數(shù)碼照片的歸檔與管理

　　摘 要： 數(shù)碼相機(jī)的普遍應(yīng)用，形成了大量的數(shù)碼照片，為豐富、充實(shí)檔案庫(kù)存提供了有利條件。因此，做好數(shù)碼照片檔案管理工作具有重要的意義。本文對(duì)數(shù)碼照片的產(chǎn)生、歸檔要求和管理進(jìn)行了論述，闡述了數(shù)碼照片檔案管理的必要性和重要性，對(duì)數(shù)碼照片的歸檔范圍進(jìn)行了界定，介紹了數(shù)碼照片的收集歸檔方法和要求。
　　關(guān)鍵詞： 數(shù)碼照片檔案 歸檔 管理
　　
　　當(dāng)前，以信息技術(shù)為核心的高新科技迅猛發(fā)展，改變了人的生活方式，也引起了管理理念和管理手段的變革。數(shù)碼照片檔案的出現(xiàn)，就是在這一背景下逐步發(fā)展起來(lái)的新的檔案門類。數(shù)碼照片以其所具有的成像快、處理快、傳輸快、查閱快的特點(diǎn)和不需沖洗、易存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)，很快被人們所接受。照片檔案，作為一種新的載體，給照片檔案的管理添加了新的課題。從檔案管理的角度出發(fā)，認(rèn)識(shí)數(shù)碼照片，研究數(shù)碼照片檔案的特點(diǎn)，準(zhǔn)確把握管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，是照片檔案管理所必須明確的內(nèi)容，其目的是更好地規(guī)范從收集整理到歸檔利用的管理行為，建立符合自身特點(diǎn)的管理制度，全面提高數(shù)碼檔案管理的水平與質(zhì)量。
　　一、數(shù)碼照片檔案的特點(diǎn)
　　數(shù)碼照片指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。傳統(tǒng)照片采用膠片拍攝，產(chǎn)生紙質(zhì)照片和底片。數(shù)碼照片主要以數(shù)碼相機(jī)拍攝與掃描儀數(shù)字化兩種方式產(chǎn)生，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在磁性電子載體上，沒有底片。
　　1.數(shù)碼照片的優(yōu)點(diǎn)。
　　數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比，具有許多的優(yōu)勢(shì)，除了成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等優(yōu)點(diǎn)外，還有以下特點(diǎn)：
　　（1）存儲(chǔ)久，質(zhì)量不變。數(shù)碼照片只要存到了計(jì)算機(jī)磁盤或光盤上，就可以長(zhǎng)期保存，不褪色，不變形。
　　（2）連接快，應(yīng)用廣泛。數(shù)碼照片可以在自己的相機(jī)和計(jì)算機(jī)上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機(jī)、刻錄機(jī)、幻燈機(jī)、電視機(jī)等多種外連設(shè)備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中多臺(tái)電腦或各個(gè)網(wǎng)站互相聯(lián)體工作，通過網(wǎng)上發(fā)布，從而大大擴(kuò)展了應(yīng)用范圍。
　　2.數(shù)碼照片的缺點(diǎn)。
　　但由于數(shù)碼產(chǎn)品的特性，數(shù)碼照片往往存在以下幾個(gè)方面的缺點(diǎn)。
　　（1）對(duì)軟、硬件的依賴性。數(shù)碼照片依賴計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件進(jìn)行讀取和操作，從形成、處理到歸檔的全部管理活動(dòng)必須通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)。同樣，計(jì)算機(jī)硬件損壞、數(shù)據(jù)誤刪等軟、硬件錯(cuò)誤也會(huì)造成數(shù)碼照片的毀滅性損壞。
　　（2）信息的易改性。通過計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)碼照片的增、刪和修改十分容易，而且在一般情況下看不出痕跡。因此，需要從制度、技術(shù)等方面采取措施對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行安全保護(hù)，維護(hù)其真實(shí)性。
　　（3）缺乏數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能兼容共享，影響進(jìn)一步地開發(fā)利用和移交進(jìn)館工作。需要統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)保證數(shù)碼照片的完整性、有效性。專業(yè)設(shè)計(jì)的數(shù)碼照片管理系統(tǒng)要求能夠?qū)?shù)碼照片及目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)出系統(tǒng)，轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式保存。
