淺談全面預(yù)算管理與ERP的有機(jī)融合

　　【摘 要】 全面預(yù)算管理作為現(xiàn)代企業(yè)的一種管理模式，若能充分發(fā)揮作用可以有效地組織公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，確保既定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。ERP系統(tǒng)則借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能夠促使現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)的管理思想和管理方法得到更加充分的實(shí)現(xiàn)。文章針對(duì)傳統(tǒng)全面預(yù)算管理的困境，結(jié)合A市供電公司的具體實(shí)踐，分析了ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理有機(jī)融合的可能性和重點(diǎn)環(huán)節(jié)，并提出實(shí)際應(yīng)用應(yīng)注意的問題及未來發(fā)展方向，對(duì)以信息化手段推進(jìn)全面預(yù)算管理的實(shí)踐進(jìn)行了初步探討。
　　【關(guān)鍵詞】 全面預(yù)算管理； ERP； 信息化
　　
　　一、全面預(yù)算管理與ERP的比較分析
　　全面預(yù)算管理是以企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)為核心，通過對(duì)人力、物力和財(cái)力等資源的合理分配，結(jié)合管理會(huì)計(jì)核算，確保企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，并對(duì)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)施進(jìn)行過程監(jiān)控的一套系統(tǒng)的管理方法。它通過業(yè)務(wù)、資金、信息的整合，明確、適度的授權(quán)、分權(quán)，戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等，實(shí)現(xiàn)資源合理配置、作業(yè)高度協(xié)同、戰(zhàn)略有效貫徹、經(jīng)營(yíng)持續(xù)改善、價(jià)值穩(wěn)步增加的目標(biāo)。
　　（一）傳統(tǒng)全面預(yù)算管理的困境
　　在實(shí)踐中，作為一種有效的管理工具，目前全面預(yù)算管理已經(jīng)被大多數(shù)企業(yè)所接受和實(shí)施。但是隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境日益復(fù)雜多變，特別是大中型企業(yè)對(duì)管理精益化的要求越來越高，在缺乏信息化工具支持的情況下，傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理在推行過程中不斷遇到工作量大、實(shí)施成本高、有效控制難等挑戰(zhàn)。主要集中在以下幾個(gè)方面：
　　一是實(shí)現(xiàn)手段存在一定的缺陷。傳統(tǒng)全面預(yù)算管理的手段主要是電子表格和財(cái)務(wù)管理軟件，這兩種管理手段雖然可以避免大量的手工運(yùn)算，但是由于全面預(yù)算涉及的范圍廣泛、部門繁多、指標(biāo)間邏輯關(guān)系復(fù)雜，因此實(shí)踐中很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理散亂，缺乏對(duì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)模型的支持。同時(shí)，電子表格信息和財(cái)務(wù)管理軟件也存在著信息難以集成與共享、不支持預(yù)算跟蹤、安全性差、協(xié)調(diào)性弱等缺點(diǎn)，難以有效協(xié)調(diào)各預(yù)算單位共同參與預(yù)算，企業(yè)中“信息孤島”的現(xiàn)象在不同程度上仍然存在，預(yù)算管理效率較低。
　　二是管理周期較長(zhǎng)。全面預(yù)算管理多與企業(yè)績(jī)效相關(guān)，各職能部門在進(jìn)行預(yù)算管理時(shí)，往往存在一定程度的本位主義，相互之間進(jìn)行博弈，常會(huì)導(dǎo)致預(yù)算周期拉長(zhǎng)，使得信息傳遞速度較慢，嚴(yán)重影響預(yù)算管理作用的發(fā)揮。
　　三是預(yù)算執(zhí)行和實(shí)時(shí)控制難度更大。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，在缺乏信息化工具支持的情況下，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)難以獲得實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，預(yù)算管理難以進(jìn)行真正意義上的實(shí)時(shí)控制，預(yù)算差異的及時(shí)分析、調(diào)整措施的適當(dāng)采取就受到限制。而事后層層匯總的實(shí)際數(shù)據(jù)只能是事后控制，至多可發(fā)揮“亡羊補(bǔ)牢”的作用，難以充分實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理事先計(jì)劃和事中控制的思想。
　　（二）ERP系統(tǒng)為全面預(yù)算管理的完善創(chuàng)造條件
　　傳統(tǒng)全面預(yù)算管理遭遇的困境促使企業(yè)對(duì)信息化技術(shù)給予越來越多的關(guān)注。如何融合、集成先進(jìn)的理論、方法、工具來創(chuàng)新預(yù)算管理，成為實(shí)現(xiàn)高水平全面預(yù)算管理面臨的一個(gè)重要課題。而當(dāng)今社會(huì)信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展為此提供了可供選擇的途徑。最為突出的當(dāng)屬ERP系統(tǒng)的引入和廣泛應(yīng)用。
