加強煤炭企業銷售與收款的內部控制探討

　　 【摘 要】 近年來，經濟的發展帶動了煤炭市場的迅速發展，煤炭企業如何在激烈的市場競爭中占據一席之地，促進企業經營目標的實現，銷售業務的管理就成了關鍵因素。提高銷售額，擴大煤炭市場占有率是煤炭企業增加效益的主要途徑。銷售和收款是銷售業務中的兩大核心活動，也是企業賴以生存和發展的基礎，對銷售和收款的控制在提高企業經濟效益方面有著重要的作用。文章就如何加強煤炭企業銷售與收款的內部控制進行簡單的探討，并以此為依據建立相應的內部控制制度，以增強企業核心競爭力。
　　 【關鍵詞】 煤炭企業； 銷售； 收款； 內部控制
　　
　　 內部控制是現代企業管理中重要的組成部分，其充分利用系統理論和控制理論，對企業生產和經營中的活動進行管理。建立內部控制的基本目標在于使公司治理結構不斷完善，使公司的經營管理得到不斷的改善，對企業經營風險進行有效的預防，進而提高企業的綜合競爭力，促進企業經濟效益和社會效益的全面提高。煤炭企業的生產和經營與一般意義上的企業相比存在著一定的特殊性，在銷售方式以及管理體制方面都存在著一定的傳統型，這對新時期煤炭企業的管理也提出了新的要求，對煤炭企業內部控制制度的建立帶來了一定的困難。銷售作為煤炭企業實現經營價值的關鍵環節，是現金流入的重要途徑，在煤炭企業的經營與管理中占據著重要的位置，正因為如此，在銷售環節出現舞弊風險的幾率較大。在市場經濟條件下，探討煤炭企業如何通過對銷售與收款環節的有效控制，是本文討論的重點。
　　
　　 一、煤炭企業建立內部控制制度的重要性和必要性
　　 煤炭企業的內部控制制度通常分為內部管理控制與內部會計控制兩個主要方面。內部管理控制的主要內容是對企業內部人事以及技術等相關內容的管理，而內部會計控制則主要指針對會計業務和會計報表等的控制。在現代市場經濟體制下，建立內部控制制度對于煤炭企業的發展有著十分重要的意義，其建立的重要性和必要性可以歸納為以下幾點：
　　 （一）確保煤炭企業財產物資的充足安全
　　 煤炭企業建立行之有效的內部控制制度，能夠對企業內部的財產和物質的管理和使用進行必要的控制，防止財產和物資發生被破壞、浪費或者是盜竊，保證煤炭企業內部財產和物資的充足安全。
　　 （二）提高會計資料的完整性和可靠性
　　 完整和可靠的會計資料能夠幫助企業的經營者和管理者對企業過去一段時間內的發展狀況以及未來的發展趨勢等進行分析和預測，并且為管理者的決策提供科學的依據。有效的內部控制系統能夠確保企業會計行為的真實性和及時性，預防舞弊行為的產生，確保了會計資料的完整性和可靠性。
　　 （三）加強國家對煤炭企業的宏觀調控
　　 我國制定了一系列針對煤炭企業發展和經營的財政法規和制度，這些都要求煤炭企業建立起一套完善的內部控制制度，通過內部控制制度實行自我約束，始終遵循國家相關的法律法規，確保煤炭企業持續健康發展。
　　 （四）提高煤炭企業的經濟效益和社會效益
　　 完善的內部控制制度，能夠對煤炭企業內部各個部門和人員進行合理的分工，同時對各部門和人員履行職責的情況進行科學的評價和考核，促進煤炭企業的經營活動始終健康、高效地運行，進而使其經濟效益和社會效益不斷提高。
　　
　　 二、煤炭企業銷售與收款過程的現狀分析
　　 （一）煤炭銷售與收款過程失控現狀分析
　　 煤炭企業銷售預收款過程不合法和不真實的現象都視為失控現象，主要可以歸納為以下幾個方面：
　　 1.銷售價格的定制缺乏有效的控制制度，不合理的折扣和折讓現象混亂。
　　 2.銷售收入不能及時得到確認，銷售發票沒有經過有效審核。
　　 3.沒有選擇合理的結算方式。
　　 4.銷售成本和費用的管理十分混亂，貪污和浪費現象嚴重。
　　 5.銷售合同的簽訂過程缺乏有效的監督與管理。