　　（4）數(shù)碼檔案信息與載體的可分離性。數(shù)碼照片不再具有傳統(tǒng)照片那種固定的物理位置，也不再對(duì)原載體從一而終。它可以根據(jù)需要隨時(shí)擴(kuò)展、縮小或改變儲(chǔ)存空間，如果原本照片沒有備份就很難辨其真?zhèn)巍?br/>　　當(dāng)然，傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片可以互相轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)照片經(jīng)掃描等可轉(zhuǎn)成數(shù)碼照片，方便管理和利用。對(duì)丟失底片的傳統(tǒng)照片，建議以掃描方式數(shù)字化，既方便易行、成本低，又可以最大限度地保留原照片信息。數(shù)碼照片可以沖印成紙質(zhì)照片，也可以生成底片。
　　二、數(shù)碼照片檔案管理的重要性
　　數(shù)碼照片檔案的管理主要是對(duì)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中產(chǎn)生的數(shù)碼照片按照其保存和使用價(jià)值進(jìn)行有序的管理。數(shù)碼照片管理的完善化、規(guī)范化，不但可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)化地提供查找利用，而且可以促進(jìn)數(shù)碼照片管理水平和質(zhì)量的不斷提高，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的發(fā)展。因?yàn)閿?shù)碼照片檔案真實(shí)記錄了本單位或企業(yè)的重大活動(dòng)和事件，保存它是本單位為日后查考憑證和參考借鑒之用。
　　三、數(shù)碼照片檔案的收集
　　1．收集歸檔范圍。
　　凡是在本單位活動(dòng)中直接形成的，反映本單位主要職能活動(dòng)和工作成果的數(shù)碼照片均屬收集范圍，至少包括以下幾方面。
　　（1）領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的數(shù)碼照片；
　　（2）本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的數(shù)碼照片；
　　（3）記錄本單位重大事件及異常現(xiàn)象的數(shù)碼照片；
　　（4）與本單位其他載體檔案有密切聯(lián)系的數(shù)碼照片；
　　（5）本單位其他具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。
　　以我校為例，我在學(xué)校負(fù)責(zé)數(shù)碼照片檔案的拍攝和保管工作，認(rèn)為本校數(shù)碼照片檔案的歸檔范圍整理為：
　　（一）學(xué)校大事
　　1.校慶活動(dòng)；
　　2.團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)、教代會(huì)、工代會(huì)等會(huì)議材料；
　　3.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和知名人士來(lái)校指導(dǎo)工作或訪問；
　　4.校際間交流、合作、互訪活動(dòng)；
　　5.校友會(huì)活動(dòng)；
　　6.學(xué)校獲得的表彰、授獎(jiǎng)、獎(jiǎng)狀等；
　　7.校其它重大活動(dòng)。
　　（二）教學(xué)活動(dòng)
　　1.開學(xué)、畢業(yè)典禮；
　　2.有代表性的課堂教學(xué)和實(shí)驗(yàn)；
　　3.有代表性的教學(xué)實(shí)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)；
　　4.重要的教育研究活動(dòng)；
　　5.教學(xué)成果展覽；
　　6.軍訓(xùn)；
　　7.共青團(tuán)、學(xué)生會(huì)等組織的有意義的活動(dòng)。
　　（三）科學(xué)研究活動(dòng)
　　1.獲獎(jiǎng)科研項(xiàng)目獎(jiǎng)狀、證書；
　　2.本校主辦的學(xué)術(shù)活動(dòng)、會(huì)議；
　　3df303d8cf143ff96dbaa3fdf0e5969c3e0a175ab89399a6c67b93f374283b2a3.本校主辦或參加的省際學(xué)術(shù)會(huì)議活動(dòng)；
　　4.科研成果及其展覽；
　　5.其它科研重大活動(dòng)。
　　（四）外事活動(dòng)
　　1.校際間往來(lái)、合作、簽訂協(xié)議；
　　2.外校或上級(jí)專家來(lái)訪；
　　3.本校聘請(qǐng)的外籍教師、專家；
　　4.在本校任教的外籍教師、專家；
　　5.本校派遣老師到外地進(jìn)修學(xué)習(xí)、參加會(huì)議；
　　6.其它重大外事活動(dòng)。
　　（五）人物肖像
　　1.歷任校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人照片；
　　2.本校其他著名學(xué)者、專家、骨干老師、學(xué)科帶頭人；
　　3.本校著名校友；
　　4.本校歷屆畢業(yè)生合影；
　　5.本校各類專業(yè)函授班、短訓(xùn)班學(xué)員合影。
　　（六）基建景物
　　1.學(xué)校規(guī)劃圖；
　　2.本校教學(xué)、生活區(qū)建筑物、校園風(fēng)光、校容校貌景點(diǎn)；
　　3.本校各種教學(xué)場(chǎng)館、實(shí)訓(xùn)室、會(huì)議室、教室等教學(xué)設(shè)施設(shè)備；