　　ERP（Enterprise Resource Planning），即企業(yè)資源計(jì)劃，是以市場(chǎng)和客戶為導(dǎo)向的，以實(shí)行企業(yè)內(nèi)外資源優(yōu)化配置、消除生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中一切無效的勞動(dòng)和資源，實(shí)現(xiàn)資金流、物流和信息流，價(jià)值流和業(yè)務(wù)流的有機(jī)集成和提高客戶滿意度為目標(biāo)，以計(jì)劃和控制為主線，以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為平臺(tái)，集客戶、市場(chǎng)、銷售、采購(gòu)、計(jì)劃、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量、服務(wù)、信息和業(yè)務(wù)流程重組等功能于一體，面向供應(yīng)鏈管理的現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法。ERP系統(tǒng)就是利用這種思想開發(fā)的軟件。
　　ERP作為融合了現(xiàn)代企業(yè)管理思想、先進(jìn)管理方法和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的企業(yè)級(jí)一體化管理系統(tǒng)，其主要特點(diǎn)是擁有集中化的管理模式、精益化的管理方式和標(biāo)準(zhǔn)化的管理平臺(tái)。它通過應(yīng)用信息技術(shù)把企業(yè)緊耦合類業(yè)務(wù)集成在一起，把資源信息、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)整合成實(shí)時(shí)、共享的信息平臺(tái)，為企業(yè)提供高效、自動(dòng)、實(shí)時(shí)的管理。這為全面預(yù)算管理的完善、發(fā)展和應(yīng)用創(chuàng)造了條件。
　　第一，ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理體現(xiàn)了相同的核心理念。雖然兩者有一定的區(qū)別，前者側(cè)重于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，后者側(cè)重于目標(biāo)管理。但是兩者的目的都在于優(yōu)化企業(yè)資源配置，使之為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，并逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。
　　第二，ERP系統(tǒng)的推行優(yōu)化了全面預(yù)算管理的實(shí)施環(huán)境。ERP系統(tǒng)以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程為前提，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的整合。流程變革必然對(duì)傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、經(jīng)營(yíng)方式、管理方式構(gòu)成實(shí)質(zhì)性沖擊。一方面，各業(yè)務(wù)之間、業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)之間、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間相互協(xié)同與集成的程度更高，有利于克服傳統(tǒng)預(yù)算管理中的“信息孤島”現(xiàn)象，促進(jìn)更加合理的預(yù)測(cè)、統(tǒng)籌安排企業(yè)資源，將資源的使用與相關(guān)活動(dòng)結(jié)合起來以達(dá)到有效控制，保證預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。另一方面，倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)合作和整體意識(shí)，帶來管理者思想觀念的變革，有利于克服傳統(tǒng)預(yù)算管理中的“本位主義”現(xiàn)象，優(yōu)化了預(yù)算環(huán)境，有利于企業(yè)資源在各部門之間更加協(xié)調(diào)和科學(xué)的配置。
　　第三，ERP系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)為全面預(yù)算管理提供了技術(shù)支持。全面預(yù)算管理涉及企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)和流程指標(biāo)，而ERP系統(tǒng)能夠整合數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)信息，能提供全面預(yù)算管理所需要的大部分?jǐn)?shù)據(jù)，其余的數(shù)據(jù)可通過擴(kuò)展較容易地獲得。豐富的功能模塊相互耦合、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)工具開發(fā)，有助于實(shí)現(xiàn)預(yù)算信息的及時(shí)傳遞與共享，以及預(yù)算執(zhí)行的實(shí)時(shí)監(jiān)控和修正，從而有利于全面預(yù)算管理職能作用的充分發(fā)揮。
　　
　　二、利用ERP系統(tǒng)強(qiáng)化全面預(yù)算管理的實(shí)踐重點(diǎn)
