合同履行與預算管理的有效結合

　　【摘 要】 建立以“合同履行”為載體，全員參與、全程控制的預算管理體系，將合同履行與預算管理進行有效的結合。針對企業實際，將管理流程固化，自主開發了“合同履行與預算管理”信息管理平臺，按照標準化管理程序，財務部和市場營銷部、生產部等各個業務部門重點依據合同的履行情況，編制預算管理的多個數據表單；通過加強合同履行過程跟蹤、監控和管理，來防范問題、發現問題、堵塞漏洞；通過對合同履行的監控和召開預算分析會，將預算執行落實到各部門、各環節，形成全面的預算責任體系，確保預算執行到位。
　　【關鍵詞】 合同履行； 預算管理； 有效結合
　　
　　一、企業簡介及管理工作實施背景
　　河北電力設備廠隸屬于國家電網公司，是河北省電力公司的分公司。1969年4月建廠，作為原國家電力工業部機械制造局50家骨干電力機械制造單位之一，多年來為電力工業生產建設提供了強有力的技術支持和產品服務。近兩年電力設備廠實施產品結構調整轉型，2011年產品全面轉向電網產品，總體訂貨跨進億元規模，實現做大電網產品的第一步。但企業各類資源在適應電網產品快速增長趨勢上還存在短期難以解決的客觀矛盾。在預算管理方面仍面臨著很多矛盾和問題：1.企業無法有效地分配各類資源。具體體現在合同履約滯后，對市場開拓無法提供有效保障。2.預算管理是靜態的，基本上是“財務部的全面預算”，而不是“全員的全面預算”。各部門及員工自主參與預算執行控制管理的積極性不高。3.無論是合同履約滯后還是預算執行不及時，更多的是事后分析，而非過程跟蹤、監控和管理。無法做到提前防范問題、及時發現問題、合理堵塞漏洞。預算執行分析評估只能與階段預算比較，預算執行無法實施動態管理。4.企業生產經營活動中各類信息數據分散，沒有形成全面、有效的信息流共享，生產組織及經營管理決策缺乏暢通的信息支持。
　　二、“合同履行與預算管理有效結合”的管理工作描述
　　企業如何在逆勢中崛起？如何構建一套高效的管理體系？如何用標準化方法解決問題？
　　以企業發展為目標，以市場為導向，建立全面預算管理體系，并結合企業實際將“合同履行與預算管理有效結合”是行之有效、簡單易行的方法。
　　作為市場化企業，合同是收支預算編制的前提，而合同的履行狀況直接關系到預算的執行情況。合同的履行，標志著合同從靜態向動態的轉化，合同也正是通過一系列動態的過程最后固化為合同利益。合同履行開始后，是合同管理的最艱難階段。合同履行的監督工作就是防范問題、發現問題、堵塞漏洞，而防范是重點。如何將監督的“關口前移”，使問題被提前發現并化解，以保障合同正常履行？產品結構調整后，如何有效地調控資源，進一步發揮預算管理的引領和調控作用，努力實現預算管理由靜態到動態的突破？我們將合同履行與預算管理有機結合，以預算實現為目標，切實加強合同履行過程跟蹤、監控和管理。通過對合同履行的監控與召開預算分析會，將預算執行落實到各部門、各環節，形成全面的預算責任體系，確保預算執行到位。經過不斷摸索、鉆研和創新，全面預算動態管理各項工作已步入正軌，逐步向全員參與、全時段控制的目標邁進。
　　
　　三、“合同履行與預算管理有效結合”的具體實施方法
　　作為成長期的企業，年初以銷售預測目標為起點，分別編制銷售預算、生產預算、成本預算、利潤預算、現金預算等表格。以銷售收入為主導指標，以利潤和現金回收為輔助指標。而日常通過合同履行與預算管理的有效結合以保障企業預算管理目標的實現。
　　（一）建立以“合同履行”為載體，全員參與、全程控制的預算管理體系，實行預算執行的實時動態管理，明確各部門職責分工