　　 6.缺乏對應收賬款有效的管理。
　　 7.對銷售憑證缺乏有效的管理。
　　 8.對銷售數據的合理性以及真實性缺乏監管。
　　 9.銷售業務數據與財務數據無法統一。
　　 10.預收賬款余額無法有效核對。
　　 （二）煤炭企業銷售與收款過程控制目標
　　 煤炭企業對銷售與收款過程進行控制的根本目標就在于對企業的銷售和收款業務進行有效的規范與管理，防止在銷售與收款過程中出現差錯和舞弊行為。在市場經濟條件下，煤炭企業的內部控制制度建設應當從煤炭企業的經營實際出發，具體控制目標可以概括為：
　　 1.確保銷售與收款過程的合理性，確保銷售與收款信息的真實性。
　　 2.確保銷售與收款業務會計核算的準確性。
　　 3.建立和健全銷售業務憑證的流通與管理制度。
　　 4.確保預收賬款的準確性和真實性，減少壞賬的發生率。
　　
　　 三、建立銷售預收款控制制度的措施
　　 （一）不相容崗位分工控制制度
　　 在銷售與收款業務中，應當建立不同的崗位分工責任制度，對相關部門的責任和崗位職責、權限進行明確的劃分，實行不相容崗位相互分離，相互制約。銷售與收款業務中不相容職務包括：
　　1.接受客戶訂單與簽訂合同的崗位應當與付款崗位相互分離，即使是同一部門進行操作，在涉及到相關的業務時也應當由不同的人員進行操作。
　　2.進行預付款必須經過銷售部門和信用部門的同時批準才能夠執行。
　　 3.發貨憑證的填寫人員應當與包裝、發貨、取貨以及托運的人員相互分離，同時發貨人與保衛工作人員也應當分離。
　　 4.發票的開具人員與審核人員應當進行分離，同時編制銷售發票通知單與開具銷售發票的人員應當分離。
　　 5.收款崗位與記錄應收賬款的崗位進行分離。
　　 6.貨款的接受與結算人員應當分離。
　　 7.退貨驗收人員與記錄人員應當分離。
　　 8.銷售與收款業務不能同時由一個部門承擔。
　　 （二）授權審批控制制度
　　 煤炭企業應當建立起一套完善的授權審核控制制度，并且使其與銷售和收款業務的審批相適應，根據審批制度的要求，進行銷售和收款業務的辦理。首先，應當對審批人員的職責和授權方式進行明確的規定，不得有超越權限的行為。其次，要對辦理銷售和收款業務的人員職責進行劃分，未經批準，經辦人不得自行接觸與自身權限不相關的業務。如果遇到不在職責范圍內的銷售和收款業務，經辦人有權拒絕辦理，并且及時上報給相應的管理和審核部門。對于涉及資金數量較大的業務，或情況特殊的銷售業務和特殊信用條件，企業應當進行集體決策，經過有審批權限人員的批準后方可執行，防止決策失誤而造成嚴重損失。
　　 （三）銷售與發貨控制制度
　　 1.根據銷售計劃進行銷售預算的編制。銷售預算指的是企業以銷售預測作為基礎，根據既定的經營目標和利潤，對銷售量和銷售額進行預計編制，同時將其作為銷售活動的指導和參考，銷售預算是全面預算的一個關鍵和起點，煤炭企業應當根據自身的生產能力以及市場預測能力，進行有效的銷售預算編制。
　　 2.對銷售價格進行控制制度的建設。煤炭企業應當根據價格戰略、定價法則等內容建立起符合本企業產品銷售的價格控制制度，對價目表以及優惠折扣等內容進行詳細的定制，并且嚴格執行。
　　 3.賒銷業務控制制度。根據與客戶交往的時段，可以將賒銷分為以下幾個階段：（1）簽合約之前的階段。這是對客戶信息和資料進行收集和核實的主要階段，同時確定客戶的信用等級，以及客戶賒銷的金額，在簽訂賒銷合同后及進行發貨之前還需要對客戶進行嚴密的觀察與監督。（2）發貨前的準備階段。這一階段是對相關文件進行收集和管理的主要階段，主要內容包括是否有必要取消賒銷合同，以及是否發出歡迎信等。（3）賒銷期內的管理階段。包括對賬、確認貨物是否存在問題以及貨款是否存在問題等。賒銷期的長短對煤炭企業產品的銷售也有影響。信用期過長雖然對銷售有一定的促進作用，但是卻不夠穩健，而如果信用期過短，則不利于產品的銷售，無法實現擴大銷售的目標。
