淺析焦煤集團的無紙化辦公

　　[摘要]隨著計算機的普及應用和網絡的迅速發展，無紙化辦公改變了傳統的辦公方式，極大地促進了辦公自動化。它有著節省辦公資源，提高辦公效率，實現異地辦公等優點，是未來辦公的新趨勢。本文通過分析焦煤集團的辦公現狀，探討如何加強無紙化辦公。
　　[關鍵詞]無紙化辦公；焦煤集團；計算機；網絡
　　[中圖分類號]F272
　　[文獻標識碼]A
　　[文章編號]1005－6432(2011)19－0169－02
　　
　　無紙化辦公，是指利用現代化的網絡技術進行辦公。主要傳媒工具是計算機等現代化辦公工具，可以實現不用紙張和筆進行各種業務以及事務處理。從20世紀末開始，在21世紀初逐漸增加。在無紙化辦公環境中，計算機、應用軟件、通信網絡是三個最基本的要素。
　　焦煤集團實現無紙化辦公建設，是科技發展和信息應用的必然趨勢，是企業現代化辦公的基礎和保障，是充分利用網絡資源，真正實現企事業單位的辦公高效化、傳遞網絡化、信息資源化、管理決策智能化的途徑，是積極推進電子政務系統建設，實現網上信息化辦公，以達到提高辦公自動化水平，增強辦事效率、理順管理機制，促進企業現代化辦公系統的必然要求。
　　
　　1　現狀分析
　　
　　1.1概況
　　盡管未來幾十年之內也不能全部變成無紙化辦公，但隨著更多的信息都是以數字或電子的形式儲存和維護，因此，管理數據的更新應用也就浮出水面。焦煤集團未來一定要向無紙化辦公邁進。在會計方面，人們對電子工作報告具有新鮮感。在零售市場，電子工作流程正在取代傳統的裝貨單、發貨單、發票和其他紙單據。很多人都知道無紙化辦公的含義，可目前還沒有哪個企業真正實現了無紙化辦公。那么無紙化辦公還有提的必要嗎?
　　
　　1.2存在的問題
　　目前，焦煤集團作為大型國有企業，雖然辦公自動化系統已經和知識管理等新的管理思想相融合，可當我們在企業中進行調研過程中發現，目前還有很多不盡如人意的方面，影響了無紙化辦公的進程。
　　(1)對辦公自動化系統的理解差別很大。在很多人眼里，辦公自動化系統主要是處理一些公文、收發電子郵件，實現紙面作業計算機化。實際上有這樣思想的大有人在，殊不知辦公自動化大有學問，涉及行為科學、管理科學、社會學、系統工程學等學科，辦公自動化的應用已成為企業管理現代化的標志之一。
　　辦公自動化的核心問題是如何提高日常的辦公效率。因此，我們日常工作的所有內容都可以歸入辦公自動化系統處理的范疇，如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，甚至庫存管理、生產計劃、技術管理、質量管理、成本管理、人事管理等，都可以歸納到辦公自動化軟件的處理范圍之內。
　　(2)領導和使用人員的思想意識還需提高。無紙化辦公要成為現實，改變人們的觀念和習慣非常重要。在人們的傳統觀念中，“白紙黑字”具有一定的權威性，是真實可信的，領導人還可以直接在紙上圈閱或作批示。人們閱讀紙上的東西比較容易放松，而且不受時間地點的限制，書面的東西便于攜帶。另外，紙張有明顯的優點：同電腦屏幕相比，對于印或寫在紙上的內容，即使在照明條件很差的情況下，我們也能看得比較清楚，可以很容易地在紙上隨意評注修改。同樣內容手寫件比電子郵件或軟盤存儲所顯示的信息量更多，身體語言流露其中，通過筆跡你可以感覺對方的情感、性格、文化修養等多方面的信息。
　　也有很多使用人員不愿意使用辦公自動化系統的原因很簡單，就是系統要求輸入很多原始數據、信息，工作量要加大，特別是涉及一些部門和個人利益的數據，大家潛意識中就不愿意公開。所以在系統的推行過程中會存在一些阻力，特別是項目要有一把手的參與，這里提出的一把手不僅僅是企業的一把手，還應包括各部門的負責人。
　　(3)辦公自動化技術也需要不斷創新。在辦公自動化系統的應用過程中，一些技術的應用也會推動其發展。很多領導提到的一個重要問題就是簽名的事情。實際上還有很多技術細節需要完善，像網絡簽名認證技術、局域網絡通信、文件網絡廣播等。
　　舉個例子來說：在應用計算機實現文件批簽流轉過程中，當用戶都在計算機上批簽修改文件時，如何保留不同用戶的修改痕跡，是用戶十分關心的問題。在手工批簽時，不同人有不同的筆跡，因此很容易識別，但在計算機上修改編輯文件，要保留各人的痕跡卻不是一件簡單的事情。有的系統對這一問題的處理方法是：對每個人修改過的文件都做一個拷貝，然后比較兩個拷貝之間的不同點。這種方法不夠直觀，也不符合用戶平常的工作習慣，而且由于要保存多個拷貝，嚴重浪費空間。