　　基于上述分析，下面結(jié)合A市供電公司近年來關(guān)于全面預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)有機(jī)融合的實(shí)踐，對(duì)利用ERP系統(tǒng)強(qiáng)化全面預(yù)算管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行探討。
　　（一）預(yù)算編制與下達(dá)
　　雖然從理論上來講，可以借助ERP系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的快速傳輸和處理能力以及能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)集成和共享這兩大特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確地編制和調(diào)整預(yù)算。但是由于ERP存在不能直接提供全面預(yù)算所需要的各種政策性數(shù)據(jù)，且ERP的文本信息處理功能相對(duì)較弱等特點(diǎn)，考慮成本—效益原則以及企業(yè)各種內(nèi)外部復(fù)雜因素影響，實(shí)踐中一般較少直接應(yīng)用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制。更多的是通過ERP系統(tǒng)的高度集成性，開發(fā)其他管控系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的接口，有效結(jié)合并發(fā)揮各系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)功能。例如A市電力公司在ERP系統(tǒng)運(yùn)行后，預(yù)算編制的各項(xiàng)功能仍在原有財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中使用，通過雙系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳遞，達(dá)到對(duì)資金進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并對(duì)預(yù)算消耗進(jìn)行明細(xì)化管理的效果。
　　該階段利用ERP系統(tǒng)的重點(diǎn)在于預(yù)算下達(dá)的方式上。首先在預(yù)算編制時(shí)要細(xì)化預(yù)算內(nèi)容，即根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，分類別編制損益預(yù)算、成本預(yù)算（項(xiàng)目類預(yù)算按照作業(yè)頻率、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加以編制；非項(xiàng)目類預(yù)算根據(jù)定額規(guī)模、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)加以測(cè)算）、資本性支出預(yù)算、資產(chǎn)負(fù)債預(yù)算、專項(xiàng)預(yù)算，使預(yù)算具體細(xì)化到每一個(gè)作業(yè)項(xiàng)目和每一個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目上。然后，利用會(huì)計(jì)科目與預(yù)算科目體系的銜接對(duì)應(yīng)，按照ERP運(yùn)行規(guī)則，以費(fèi)用歸集對(duì)象為基礎(chǔ)統(tǒng)一下達(dá)財(cái)務(wù)預(yù)算指標(biāo)，即資本通過WBS、成本通過承諾項(xiàng)目，確定各自預(yù)算目標(biāo)，從而為預(yù)算控制奠定基礎(chǔ)。
　　（二）預(yù)算控制與分析
　　在ERP系統(tǒng)下，財(cái)務(wù)人員能夠動(dòng)態(tài)地收集業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息，能夠獲取實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的實(shí)際數(shù)據(jù)，并實(shí)時(shí)與全面預(yù)算管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析，即在期初預(yù)算下達(dá)的基礎(chǔ)上，平時(shí)做相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)相關(guān)預(yù)算是否超過，若超過則不能繼續(xù)向下做業(yè)務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)算的事前、事中控制。另一方面，ERP系統(tǒng)中預(yù)算信息與核算信息的集成，也便于在業(yè)務(wù)開展的同時(shí)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制和多角度動(dòng)態(tài)預(yù)算分析。
　　
　　例如，A市供電公司即利用ERP系統(tǒng)中“基金管理”功能實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制。其中最主要的功能包括承諾預(yù)算、支付預(yù)算及可用性檢查。“承諾預(yù)算”是指在采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)訂單階段就要對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控分析。“支付預(yù)算”是指財(cái)務(wù)在即將對(duì)外付款時(shí)候的一種控制方式，比如在發(fā)票階段進(jìn)行控制。系統(tǒng)主數(shù)據(jù)中，“承諾項(xiàng)目”代表了收入和支出的種類；“基金中心”代表了管理基金的組織結(jié)構(gòu)，可用以區(qū)分項(xiàng)目類的資本性預(yù)算與非項(xiàng)目類的資本與損益性預(yù)算；“基金”則是用于跟蹤資金的來源和使用的。通過基金中心與承諾項(xiàng)目的組合就能夠完成針對(duì)特定部門和特定費(fèi)用類型的預(yù)算控制。在此基礎(chǔ)上，通過FM模塊的賬套管理，從采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂單、發(fā)票校驗(yàn)、價(jià)格變更等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，全程跟蹤資金使用情況，有效集成各模塊的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，便于預(yù)算的監(jiān)控管理及分析預(yù)測(cè)。