　　
　　 4.銷售退回管理。企業的銷售退回應當經過銷售主管審批之后，才能夠進行。而針對銷售退回的產品，應當經過質檢部門和倉儲部門的檢查和清點之后，才能夠入庫辦理退回手續，同時應當由質監部門出具退回手續并且出具檢驗證明。倉儲部門在進行清點之后，根據退回的產品品種和數量進行填寫退回報告。報告中應當包括：客戶名稱、退回貨物名稱、數量、日期、退貨性質、原始發票號、價格及退貨原因等都必須記錄在該報告中，并受到獨立于發貨和收款職能的人員的監督和檢查。
　　 （四）收款控制制度
　　 按照《現金管理暫行條例》、《支付結算辦法》等規定，及時對收款業務進行控制。
　　 1.做好應收賬款的日常管理工作。做好基礎記錄，設立應收賬款臺賬管理制度及時登記每一客戶應收賬款余額的增減變動情況，對長期往來客戶應建立完善的客戶資料，及時更新。檢查用戶是否突破信用額度。
　　 2.資信調查，制定相應的信用政策。企業應利用“差量分析法”計算不同信用期的稅前損益差異，據以指定客戶的信用期，并根據賒銷單位資信情況和歷史收款質量，分析改變現行信用期對收入和成本的影響。
　　 3.收款管理。（1）建立客戶檔案。對于一個正常經營的企業，客戶檔案的范圍不僅包括欠款客戶也應包括信譽良好的客戶。客戶是自然人，其基本資料要有身份證復印件、有效的聯系地址、聯系電話及個人擁有的財產狀況。客戶是法人單位，其基本資料應有營業執照復印件，企業的注冊資本金，經營范圍、經營地點、資產狀況如辦公樓是租借或是購建，有無工廠等。還要記錄客戶的信用情況，包括開戶銀行、賬號、法定代表人、銀行借貸的償還情況，與其他企業之間的交易情況、信用情況、有無稅務登記、是否有良好的納稅記錄等。（2）定期向欠款客戶寄發應收賬款對賬單，實地催債和對賬。（3）對應收賬款設定擔保。企業可在同意給客戶賒銷的同時，要求客戶對賒銷應收賬款設定擔保。作為債權人，企業在要求客戶設定擔保時，在保證擔保條件下要對保證的種類進行選擇。保證有一般保證和連帶保證兩種，債權人應明確要求對方采用連帶責任保證方式，以便一旦發生違約行為，可以要求保證人履行代償義務。（4）進行應收賬款債權重組。若客戶遇到的只是暫時困難，企業應幫助其度過難關，一般的做法有：接受欠款戶按市價以低于債務額的非貨幣性資產予以抵償；將債務改變為“長期應收款”，確定一個合理利率，同意客戶制定分期償債計劃；修改債務條件，延長付款期，甚至減少本金，鼓勵還款；將債權轉變為對客戶的“長期投資”，協助虧損企業重新啟動；客戶已達到破產的界限，則應及時向法院起訴，以期在破產清算時得到部分清償。
　　 (五)應收票據控制制度
　　 加強應收票據的管理是內部控制制度建設中的重要部分。應收票據的管理人員應當避免接觸現金或者總賬，票據的接受和展期應當由不保管票據的負責人書面授權拖欠票據的注銷應由指定的高層管理人員書面批準，并對此類拖欠票據采取有效的后續追蹤措施。如果顧客票據的接受需要由指定負責人書面批準，那么用偽造的票據來掩蓋現金盜竊的可能性就會大大降低。作為壞賬注銷的票據應繼續保持會計控制，因為可能會有某些債務人在若干年后試圖通過償付曾拒付的票據來重建信用。任何關于部分償付、注銷或爭議票據調整的貸項通知單或日記賬，應由相關的高層管理人員批準并實施數量上的控制。
　　 （六）監督檢查控制制度
