人事檔案管理現(xiàn)狀分析與建議

　　摘 要： 人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題。為使人事檔案的管理更加完善，我們要求通過改善人事檔案管理制度、采用現(xiàn)代化管理手段、提高檔案管理人員素質(zhì)等措施，使人事檔案管理更科學(xué)、更實(shí)用。
　　關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位 人事檔案管理 問題 建議
　　
　　人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來，對(duì)我國(guó)的各項(xiàng)建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全等方面作出了重要貢獻(xiàn)。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著諸多問題，有待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。
　　1.人事檔案管理存在的問題
　　1.1檔案材料內(nèi)容不準(zhǔn)確。現(xiàn)有的檔案材料中存在許多內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真的現(xiàn)象。如：“三齡一歷”記載多樣。出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明。甚至有個(gè)別干部的出生年月前后相差較大，參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間前后不一致，基礎(chǔ)學(xué)歷越來越高。
　　1.2檔案材料不齊全。一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱、獎(jiǎng)懲等材料仍在個(gè)人手中而未能及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，有時(shí)只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)歸檔，這也是導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料不齊全的一個(gè)重要因素。
　　1.3人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后，運(yùn)行效率較低。管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨(dú)存放。但現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低。
　　1.4人事檔案利用范圍狹窄。提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國(guó)人事工作的現(xiàn)狀及傳統(tǒng)的人事檔案管理制度來看，現(xiàn)有的人事檔案利用范圍小，頻率低。但隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，以及企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，事業(yè)單位工作人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”，這就要求人事檔案要更加符合社會(huì)需求，擴(kuò)大利用范圍，提高利用頻率。
　　2.人事檔案管理的建議
　　2.1完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會(huì)無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。
　　2.2注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集工作提出了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
　　2.3采用現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫(kù)，為合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，可通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者，又提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。
　　2.4提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。人事檔案管理的質(zhì)量在很大程度上取決于檔案工作人員的素質(zhì)。人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作是一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，才能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)危凑找髮⒉牧霞皶r(shí)歸檔、整理成冊(cè)，將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。人事檔案工作人員要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對(duì)材料的鑒別、分類，更是要了如指掌；要努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量；還要積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。
　　
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