　　相信這些問題，大家都已經看到了，并且一些公司已經有了很好的解決辦法。可在目前的應用過程中還存在你有的技術，我沒有；我有的技術，你沒有。導致了很多辦公自動化軟件公司的水平參差不齊，不能合作利用對方的優勢，特別是在我們身邊很多中小型的軟件公司不能充分合作，經常出現惡性競爭，導致雙方都得不到長足發展。
　　(4)與其他系統的集成必將成為瓶頸。由于很多原因導致了大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協調起來。各個系統之間無法進行數據聯系，導致大量的重復勞動，也導致數據不準確。信息孤島的存在導致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性無法保證，個人、部門之間難于進行信息共享，領導也難于統攬全局。由于系統是由多個供應商提供的，即使想集成也存在很多難度，特別是數據庫不統一造成集成難度增加，更重要的是相互的配合也會成為很大的問題。目前中國具有信息系統的絕大部分企業都存在這樣的現象。
　　
　　2　無紙化辦公解決方案
　　
　　2.1易學易用性
　　可將領導在傳統的紙質文件上的批示、簽署信息引入到辦公自動化網絡系統當中。通過對文件傳閱、審批流程的定義，各用戶便可在網絡中對文件進行親筆圈閱、批注和簽名，從而使不同用戶可對所傳閱討論的文件發表各自的意見、相互交流并進行最終的定稿及簽署，用戶對文件進行的親筆圈注、簽名信息均可被保存，并可進行打印輸出。用戶只要會寫字，不需要學習煩瑣的鍵盤輸入方法，就和日常在紙上辦公時批閱、簽署文檔一樣，就能方便地使用含有電子筆跡技術的辦公自動化系統，從而大大減少了培訓工作量，這對最終用戶和開發商都有利。
　　
　　2.2高度的網絡安全性
　　領導辦公可以與工作的各環節緊密結合，動態電子簽名認證保證了領導簽名內容的不可更改性和來源的真實性。用戶可以利用動態電子簽名認證實現可靠的身份確認功效，比傳統鍵盤密碼更安全、更有效。用動態簽名認證來替代傳統密碼口令驗證，極大增強了系統中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。
　　
　　2.3高度自動化
　　含有電子筆跡技術的辦公自動化系統可以大大減少重復勞動，它可以使各個部門、各個環節的單獨處理工作串聯起來，同時也能處理流程上多環節的任務。可以方便進行各個環節的審核、批復、簽字，同時也可以進行不同環節批復的查詢。不僅解決了傳統辦公的效率低下和紙張浪費狀況，而且也解決了因領導無法使用煩瑣的現代辦公自動化系統而閑置的信息化投資。
　　
　　3　無紙化辦公的效果
　　
　　無紙化辦公系統通過對各辦公要素的閉環整合，實現了工作流、信息流和知識流的整合管理，提供了一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺，實現辦公自動化，并進行遠程辦公或在家辦公。
　　無紙化辦公將人從煩瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務，整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執行力，使管理趨于完善。通過信息化建設，開展電子商務、電子政務，快速提升核心競爭力。其具體效果有以下四個方面：
　　
　　3.1整合資源
　　通過網絡技術將單位的人力資源、客戶資源、知識資源、經驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用，實現各種資源的互相促進和增值，形成正規、科學、開放的單位制度和文化，保持單位旺盛的生命力，保證單位健康持續發展。
　　
　　3.2加快信息流通
　　領導層下達的文件、通知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達到相關人員，無任何中間環節。所有工作人員的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領導層，便于及時發現問題、改進過程和發現人才。工作人員們能夠在網上輕松、直接、公平地發言、交流，建立融洽的團隊關系和單位文化。
　　
　　3.3規范辦公流程
　　建立起一個緊密、協調、可靠、簡單的管理機制，讓單位充滿活力，促進單位持續發展，使工作人員責任明確，權限分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反映情況。
　　
　　3.4提高辦事效率
　　有效協調多部門之間的協同工作問題，實現高效協作辦公，領導層能夠方便的隨時查看分配過的任務數量、領取人及其進度情況，跟蹤監督，提高執行效率和力