對建立PDCA閉環型財務內控體系的探討

　　【摘 要】 文章對企業內控體系的現狀進行了分析，并運用標準化建設中PDCA的理念，對通過建立強化預算、優化流程、完善記錄、梳理制度的動態閉環管理體系，來進一步完善財務內控體系進行了探討。
　　【關鍵詞】 PDCA； 預算； 流程； 記錄； 內控
　　
　　當前，國家監管法規和政策日益健全完善，社會輿論的監督和公眾的高度關注，信息及網絡技術的進步對企業的管理提出更高的要求。而財務安全與否更是牽動著企業的整個神經，如何建立完善的財務內控體系，嚴肅財經紀律，保障企業平穩健康的發展，成為企業需要迫切解決的問題。本文借鑒了標準化建設中PDCA的理念，通過建立由強化預算、優化流程、完善記錄、梳理制度組成的動態閉環財務內控體系，進一步加強企業內控，規范財務管理。
　　
　　一、企業財務內控體系的現狀
　　（一）缺乏溝通機制，與前端業務相分離
　　盡管國家財政部等部門出臺了《會計法》、《內部會計控制規范——基本規范》等一系列財務內控制度，各個企業也在財務內控上制定了大量的內控措施，如不相容職務分離、會計系統控制、內部審計、制度建設等，但大多數企業的內控措施很少觸及前端業務，缺乏前端業務與財務的溝通機制。這使得企業在完善財務內控，檢查漏洞時總有一種亡羊補牢的感覺，同時在采取補救措施時總是處于被動狀態。
　　（二）創新意識薄弱，執行力不夠
　　企業在建立財務內控措施時，一味地“按原則辦事”，不注重方法創新，很少通過優化業務流程和完善記錄痕跡來提高內控措施的時效性和可執行性。
　　（三）不能化靜為動，讓財務內控體系轉起來
　　企業在制定了一系列內控措施后，未能將這些靜態的、分散的內控措施有序地組合起來，靜動結合，轉化為動態的可持續改進的財務內控體系。
　　
　　二、PDCA的概念
　　PDCA是企業標準化建設的核心理念，也是規范企業良好行為的準則。P（Plan）策劃，確定方針和目標，確定活動計劃；D（Do）執行，實地去做，實現計劃中的內容；C（Check）總結執行計劃的結果，注意效果，找出問題；A（Action）行動，對總結檢查的結果進行處理，成功的經驗加以肯定，并適當推廣、標準化、規范化；失敗的教訓加以總結，以免重現未解決的問題放到下一個PDCA循環。而本文所探討的閉環型財務內控體系，與之對應的分別是強化預算管理（Plan）、優化業務流程（Do）、完善記錄痕跡（Check）、制度動態管理（Action），如圖1所示。
　　三、強化預算管理
　　預算管理是企業內部控制的重要組成部分，加強預算管理是保證內部控制有效實施的一個有力手段，健全的預算管理能夠促進企業內部控制的有效實施。
　　（一）承載企業經營目標，控制經濟規模及成本費用總額
　　企業通過預算管理控制，在符合發展戰略和滿足經營需要的同時，要將預算期內的經濟活動規模、成本費用水平和績效目標控制在合理的范圍之內。通過精益化的預算管理，將企業生產、營銷、采購、存貨等活動的相關經費、額度進行精確測算，嚴格控制經濟活動的各項支出。
　　（二）分解到部門具體指標，落實相關責任
　　通過預算管理，將企業整體指標分解到具體部門和職工，落實相關責任，將內控措施延伸到前端業務，從業務源頭就進行規范，確保企業戰略目標的實現。同時預算管理要采取“自上而下”和“自下而上”相結合的方法，使得上級與下級形成良性互動，實現員工將個人目標與公司目標相統一。
　　（三）嚴格業績考核及獎懲，強化預算執行
　　企業預算管理部門應當定期對預算執行情況進行考核，并根據制訂的獎懲制度，嚴格落實獎懲措施，以提高預算管理工作的嚴肅性，強化預算的執行力。
　　（四）總結以往內控缺陷，改進預算管理
　　預算管理在整個內控體系中還起著承上啟下的作用。在一個預算周期結束后，企業要總結之前內控檢查中出現的問題，通過改進預算管理，將可在業務源頭解決的問題進行規范，消除風險。
　　
　　四、優化業務流程
　　財務是企業經濟活動的最終貨幣體現，其流程是連接業務流程和管理流程的橋梁。財務流程的規范性、數據采集效率、加工的正確性和有效性，將直接影響到管理活動的安全和效率。通過對財務流程規范和優化，明確責任分工，強化監控與評審，來保證經濟業務穩定高效地運轉。
