人事檔案管理現狀分析與建議

　　摘 要： 人事檔案管理目前主要存在人事檔案內容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題。為使人事檔案的管理更加完善，我們要求通過改善人事檔案管理制度、采用現代化管理手段、提高檔案管理人員素質等措施，使人事檔案管理更科學、更實用。
　　關鍵詞： 事業單位 人事檔案管理 問題 建議
　　
　　人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，對我國的各項建設、干部管理、國家安全等方面作出了重要貢獻。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業單位的人事檔案管理存在著諸多問題，有待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。
　　1.人事檔案管理存在的問題
　　1.1檔案材料內容不準確。現有的檔案材料中存在許多內容前后不符及內容失真的現象。如：“三齡一歷”記載多樣。出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明。甚至有個別干部的出生年月前后相差較大，參加工作時間、入黨入團時間前后不一致，基礎學歷越來越高。
　　1.2檔案材料不齊全。一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學歷、培訓、職稱、獎懲等材料仍在個人手中而未能及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，有時只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，這也是導致個人檔案中材料不齊全的一個重要因素。
　　1.3人事檔案管理方式和手段相對落后，運行效率較低。管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨存放。但現在大多數事業單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統，費時、費力，效率低。
　　1.4人事檔案利用范圍狹窄。提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國人事工作的現狀及傳統的人事檔案管理制度來看，現有的人事檔案利用范圍小，頻率低。但隨著社會主義經濟體制改革的深入，以及企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，事業單位工作人員由“單位人”變成了“社會人”，這就要求人事檔案要更加符合社會需求，擴大利用范圍，提高利用頻率。
　　2.人事檔案管理的建議
　　2.1完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。
　　2.2注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集工作提出了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
　　2.3采用現代化管理手段，加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，為合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，可通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者，又提高人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。
　　2.4提高人事檔案管理人員的素質。人事檔案管理的質量在很大程度上取決于檔案工作人員的素質。人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質和專業素質。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作是一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，才能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，認真鑒別材料的真偽，按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，將人事檔案材料當作一種資源。人事檔案工作人員要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌；要努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量；還要積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
　　
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