　　 監督檢查控制是銷售與收款控制的最后一個B7QiL2RF1bDQ+1aAt1lwqid+yRLOsgeP92BUQBWmMCo=重要的環節，如果沒有嚴格的監督檢查制度，那么內部控制制度也將流于形式，無法得到順利的貫徹。我國《內部會計控制規范——銷售與收款(試行)》規定：“單位應當建立對銷售與收款控制的監督檢查制度，明確監督檢查機構或人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。”煤炭企業應當設立嚴格的監督管理機構和相關的人員崗位，對內部控制制度的建設和執行情況進行嚴格的監督與管理。根據企業自身發展的實際情況，對銷售與收款控制制度是否得到有效的執行進行評價與考核。只有確保銷售與收款內部控制制度的不斷完善，才能夠確保企業銷售行為的合理性以及資金流入的有效性，有效規避煤炭企業財務風險，增強煤炭企業的核心競爭力。
　　
　　 四、新時期煤炭企業銷售與收款控制制度的發展趨勢
　　 隨著國際市場和國內市場競爭的日趨激烈，不斷完善內部控制制度是煤炭企業立足于市場的必要條件。外部經營環境的不斷變化，以及管理理論的不斷更新與發展，都要求煤炭企業在內部控制制度建設方面要不斷的與之相適應，并且呈現出一些新的趨勢。
　　 （一）知識經濟時代的到來促進內部控制理論的變革
　　 傳統的內部控制理論所遵循的原則是，將所有的管理內容都掌握在管理人員的手中，確保企業所有的經營與管理活動都有條不紊的按照預定計劃進行；使企業內的每一個人和每一件物品都在適合的時機出現在適合的位置。在這種思想的影響下，進行內部控制制度建設的人員要對各種可能性都進行充分的考慮，對每個人在所有可能遇到的情況下應該履行的職責都進行事先的劃分。然而，管理人員并不能未卜先知，在這種思想指導下所建設的內部控制制度實際上是以各種假設作為前提的，完全憑借管理人員的經驗和思維來對各種事情可能發生的可能性進行預測，這在知識經濟時代下的今天，面對日益復雜的企業經營環境和管理方式，不僅無法預測到未來要發生的事情，更加無法控制。因此，在知識經濟時代背景下的煤炭企業內部控制制度的建設，應當著眼于增強企業的核心競爭力，不斷提高企業的應變能力和學習能力，才能夠使企業在激烈的市場競爭中占據一席之地。
　　 （二）資訊與溝通在內部控制制度建設中的地位得以提升
　　 隨著知識經濟時代的到來，企業獲取和利用知識的能力已經成為了促進企業發展的主要因素。不論是對知識的獲取，還是對知識的利用，都要以資訊和溝通作為其主要的途徑和載體。煤炭企業是否具備一個完善的資訊與溝通系統，很大程度上決定著企業能否及時獲取大量的內部和外部信息，能否實現信息在企業內部各部門和層次之間的有效傳遞和共享，進而決定著企業能夠在激烈的競爭中首先占據市場的制高點，因此，在未來內部控制制度建設工作中，建立資訊與溝通系統就成為了主要的工作。
　　 （三）非正式組織和非正式制度的作用將得到足夠的重視
　　 知識經濟將企業的層級結構變成了網絡結構，組織的網絡化、扁平化、分權化和柔性化使資訊和知識的傳播由原來的直線式變為發散式，非正式組織成為越來越重要的傳播渠道。各個動態工作單元在根據市場變化進行自主決策時，更多地依賴于小組成員的個人判斷和相互溝通，這里非正式制度發揮著十分重要的作用。這意味著，企業的非正式組織和非正式制度應當納入未來的內部控制體系。
　　
　　 結束語
　　 隨著市場經濟體制的建立與完善，尤其是我國加入WTO后，煤炭企業所面臨的市場競爭也將更加激烈，如何在激烈的市場競爭中占據一席之地，內部控制制度的建設與完善是關鍵的影響因素。銷售與收款過程是煤炭企業經營與管理中現金流入的主要渠道，因此對銷售與收款過程的控制也成為了煤炭企業內部控制制度建設中的主要環節。只有不斷加強對煤炭企業銷售與收款控制的建設與完善，才能夠確保煤炭企業持續穩定地發展。
　　
　　【參考文獻】
　　［1］ 劉晨.淺議煤炭企業銷售與收款的內部控制［J］.大眾商務，2009（22）.
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