會計電算化條件下的內部控制

□文/陳美萍

會計電算化條件下的內部控制

□文/陳美萍

會計電算化使會計工作的質量和效率提高的同時，也對原有的企業內部控制制度造成了極大的沖擊，許多新問題急需得到解決，因此需要建立一套適合會計電算化系統的內控制度，而且企業應當采取必要的應對措施，不斷完善企業內部控制制度，以更好地發揮會計電算化在管理中的作用。

會計電算化；企業內部控制；管理

企業在建立了電算化會計系統后，會計核算和財務管理的環境發生了很大的變化：一方面會計數據處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面會計電算化的實施，也給企業的內部控制帶來了許多新的問題和挑戰。如何充分發揮會計電算化的便捷高效，確保企業財產的安全，為企業經營決策提供完整的信息，創造更高的效益，建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。

一、會計電算化對內部控制的影響

1、控制對象的變化。企業在手工會計業務處理程序的各個關鍵環節，設立了相應的稽核和審查制度，如必須賬賬相符、賬證相符、賬表相符、賬實相符，以及必須由各級主管審查、簽字、蓋章等制度和措施，主要反映為人對人的控制。會計信息化后，由于會計賬務的處理都是通過會計軟件來實現的，因此，會計信息化條件下的控制應轉變為對計算機內部和人的控制相結合的方式。

2、安全性的變化。手工會計環境下，企業的經濟業務都記錄在紙張上，由手工錄入各種證、賬、表。這些紙質原件的數據若被修改，則很容易辨別痕跡，并且每個工作環節都必須經過層層復核、道道把關。而在會計電算化下，會計人員只需錄入原始的信息數據，其他程序則由計算機來完成。這種情況下會計信息的安全性大為降低，人們修改或刪除數據變得更容易，并且可以做到不留痕跡。

3、會計環境的復雜化。為了保證會計電算化環境下會計系統對企業經濟活動反映的正確性和可靠性，達到企業內部控制的目標，企業會計內部的控制范圍也相應地擴大了。如：網絡系統安全的控制、系統權限的控制、計算機病毒防治、計算機操作管理、硬件和軟件的維護與管理、系統管理人員與維護人員的崗位責任制度，以及相互的牽制制度等，都成為信息化條件下內部控制所必須面對的問題。

二、會計電算化下內部控制存在的問題

1、會計電算化系統運行的復雜性問題。會計電算化系統運行的復雜性，使內部控制的范圍擴大，難度加大。由于電算化系統的數據處理方式與手工系統相比有所不同，以及電算化系統建立與運行的復雜性，要求內部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工系統中沒有的控制內容。如，對于系統開發過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等都加大了內部會計控制的難度。

2、數據輸入操作不當問題。數據輸入操作不當問題是電算化條件下會計業務處理程序中最關鍵的內部控制問題。在電算化系統中，所有數據都源于憑證庫，當憑證輸入后，系統將自動進行多項業務處理。一旦輸入操作不當，將會引發日記賬、明細賬、總賬、會計報表中的一系列的錯誤。

3、安全性與保密性問題。電算化條件下的安全性與保密性有賴于建立健全有效的內部控制制度。會計電算化是充分利用網絡資源，將會計處理和財務管理有效地結合起來的管理模式，網絡技術在會計領域的應用與發展，使會計電算化進一步跨越到會計信息化階段，網絡技術大大提高了會計工作的效率，但同時由于網絡的開放性、數據儲存介質的脆弱性等特點，給會計信息系統的安全帶來了隱患，病毒、黑客、軟件自身的缺陷都會使用戶的信息安全受到威脅。

4、會計工作質量問題。電算化條件下會計工作質量有賴于計算機軟、硬件系統自身的可靠性及會計人員本身的操作水平。手工會計信息系統易于保持經濟業務的連續性，而在電算化會計信息系統中，一旦系統由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓；為了減少操作失誤，提高輸出會計信息質量，電算化會計信息系統必須具備嚴密的內部控制功能和手段。

三、加強電算化系統內部控制制度建設的建議

1、建立全面、規范的會計基礎管理制度。管理制度是保證實現會計電算化安全、準確、可靠的先決條件。管理制度一般包括：一是各種人員的崗位責任制。確定各種人員的職責范圍及其考核辦法；二是安全保密制度。制定口令密碼的使用和管理辦法，機房、保衛、數據資料安全等方面應遵循的制度；三是機器操作管理制度。規定應遵守的機器操作過程和注意的制度；四是數據管理制度。規定輸入、輸出、存儲、查詢、使用數據應遵守的制度；五是會計檔案管理制度。規定會計檔案的范圍、保管辦法及領用手續；六是系統維護管理制度。規定系統維護的申請、審批和應完成的任務。

2、加強對操作程序的控制。為了保證信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，應制定上機守則與操作規程。上機守則主要是對電腦機房內工作所作的一般性規定。操作規程則提出了計算機業務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。其內容主要包括：（1）無關人員不能隨便進入機房操作；（2）各種錄入的數據均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；（3）數據錄入員對輸入數據有疑問，應及時核對，不能擅自修改；（4）機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數據；（5）不準把外來的軟盤帶進機房；（6）發生輸入內容有誤的，需按系統提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正；（7）開機后，操作人員不能擅自離開工作現楊；（8）要做好日備份數據，同時還要有周備份、月備份。

3、嚴格對機構和人員的管理與控制。必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。會計核算軟件正式投入使用后，原有會計機構必須做相應調整，對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統等工作崗位。機構調整必須同組織控制相結合，以實現職權分離，有效地限制和及時發現錯誤或違法行為。

4、加強系統安全與網絡安全控制，嚴格系統操作環境管理。加強系統安全控制主要應從防止未經授權的人員擅自動用系統各種資源、保護程序和數據的安全，減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務專用電腦；（2）設置操作權限限制；（3）操作人員身份的密碼控制，規定交接班手續和登記運行日志；（4）數據存儲和處理相隔離，嚴格控制系統軟件的安裝與修改，對系統軟件進行定期的預防性檢查，系統被破壞時，要求系統軟件具備緊急響應、強制備份、快速重構和快速恢復的功能；（5）機房的工作環境保護。網絡安全指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術，主要包括：數據備份及機器的使用規范，軟盤專用及防病毒感染。數據加密技術、訪問控制技術、認證技術等。網絡傳輸介質、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過上述技術可基本確保財務信息在內部網絡及外部網絡傳輸中的安全性。

5、加強內部審計。內部審計既是公司、企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的制度安排。對會計資料定期進行審計，審查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合有關內控制度，憑證附件是否規范完整等；審查電子數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象；對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。

6、防范會計電算化內部人員舞弊風險。會計電算化內部人員舞弊風險的防范主要依靠企業的內部控制：首先，組織機構的設置。為適應計算機會計系統的要求，原有的組織機構調整必須適合企業的實際規模，符合企業總體經營目標。并且，應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分析。企業可以按會計數據的不同形態，劃分為數據收集輸入組、數據處理組和會計信息分析組等組室，也可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位；其次，會計人員職責的劃分。企業為防止舞弊或欺詐，應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度。同時，還應建立起職務輪換制度；最后，加強上機管理。企業應對計算機的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情，使計算機盡可能是專用的。一般來講，企業對用于會計系統的計算機的上機管理措施應包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操作手冊、上機時間安排等。

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