淺談電力施工企業物資管理系統對項目采購的管理

　　【摘 要】 在激烈的競爭環境下，低成本競爭是建筑企業重要的競爭手段，而對工程項目的成本進行有效的管理，是建筑企業獲得利潤的保證，直接影響企業的經濟效益。如何發揮物資采購在降低工程成本，增加施工企業利潤中的作用成為了研究的一個新焦點。文章結合電力施工企業管理現狀，論述了物資管理系統在工程物資采購管理中的作用。
　　【關鍵詞】 電力施工； 企業； 物資采購管理
　　
　　隨著經濟體制改革的不斷深入和社會主義市場經濟的日益完善，電力施工企業面臨著復雜多變的市場形勢。為了在激烈的競爭環境中求生存、謀發展，電力施工企業要在加強成本管理、提高管理效率和經濟效益方面不斷地努力。隨著企業競爭的不斷加劇，物資采購開始進入電力施工企業成本控制的領域。
　　一、項目物資采購管理簡介
　　項目物資采購管理是工程項目建設的物質基礎，是項目執行過程中關鍵的一步。項目物資采購管理至少應當注意以下三點：一是要搞清采購工作的基本流程；二是要強化全流程成本意識；三是要選好供應商。
　　采購一詞是從Procurement翻譯而來，意為努力獲得或設法搞到。它不同于一般意義上的商品購買，包括以不同的方式從組織外部獲得貨物、土建工程和服務的整個采辦過程。項目的采購則可以定義為：從項目組織外部獲取產品（包括貨物和服務）的整個過程。
　　對于工程項目來說，材料物資的成本費用大約占項目總投資的50％~60％。同時，采購交貨的進度又直接影響項目的進度；采購物資質量的好壞也制約著項目質量的高低，并將決定項目建成后的連續、穩定和安全運轉。由此可見，物資采購管理是工程項目管理中的重要組成部分，它不但是工程項目建設的物質基礎，而且還是執行中的一個關鍵步驟。
　　
　　二、電力施工企業項目物資采購過程存在的問題
　　（一）項目物資采購計劃不合理
　　項目采購業務從計劃（或預算）開始，包括需求計劃和采購計劃。在企業實務中，需求部門一般根據工程項目的實際需要向物資采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據該需求計劃歸類匯總平衡現有庫存物資后，統籌安排采購計劃，并按規定的權限和程序審批后執行。由于此前管理制度存在一定缺陷，項目工程結束后未使用物資可以退回，使得有些項目部隨意提需求計劃，再加上審核不到位，使得大量物資滯留倉庫，增加了企業成本。
　　（二）采購合同不規范容易發生舞弊現象
　　采購合同是指企業根據采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂的具有法律約束力的協議，該協議對雙方的權利、義務和違約責任等情況作出了明確規定（企業向供應商支付合同規定的金額、結算方式，供應商按照約定時間、期限、數量與質量、規格交付物資給采購方）。由于工程項目采購次數多、數量大，對于經常合作的供應商，采購合同的簽訂存在不規范現象。某些日常急用物資均由施工項目部自行處理，缺乏相應的管控措施，所以個人或部門收受回扣的事情就難以避免。
　　（三）物資領用責任不明確
　　物資領用是各項目部根據物資采購計劃申請，對本項目部需使用的物資進行驗收并簽字確認。由于計劃申請和倉庫領料的脫節，使得倉庫領用物資簽字后發現領用錯誤的工程物資。同時沒有專人管理物資領用，很多人都可以簽字領料，使得物資領用責任人不明確，容易出現問題。
　　
　　三、物資管理系統對項目采購管理的作用
　　電力施工企業物資管理系統從項目部提物資采購計劃開始，對物資的合同簽訂、采購分配、驗收入庫及領用、盤點等進行全面管理，將責任落實到人，控制落實到各個環節，實現物資采購的全過程控制。
　　（一）物資管理系統功能簡介
　　1.計劃的申請
　　各項目部按施工藍圖提出物資采購申請，層層審批，杜絕了隨意多提采購計劃，隨意退庫的現象，節約了采購成本、項目成本及倉儲成本等。
　　2.采購的執行
　　各類別物資采購由專人負責，系統根據采購申請將各類物資分配到專人名下，形成采購計劃單，實現物資一對一的采購，明確了責任。
　　3.合同管理
　　對于采購的各項物資進行招標，將合同通過系統進行網絡會簽，保證合同信息真實可靠。
　　4.供應商管理
　　成立供應商庫，對供應商提供的建筑材料的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行實時管理和考核評價，并在供應商管理系統中做出相應記錄。在保證產品合格的情況下，更好地保證工程的質量。
　　5.倉庫管理
　　采購完成后，根據物資類別入庫、出庫，同時設定盤點功能，按月盤點，保證物資賬賬、賬實、實實相符。
　　出庫由項目部專人負責，明確責任人，該責任人在系統中確認采購物資的名稱、規格型號等信息后，系統自動將出庫物資成本直接關聯項目的施工成本，保證成本記錄的準確及時。
　　6.查詢管理
　　對物資采購各個環節均可進行查詢，從申請到計劃，從采購合同到采購完成后物資入出庫。根據不同權限可以實現對全公司、各項目部乃至個人職責范圍的物資信息進行多方位的查詢和統計。
　　（二）物資管理系統對項目采購管理的作用
　　1.物資管理系統的設計，嚴格按照物資采購管理的相關制度進行，并對相關流程進行了完善，進一步固化了物資采購管理流程，完善內部控制管理體系。系統運用信息化的手段，通過網絡進行單據的傳遞和審批，避免了人為干擾因素，有效地防范了各類風險。同時通過該系統實現了信息數據的共享，避免了重復勞動。
　　2.物資管理系統根據使用者的不同崗位，設置計劃申請、審批、物資采購、倉庫管理、查詢、匯總等多種權限，明確了責任人的責任，對于采購過程中出現的問題及時發現，及時解決。同時方便對數據的分層管理，保證了數據的安全性和保密性。
　　
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