　　4.其它建筑物、景物。
　　（七）其它
　　1.校運(yùn)動(dòng)會(huì)；
　　2.藝術(shù)節(jié)、文藝匯演、歌詠比賽等；
　　3.各種學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)照片；
　　4.凡有保存、參考價(jià)值的照片，均歸入其它類。
　　2.收集歸檔方法及要求。
　　數(shù)碼照片檔案的收集歸檔工作比傳統(tǒng)紙質(zhì)照片檔案復(fù)雜，應(yīng)采取集中收集與捕捉信息隨時(shí)收集、零散收集相結(jié)合，定期收集與不定期收集相結(jié)合。在數(shù)碼照片形成后，檔案管理人員要督促攝影者或承辦部門及時(shí)整理，向檔案管理部門移交，盡快歸檔。特別值得注意的是，一定要確保數(shù)碼照片檔案有一個(gè)完整的文字說明，準(zhǔn)確概括出數(shù)碼照片所反映的全部信息。數(shù)碼照片檔案由攝影者或承辦部門收集并編寫文字說明后，及時(shí)向檔案室歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔。
　　完整的數(shù)碼照片檔案應(yīng)包括數(shù)碼圖像文件、紙質(zhì)數(shù)碼照片和文字說明三部分。數(shù)碼照片收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為JPEG、TIFF格式。文字說明以EXCEL電子表格形式，以張為單位，寫明照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間等。照片題名:簡(jiǎn)明扼要地反映每一張照片的具體內(nèi)容，包括地點(diǎn)、人物、事由、背景等要素。拍攝者:照片的拍攝單位或拍攝人。拍攝時(shí)間:照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。如20070104。永久、長(zhǎng)期保管的數(shù)碼照片應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片歸檔，紙質(zhì)照片檔案管理參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行，紙質(zhì)照片檔案整理時(shí)應(yīng)注明對(duì)應(yīng)數(shù)碼照片的檔號(hào)。
　　
　　四、數(shù)碼照片檔案的管理
　　1.完善數(shù)碼照片檔案收集制度，實(shí)施前端控制。
　　數(shù)碼照片的收集范圍可以參照國(guó)家《照片檔案管理規(guī)范》的要求，凡是記錄本單位重要職能活動(dòng)和重要工作成果、具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集范圍。
　　數(shù)碼照片形成后，由攝影者或承辦部門及時(shí)向檔案室歸檔。歸檔時(shí)要求數(shù)碼照片、紙質(zhì)照片（永久、長(zhǎng)期保存的）、文字說明三者齊全并做到內(nèi)容相符。數(shù)碼照片也可通過網(wǎng)絡(luò)、U盤等各種載體移交。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)著錄照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間、文件位置（對(duì)應(yīng)數(shù)碼照片存放文件夾和文件名）四個(gè)項(xiàng)目，移交時(shí)要求全部著錄。歸檔時(shí)檔案室要對(duì)數(shù)碼照片的重要性、有效性和完整性進(jìn)行審核。掃描照片要根據(jù)照片的大小、質(zhì)量、重要程度、數(shù)字化目的等調(diào)整線數(shù)，如小照片、老化褪色照片、比較重要的照片和需要進(jìn)行印刷的照片等需調(diào)高掃描線數(shù)。
　　數(shù)碼照片收集復(fù)制方便，所以操作比較簡(jiǎn)單，拷一份移交就可以。但由于來(lái)源不能控制，不同的拍攝者會(huì)將數(shù)碼照片導(dǎo)出到不同的計(jì)算機(jī)上，不及時(shí)移交，很容易散失。數(shù)碼照片的特點(diǎn)使其收集比傳統(tǒng)照片的收集更為復(fù)雜，難度也更大，因此，檔案員要負(fù)責(zé)數(shù)碼照片的收集，并采用靈活的方式實(shí)行定時(shí)收集；強(qiáng)化各科室和人員的檔案收集意識(shí)，特別是要盡快建立數(shù)碼照片歸檔制度并完善相關(guān)檔案管理制度，完成數(shù)碼照片的形成、積累、歸檔和保管等工作。
　　檔案室要根據(jù)數(shù)碼照片檔案與傳統(tǒng)照片檔案的不同特點(diǎn)，在收集、歸檔工作中堅(jiān)持前端控制并參與指導(dǎo)，確保這一新型載體檔案的完整與安全。
　　2.數(shù)碼照片整理方法，實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)范化。
　　數(shù)碼照片檔案整理、編目可以由檔案室統(tǒng)一進(jìn)行，具體按以下步驟操作。
　　（1）數(shù)碼照片檔案分類與編號(hào)。整理前首先要進(jìn)行篩選。對(duì)于沒有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的數(shù)碼照片必須剔除。反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只收集1—2張。對(duì)有重要保存價(jià)值的數(shù)碼照片，應(yīng)同時(shí)加洗成紙質(zhì)照片保存于檔案室。歸檔的每一張數(shù)碼照片都要確定保管期限，保管期限的劃分參照文書檔案。