　　1.市場營銷部具體負責合同履行的過程管控，具體職責：（1）負責訂貨統計工作。每月月末要更新信息系統數據。對于交貨期等合同變更后的內容要及時反饋和更新。（2）做好合同履行過程的管理，每月梳理合同的履行狀態。（3）嚴格按合同交貨期做好下月收入的預測，對于不能按期實現的收入，要在預算執行分析會上說明原因，相關部門協調解決。（4）重點解決入庫產值與預算收入差異問題。如與用戶溝通解決已入庫或已發貨而未開票的問題。
　　2.財務部負責預算管理過程管控。具體職責：（1）負責制定分月收入預算進度表。（2）負責分析產值與銷售收入進度匹配情況。（3）負責審查各業務部門的收入預測表及合同履行情況表，匯總編制全廠預算管理報表。主要包括合同履行及損益預算執行情況多個表單。（4）每月負責召開預算執行分析會。以日常管理、檢查與月度分析相結合的方式，對預算執行情況進行全面控制，以保證合同的履行及效益的實現。
　　3.生產部具體職責：（1）負責制定分月產值進度表。（2）負責分析產值與銷售收入進度匹配情況。
　　4.相關部門具體職責：積極參與預算管理，認真分析影響合同正常履行的直接或間接因素，重點查找影響收入按期實現的工期、質量、發貨、售后服務等問題。
　　（二）每月各部門通過編制“合同履行與預算管理”專業管理系統的多個表單，參與企業經營管理
　　具體設計為三張合同履約狀態統計表及五張預算管理附表，為企業經營活動提供依據。
　　1.合同履約狀態統計表
　　統計合同基本信息及預算、產值實現時間。主要有合同編號、客戶名稱、產品名稱、數量、價格、訂貨時間、交貨時間、實際需求工期、預算實現時間、產值實現時間等內容，同時揭示預算執行差異。通過監控合同是否按期投產、是否按期完工、是否按期發貨、是否按期實現收入來提示是否有工期原因、用戶原因、質量原因造成預算的差異。
　　2.預算管理附表
　　（1）上月預算執行情況報表。分析月度收入、利潤完成情況。
　　（2）利潤預算表。對下月及全年預算實現情況進行預測。
　　（3）下月收入預算明細表，每月安排、統計收入預算明細。
　　（4）訂貨及預算情況相關統計。統計已有訂貨及預算實現情況。
　　（5）已入庫未開票明細表。分析預算未曾實現原因，并落實責任人。
　　（三）每月月末召開預算執行分析會
　　以日常管理、檢查與月度分析相結合的方式，對合同、預算、產值執行情況進行全面分析評估，以保證合同的履行及效益的實現。企業日常通過執行“設置預算/修改預算、記錄實際結果、預算與實際結果對比、必要時采取控制措施”等四項行動來保證在預算過程中有可靠的控制行為，從而實現監控預算。各職能部門積極參與預算管理，認真分析影響合同正常履行的直接或間接因素，重點查找影響收入按期實現的工期、質量、發貨、售后服務等問題。這將使合同履行的監督的“關口前移”，使問題被提前發現并化解。通過加強合同履行過程跟蹤、監控和管理，來防范問題、發現問題、堵塞漏洞。
　　
　　四、借助信息平臺實現“合同履行與預算管理的有效結合流程固化”
　　初步構建“合同履行與預算管理”信息管理平臺。針對企業實際特點，設備廠自行構建了“合同履行與預算管理”信息管理平臺，使合同履行與預算管理流程固化。根據預算執行數據的特性，初步建立了合同履行與預算管理數據庫和多個數據表，開發了預算執行數據上傳及維護接口，規劃了各職能部門的數據訪問權限以確保數據安全性，并建立各職能部門合同履行與預算執行情況分析工作表，實時監控企業合同履行與預算執行情況。信息管理系統所提供的合同履行及預算執行的明細、匯總及對比分析數據為企業生產組織及經營管理決策提供全面、動態的信息支持。
