我國科研文件檔案管理模式特點問題與建議:典型案例研究

關宏玉 劉洋 安小米

摘要：采用典型案例研究方法，從比較高校、科研機構和科研基金管理機構的科研文件管理活動要素和科研項目文件檔案管理標準規范要素角度總結了我國科研文件檔案管理的現狀、模式特點和存在問題，對未來研究提出了建議。

關鍵詞：科研文件 科研檔案 管理模式 典型案例 中國

一、研究背景

隨著知識經濟時代的到來，信息與知識日益成為經濟社會發展的重要因素，信息的有效利用成為了增強國際競爭力和綜合國力的重要保證?？蒲形募?、科研檔案作為科研活動的真實記錄，對于提高科研活動的效率與水平有著重要作用。本文旨在通過對科研文件管理規范的典型案例分析，總結出目前我國科研文件檔案管理模式的特點，發現其中的問題并提出解決建議，對建立統一、集成的科研文件檔案管理模式的必要性進行論證。

目前我國進行科研文件管理活動的機構主要有高校、科研機構和科研基金管理機構三種類型。本文從各類機構的共性出發，采用典型案例研究的方法，根據機構具有影響力、科研水平較高、重視科研文件檔案管理的選擇標準，高校選取了清華大學、上海交通大學和南京大學，科研機構選取了中國科學院、廣東省農業科學院和上海社會科學院，科研基金管理機構選取了北京市科學技術委員會、中華人民共和國科學技術部和國家自然科學基金委員會。通過對相關的科研文件檔案管理工作辦法的研讀，梳理出其工作的模式特點。

二、我國科研文件檔案管理活動與規范的現狀分析

1. 從管理活動的構成要素分析

在管理主體方面，高校和科研機構具有基層的研究課題組、科研處(辦)或研究所、檔案館三分階段管理的特點，科研項目生命期內，科研文件檔案管理存在不同管理主體標準不一的問題，但階段責任者的管理責任分工明確。

在管理客體方面，高校和科研機構的歸檔范圍涵蓋了科研項目活動各個階段形成的重要文件；科研基金管理機構的范圍則主要包括項目立項階段的合同書、研究計劃、階段性成果及后期產業化成果，是科研活動中形成的最有價值的信息資產。此外，對于科研文件和科研檔案的具體管理要求主要集中在完整、準確、系統、安全以及質量要求等方面，沒有對檔案的真實性和可用性提出明確規定。

在管理過程方面，高校和科研機構在收集、整理、保管、鑒定、開發利用等環節分工明確，呈現出明顯的分階段管理的特征；檔案部門多從歸檔環節開始干預，主要負責科研檔案的保管、鑒定和開發利用。而科研基金管理機構則尤為注重科研項目成果的驗收與評估。

2.從管理標準和規范的內容要素分析

從管理目的上看，各類機構均強調科研文件檔案的原始記錄性和社會記憶屬性，期望通過文件檔案管理來提高科研管理水平和研究水平，增強管理活動的規范化和制度化?？蒲谢鸸芾頇C構則更具前瞻性，除發揮文件檔案的基本作用外，更傾向于從信息資源的角度來看待科研檔案，將科研文件檔案視為項目評估的重要依據。

從管理內容上看，高校和科研機構的標準和規范基本上涵蓋了歸檔要求、歸檔范圍、歸檔辦法、責任分工、考評依據等環節；而科研基金管理機構則更加側重于對科研文件檔案管理職責與管理要求的規定，驗收與評估成為重要的管理環節。

從管理過程上看，高校和科研機構的標準和規范按照科研項目活動過程和科研文件檔案生命期特點進行責任分工，階段性管理特征較為明顯；科研基金管理機構雖然對科研機構的文件檔案管理工作提出要求，表現出全過程參與的跡象，但關注的焦點仍是科研成果的評估與驗收。

從適用范圍上看，現有標準規范大多針對本單位科研項目或課題活動所形成的科研文件材料和科研項目（課題）檔案。其中，科研基金管理機構主要針對立項項目應形成的文件檔案。對比分析結果，高校和科研機構的科研文件檔案管理在干預時機、管理客體和主體定位等方面存在共性，主要按科研活動過程管理，服務于科研目的，具有科研模式特點；而科研基金管理機構對于科研檔案的管理主要按科研項目管理方式服務于科研管理目的，具有科研管理模式特點。