　　另外，ERP系統(tǒng)下有關(guān)數(shù)據(jù)可以從其他模塊獲得，如物料、資產(chǎn)管理等模塊的業(yè)務(wù)，能通過特殊的科目指定，自動(dòng)地將有關(guān)數(shù)據(jù)傳送到成本核算模塊中，有時(shí)甚至不需要通過總分類賬模塊的記錄。記賬、算賬、報(bào)賬的會(huì)計(jì)核算職能逐步減輕，直接促使會(huì)計(jì)的預(yù)測(cè)、決策、控制和分析等管理職能大大加強(qiáng)。
　　
　　三、應(yīng)注意的問題和發(fā)展方向
　　綜上所述，全面預(yù)算管理與ERP都必須以價(jià)值創(chuàng)造和公司戰(zhàn)略目標(biāo)為主線，以提高公司核心競(jìng)爭(zhēng)力為目的，既不斷調(diào)整，又有機(jī)結(jié)合，成為具有互相配合、協(xié)調(diào)、自我組織功能的新型管理模式。從實(shí)踐看，多數(shù)企業(yè)目前還僅是淺層次、初步地將全面預(yù)算管理與ERP進(jìn)行了結(jié)合，在兩者有機(jī)融合的過程中還存在許多問題需要注意，許多方面還有待進(jìn)一步提高與創(chuàng)新。
　　（一）不斷優(yōu)化系統(tǒng)接口與數(shù)據(jù)傳遞
　　一般的ERP系統(tǒng)均能提供開放性接口，可以將第三方軟件產(chǎn)品有效地集成到系統(tǒng)中來。與其他模塊的接口，主要包括財(cái)務(wù)模塊接口、營(yíng)銷系統(tǒng)接口、物料管理接口、生產(chǎn)計(jì)劃接口和人力資源接口等。如果根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際，不斷優(yōu)化各接口的順暢銜接，提高數(shù)據(jù)傳遞質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)必要的多個(gè)功能模塊的有機(jī)集成，提高數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交換、流程無縫集成的程度，將會(huì)使ERP與全面預(yù)算管理的結(jié)合提升到新的水平。
　　（二）繼續(xù)深化預(yù)算控制與分析
　　多數(shù)企業(yè)目前在ERP系統(tǒng)中的預(yù)算控制與分析還處于初級(jí)階段。要充分發(fā)揮全面預(yù)算管理的作用，ERP系統(tǒng)功能還有巨大的利用空間。例如，通過預(yù)算模塊向核算模塊、業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行穿透查詢的功能。預(yù)算管理人員能實(shí)時(shí)查詢每個(gè)部門的項(xiàng)目申請(qǐng)內(nèi)容、審批狀況、廠商報(bào)價(jià)等信息；能實(shí)時(shí)查詢到某一預(yù)算項(xiàng)目的實(shí)際支付金額、當(dāng)前余額、實(shí)際用途、使用申請(qǐng)部門等信息；能及時(shí)對(duì)前端業(yè)務(wù)傳輸過來的數(shù)據(jù)、預(yù)制憑證進(jìn)行審核確認(rèn)等功能的充分實(shí)現(xiàn)，可以促使預(yù)算管理事前、事中控制更加及時(shí)、有效。
　　就預(yù)算分析而言，一方面要研究利用信息化技術(shù)，豐富預(yù)算分析手段，利用ERP強(qiáng)大的數(shù)據(jù)功能進(jìn)行企業(yè)獲利能力、償債能力、發(fā)展能力、資產(chǎn)運(yùn)用效率等多角度分析和預(yù)測(cè)；另一方面要研究在ERP系統(tǒng)中如何建立預(yù)算分析機(jī)制，通過及時(shí)的預(yù)算分析，對(duì)差異進(jìn)行分解和細(xì)化，從數(shù)據(jù)上挖掘到差異的問題所在，并結(jié)合企業(yè)的全面經(jīng)營(yíng)分析，從經(jīng)營(yíng)角度尋找產(chǎn)生差異的根源，發(fā)揮預(yù)算輔助決策的職能作用。
　　（三）延伸與預(yù)算評(píng)價(jià)考核的銜接
　　在多數(shù)企業(yè)的實(shí)踐中，預(yù)算評(píng)價(jià)的客觀有效與預(yù)算考核的嚴(yán)格執(zhí)行長(zhǎng)期以來都是預(yù)算管理的薄弱環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)應(yīng)用為預(yù)算評(píng)價(jià)考核的真正落實(shí)提供了可能。如果將預(yù)算模塊與績(jī)效系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，通過預(yù)算執(zhí)行情況分析，反映各部門的管理業(yè)績(jī)以及是否做到了資金的合理、有效使用，自動(dòng)進(jìn)行預(yù)算考評(píng)，從而促進(jìn)各部門不斷提高管理效率，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益和管理水平的提升。
　　
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