　　（一）“合同履行與預算管理”信息管理平臺簡介
　　
　　1.首頁界面（如圖1所示）。
　　2.“合同基本情況”界面（如圖2所示）。
　　3.“預算執行及合同履行情況”界面（如圖3所示）。
　　（二）管理信息系統的具體使用方法
　　1.基礎數據的填報。每月由市場營銷部根據新增訂貨情況填報訂貨統計信息，主要有合同基本信息及補充信息。有合同簽訂日期、合同到期日期、合同金額、預計邊利率、產品類別、產品名稱、型號、單位、數量、對方單位、回款方式、預付款、貨款、質保金、履約保函的金額及預計實現時間（如圖4、圖5所示）。
　　2.合同履行狀態統計表的填報。日常做好合同履行過程的管理。每月要更新系統數據和信息，特別對于交貨期等合同變更后的內容要及時反饋和更新。每月月末由市場營銷部根據合同履行狀態填報。每月清理合同的履行狀態，分為未投產、未完工、已完工未開票、已發貨未開票、已開普通票未交用戶等（如圖6、圖7所示）。
　　3.財務部按照輸入合同的各類信息編制出多個管理報表，提供合同履行及預算執行情況的各類信息。主要依據“合同交貨期”與“實際交貨期”的比較來檢驗合同的履行情況和預算的執行情況。
　　五、實施效果
　　 通過實施“合同履行與預算管理的有效結合流程固化”，實現了預算管理由靜態到動態的突破。財務部、市場營銷部、生產部等建立以“合同履行”為載體，全員參與、全程控制的預算管理體系。通過管理體系的流程固化并有效運行主要實現如下功能：
　　1.通過合同履行及預算執行等信息動態的展示，實現全面、有效的信息流共享，為生產組織及經營管理決策提供暢通的信息支持。通過對合同履行情況的梳理，通過對預算報表的編制，使原有的訂貨、投產、入庫、發貨、開票以及收入實現、預算分析等各類分散于各部門和各環節的信息有效的銜接。
　　2.能夠有效地加強內部控制，協調和優化企業資源配置，改善物流和資金流，真正實現“大營銷”理念，從而最終全面提升企業的經營管理水平。（1）合理組織生產，保證工期，使技術準備、物資采購、分廠生產等生產組織更有依據。比如合同變更等市場信息的及時傳遞對生產組織的重要性。（2）使資金統籌管理更加科學合理。
　　3.預算管理向全員參與、全時段控制的目標邁進。將預算執行落實到各部門、各環節，形成全面的預算責任體系，實現預算的動態管理，確保預算執行到位。（1）原預算、產值進度及缺口主要與時間階段預算比較，現在可以按合同的履行實現預算、產值的動態管理。（2）企業經濟活動分析中揭示與解決問題更有依據。如財務部的損益分析、生產部的工期分析、質量管理部的質量分析都可以依據合同履行差異與預算實現差異展開。
　　4.變事后分析為事前防范與過程控制。通過加強合同履行過程跟蹤、監控和管理，來防范問題、發現問題、堵塞漏洞。對于履約滯后或預算執行不及時的合同項目進行重點監控和管理。做到提前揭示問題與矛盾，及早防范風險與解決問題。
　　
　　六.持續改進
　　1.不斷完善合同履行與預算管理系統。從精細化管理出發，深化、細化預算管理，拓寬預算管理的空間、細化預算的內容、完善預算管理的手段、監控預算執行過程，發揮預算的預測、監控、分析、修正等作用，確保企業發展目標的實現。
　　2.充分利用信息管理平臺，以實施項目管理為手段，結合企業實際完善動態預算管理體系，加入更多的管理分析報表，提高成本控制及時性、全面性和應變能力，為企業的生產經營提供更全面和細致的決策支持。
　　3.預算管理可與財務核算、現金流量管理實現銜接，保證企業效益的最終實現。