鑒于此,國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門應根據國家人才工作的需要,以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯合制訂統一的、專門的高校人事檔案管理政策法規,規范高校人事檔案管理,建立和健全科學合理的高校人事檔案管理制度;同時,確立高校人事檔案管理的專門機構,解決好高校人事檔案由誰管的問題。此外,統一高校人事檔案信息化建設標準,如制定統一的數字化、網絡化標準以及設備配備、庫房設施和保護條件等標準,這樣可以使高校人事檔案信息化建設少走彎路。

(二)提高管理檔案人員素質水平,積極開展科學研究

高校人事檔案信息化不僅要求具備必需的現代化辦公設備,而且需要高素質的管理人才和科學的管理方法。在高校人事檔案信息化建設中,檔案工作者是關鍵的因素,因為各種現代化技術的實現都離不開人。檔案管理人員不僅要懂專業知識,還要掌握計算機技術和網絡技術。為此,檔案主管部門,要加強對人事檔案管理人員的業務知識培訓,尤其是計算機知識與信息技術的培訓,努力提高管檔人員的素質水平。同時要積極要引進一些檔案專業人才,又精通計算機、網絡技術的復合型人才從事檔案工作,培養掌握現代化信息技術的高層次人事檔案管理人員,使高校人事檔案管理隊伍質優強大。另外,要積極開展科學研究,探索檔案工作的新理論、新技術、新方式和新手段,針對人事檔案數據庫建設,檔案資源結構,紙質檔案向磁盤和光盤等電子介質轉變,信息安全策略,電子檔案的轉換、處理、保存、保密和利用等問題進行研究,加快高校人事檔案信息化建設步伐,實現人事檔案從信息的采集、加工到提供服務的全過程都充分利用計算機、網絡技術為代表的現代信息技術手段,不斷提高檔案管理水平。

(三)加大資金投入力度,保證高校人事檔案信息化建設

檔案信息化建設是新時期檔案工作者面臨的一項重要任務,是檔案事業發展適應信息時代需要的必然選擇。基礎設施的建設是高校人事檔案信息化建設之關鍵,需要大量的資金投入。高校領導應對本校人事檔案信息化建設給予大力支持,把人事檔案信息化建設所需資金列入預算之中,并保證資金的投入。嚴格執行現代化管理標準,陸續添置高配置的計算機、打印機、刻錄機、數碼相機、掃描儀等技術裝備。合理配置檔案庫房,并根據檔案庫房管理的“八防”要求,配備防火、防盜、空調、滅火裝置、溫濕度測試儀等設施。保證人事檔案信息化建設的順利開展。

(四)建立高校人事檔案信息化安全保障體系,確保人事檔案的有效利用

建立檔案信息安全體系,是“十一五”檔案工作的重要任務;提升檔案公共服務能力,最大限度滿足利用者的需求是“十二五”檔案工作的重要目標。為此,高校人事檔案信息化建設必須建立安全的保障體系,確保人事檔案的利用服務功能。首先,人事檔案管理部門要增強檔案信息安全意識,制定人事檔案安全法規與人事檔案信息收集、管理、保密與利用等制度。其次,要掌握安全防范技術,確保數字資源長期保存。再次,是處理好保密與利用的關系。

綜上所述,高校人事檔案信息化建設是人事檔案事業發展的需要,人事檔案管理應與時俱進,加強基礎設施建設,標準規范建設,安全保障體系建設,提高管理人員的業務能力和技術技能水平,才能適應信息技術時代人事檔案管理的發展需要。

[1]吳雪梅.論人事檔案管理與人力資源開發的關系[J].北京檔案,2010(10).

[2]田光輝.計算機信息技術在企業檔案資源管理中的應用與思考[J].北京檔案,2010(1).

[3]程曉英.高校人力資源檔案信息化管理系統的建設與思考[J].檔案學研究,2010(3).

Problems and Encounter Measures in Constructing Informational Personnel Files

HUANG Wei-xin
(Personnel Department Hezhou University,Hezhou Guangxi 542800)

There exist three problems in constructing informational personnel files,namely impure management system,and nebbish personnel file work;inadequate funding;lagged management team.To solve the problems,the measures should be taken —purify the management systems,and integrate the constructing standard;improve the administrator’s quality for personal files and carryout scientific management;increase the funding to ensure the construction of informational personnel files;establish the safety system to assure the service of file utilization.

informational;personnel file;carrier;construction

G271

A

1673-8861(2011)02-0126-03

2011-04-28

黃偉新(1957-),女,賀州學院館員。主要研究方向:人事檔案管理與研究。