　　（一）細化財務管理流程
　　根據會計核算和財務管理的內容及特點，并依據企業的性質，細化財務管理流程，設計例如成本管理、固定資產管理、資金管理、憑證管理等涵蓋企業財務需要的業務流程，使每項財務活動都有標準的流程可以依循。
　　（二）制定財務管理標準
　　按照財務崗位設置和工作項目的分工，制定各財務崗位的管理標準。依據相關制度文件，明晰相關部門人員的職責，設定嚴謹的審批程序，規范業務操作，保證經濟業務的可靠性。
　　（三）深化分析、持續優化
　　在力求加強內控的同時，也要注意業務流程的效率，既能保證業務安全規范，也使得業務處理更加高效。這就需要在流程設計時，要深入分析相關業務的流轉特性，避免分工重復，簡化審批流程，強化關鍵點控制，并能夠及時針對業務流轉時出現的風險和效率低下的情況進行修正，使流程優化成為一種持續行為。
　　
　　五、完善記錄痕跡
　　在企業各項經濟業務流程運轉和進行監督檢查的過程中，會產生各種記錄資料。通過對記錄資料進行規范，建立記錄標準，可以充分發揮出記錄資料的作用，為財務內控體系的執行提供實際載體支持，為風險控制的監督檢查提供依據。記錄信息還可以反映財務管理痕跡，反饋財務管理信息，提供進一步改善財務內控管理的思路，促進財務內控管理不斷優化和持續改進。
　　財務內控體系涉及到的記錄可分為信息臺賬、風險控制、檢查改進三大類。
　　信息臺賬記錄：完善各種信息臺賬，如預算指標責任分解表、成本費用進度表、固定資產信息臺賬、往來臺賬等。信息臺賬記錄著相關財務信息，對企業經營管理，進度控制，風險預警具有重要的作用。
　　風險控制記錄：為明確責任，防范風險就需要在業務流轉時設置風險控制記錄，如：工作交接表、發票領用記錄、票據領用登記表、憑證傳遞清單等。在平時工作中要嚴格進行登記，并簽名確認，這樣才能使流程進展留有痕跡，有據可查，進而防范風險。
　　檢查改進記錄：監督檢查是內控措施中的主要手段，對財務業務管理質量進行全面檢查和監督，能夠及時查錯、防弊，促進財務內控的持續改進。企業可通過開展日常稽核，并利用外部檢查來重新審視財務管理流程，排查風險點和管理漏洞，及時整改完善內控。同時要將檢查時間、檢查內容、責任人、整改措施等信息詳細登記，形成檢查改進記錄，為日后的責任考核、工作改進提供有力支撐。
　　
　　六、制度動態管理
　　為了保證業務流程的高效平穩運轉，完善內控體系，建立由制度梳理、制度規劃、制度執行組成的制度動態管理方法，及時消除制度盲點，強化制度執行，切實做到各項業務有法可循，有據可依，為財務內控體系提供制度保證。
　　（一）梳理表格，方便制度查詢
　　梳理各級各類所有相關財務制度，并按照崗位分工及各崗位的工作項目進行分類。再將每個崗位所對應的制度文件按照發文單位進行分層，形成各崗位的制度網格圖（如表1所示）。這樣就能使各崗位直觀地看到自己每項工作所要執行的各項制度及財務管理中存在的制度空白。
　　（二）查找盲點，完善制度體系
　　根據制度梳理網格圖梳理出的制度空白，及檢查出的問題漏洞，制定制度修編計劃，并及時進行新制度的制定和舊制度的修訂，消除制度盲點，完善制度體系。
　　（三）提煉要點，加強培訓，強化制度執行
　　通過提煉形成制度要點庫（如表2所示），明確業務風險點，制定預控措施，不僅提高了財務人員學習制度、掌握制度的積極性，而且通過制度落實，消除了工作中的違規違章點。在實際工作中，財務人員隨時可以查找各類業務的關鍵要素，并通過定期開展學習和自查，提高制度的有效性。
　　在建立起PDCA閉環型財務內控體系的基礎上，企業還應注重打造自己的企業文化，創造良好的環境氛圍，并通過加強對員工法律政策和財務知識的培訓，增強員工的自身素質和依法辦事的意識。有了嚴格的財務內控體系和高素質的員工這雙重保障，必將大大提高企業的經營管理水平和風險防范能力，促進企業持續健康發展。
　　
　　【參考文獻】
　　［1］ 呂建軍.加強內部控制強化預算管理［J］.會計之友，2011（1）：68-69．
　　［2］ 陳鵬.會計內控管理系統的設計與實現［D］.山東大學，2010．
　　［3］ 李祝平.市級供電公司財務風險管理研究［D］.華北電力大學，2008．