三、我國科研文件檔案管理模式的特點與問題分析

圖1和圖2分別揭示了我國科研文件檔案管理存在的科研模式和科研管理模式的共同特點。管理主體對文件檔案管理的責任按科研活動過程和和文件運動生命周期規律劃分，從文件形成、立卷、歸檔到提供利用，每個階段界限清晰、分工明確，呈現出明顯的文件生命周期的特征。

兩種模式的科研文件檔案管理活動主要涉及科研機構、科研基金管理機構和檔案機構三類主體。圖3反映了科研文件和科研檔案在三者之間的流轉過程?？梢钥闯?，從形成文件的課題組到最終歸檔的檔案部門，科研文件有不同的流向。以科研人員B為例，參與了A、C兩個分屬于不同科研基金管理機構的課題，為此需要按照各機構不同的歸檔要求移交科研文件；而課題組A接收科研人員B移交的文件之后，既需要通過科研處歸檔到檔案館，也需要提交給基金管理機構進行最終審核；此時，由于科研機構和科研基金管理機構對歸檔管理有不同的要求，由此需要形成兩套不同的文件。

圖3揭示出兩種模式在銜接上存在一些問題：首先，科研基金管理機構與科研機構對于文件形成的要求往往不一致，導致文件檔案管理過程中人力、物力的浪費。其次，科研文件檔案歸屬在不同的科研機構和科研基金管理機構中，而這些機構相對獨立，相互之間資源不共享，不利于整體科研水平的提高。第三，科研基金管理機構雖然在管理理念上提出“促進科研發展”，但實際的文件檔案管理工作基本不涉及利用，沒有充分發揮出科研檔案的價值。

四、研究結論及建議

國內科研文件檔案管理的主體主要有高校、科研機構和科研基金管理機構。管理中存在科研模式和科研管理模式兩種類型，其中，高校和科研機構同屬科研模式。在綜合分析兩種模式的管理實踐與內外部因素之后，發現二者共同遵循文件生命周期理論分階段管理和過程管理的基本思想。至此，得出國內科研文件檔案管理模式在整體上屬于文件生命周期模式的結論。

國內科研文件檔案管理的文件生命周期模式歸結起來具有以下特征：首先，無論是科研模式，還是科研管理模式，其文件與檔案所經歷的管理流程都是全過程的管理，只是在側重點上有所不同。其次，科研模式和科研管理模式都實行階段式管理，反映了文件分階段運動的事實，只是二者的主體地位體現在不同的管理階段。第三，兩種模式從不同角度驗證了文件生命周期理論對于文件價值形態變化規律的普遍揭示，只是科研模式側重于對檔案原始記錄性和憑證價值的保護與利用，而科研管理模式則更加側重于對檔案所蘊含的信息資源價值的評估與開發。

然而，隨著知識經濟時代的到來，文件檔案生命周期模式在面對知識交流與共享的客觀要求時顯現出嚴重的缺陷與不足，日益成為一個不容忽視的問題。首先，文件與檔案之間明顯的階段式管理使得檔案部門經常處于被動地位，管理環節的相對孤立使得歸檔文件的質量存在風險。其次，科研文件檔案管理活動對其研究對象的評價標準著重于質量控制，在真實性方面的要求明顯弱化。在電子文件大量產生的背景之下，歸檔文件的公信力受到質疑。第三，管理對象大多針對檔案實體本身，忽視了對于人員的具體要求；檔案人員的信息資源開發、配置、增值與服務意識缺乏。第四，缺少跨機構、跨部門的科研文件檔案管理機制，不利于信息與知識的交流和共享。

由此研究和建立適應知識經濟發展要求的科研文件檔案管理統一規范十分必要。建立統一的科研文件檔案管理規范，將有利于保證文件在整個生命周期的真實、完整、可靠、安全與可用，保證科研信息的質量；有利于形成連貫和一致的文件形成要求、管理規范（分類、立卷）、歸檔范圍和利用標準等，提高科研項目管理的水平；保障科研信息資源的共享和科研知識的利用，支持科研發展與學科進步。

注釋：

*本文系安小米教授主持的教育部科學技術研究重點項目“面向知識管理的國家科研項目文件管理體系構建研究”（項目代號：109005）和2008年度教育部“新世紀優秀人才支持計劃”的研究成果之一。

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院數據工程與知識工程教育部重點實驗室