　　數(shù)碼照片按其形成年度分類，不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。每一個(gè)年度建立一個(gè)名稱該年度的文件夾。文件夾下存放數(shù)碼照片文件。對(duì)文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片文件一般可按時(shí)間（或重要程度）先后排列，并按其排列順序編號(hào)。一組聯(lián)系密切（如同一次會(huì)議、活動(dòng)、事件的）數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。編號(hào)的過程是對(duì)收集來(lái)的數(shù)碼照片進(jìn)行文件名更名，也就是形成數(shù)碼照片號(hào)（同數(shù)碼照片文件名）的過程。數(shù)碼照片號(hào)的結(jié)構(gòu)是：全宗號(hào)+年度+件號(hào)。
　　（2）編制照片檔案文件級(jí)目錄。永久、長(zhǎng)期的數(shù)碼照片紙質(zhì)沖印并整理歸檔后，進(jìn)行數(shù)碼照片檔案文件級(jí)目錄的編制。照片檔案文件及目錄項(xiàng)目包括全宗號(hào)、照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間、保管期限、備注。
　　（3）光盤刻錄。光盤刻錄一式兩份，一套檔案室保管供查閱利用，一套上交區(qū)檔案局。光盤保管期限根據(jù)盤內(nèi)數(shù)碼照片的保管期限產(chǎn)生，從長(zhǎng)處理。
　　（4）數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片的有機(jī)銜接。永久、長(zhǎng)期保管的數(shù)碼照片應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片歸檔，紙質(zhì)照片檔案管理參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。所有紙質(zhì)照片、數(shù)碼照片記錄數(shù)據(jù)著錄在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而建成完整、統(tǒng)一的照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)照片檔案的統(tǒng)一管理與檢索，達(dá)到查找利用方便的目的。在實(shí)際查找利用中，通過檢索照片題名，瀏覽檢索結(jié)果。如果該照片檔案有紙質(zhì)目錄號(hào)、案卷號(hào)、照片號(hào)表示該照片有紙質(zhì)形式照片，如果該照片有目錄號(hào)、盤號(hào)、數(shù)碼照片號(hào)，表示該照片有數(shù)碼形式照片，如果兩者都有，則表示該照片既有紙質(zhì)形式的照片又有數(shù)碼形式的照片。
　　照片題名簡(jiǎn)明扼要地反映每一張照片的具體內(nèi)容，包括地點(diǎn)、人物、事由、背景等要素。紙質(zhì)照片整理時(shí)，仍可以說明反映照片內(nèi)容，在計(jì)算機(jī)著錄和打印卷內(nèi)目錄時(shí)以照片題名反映照片內(nèi)容。
　　五、數(shù)碼照片的保存
　　為保證光盤刻錄的質(zhì)量，并確保光盤及其數(shù)碼照片信息長(zhǎng)期保存下去，數(shù)碼照片檔案保管必須注意以下幾點(diǎn)。
　　1.注意選用品牌較響光盤刻錄，并使用帶有“校驗(yàn)”功能的刻錄軟件進(jìn)行光盤刻錄，這些軟件能自動(dòng)檢查光盤上的資料是否正確。
　　2.光盤的標(biāo)簽應(yīng)粘貼在光盤包裝物上，不能直接在光盤上寫字或粘貼標(biāo)記，以免化學(xué)物質(zhì)滲透光盤的保護(hù)層損害光盤數(shù)據(jù)層。墨水等書寫材料可能存有損害光盤的溶劑，鉛筆里的石墨會(huì)影響光盤的閱讀。
　　3.光盤要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃—25℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35％—50％，以減緩光盤退化，并防止霉菌滋生。
　　4.注意操作規(guī)范化。如觸摸光盤時(shí)應(yīng)帶棉質(zhì)手套，裸手手指不應(yīng)觸到光盤的反射面。
　　5.認(rèn)真做好數(shù)碼照片檔案讀取設(shè)備的維護(hù)和檢查。光盤存儲(chǔ)的數(shù)碼照片檔案信息只能通過計(jì)算機(jī)處理和閱讀，這就要求檔案管理部門對(duì)有關(guān)計(jì)算機(jī)等設(shè)備和軟件使用情況、更新情況及時(shí)進(jìn)行登記。如果讀取設(shè)備或軟件過時(shí)了，光盤存貯的信息要及時(shí)復(fù)制和遷移。光盤一般每滿5年轉(zhuǎn)存一次，原盤同時(shí)保留時(shí)間不少于5年，從而保證數(shù)碼照片檔案信息長(zhǎng)期、永久地保存下去。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　　［1］騰春娥.對(duì)1984—2005年家庭檔案研究論文的統(tǒng)計(jì)分析［J］.蘭臺(tái)世界，2006，（1）.
　　［2］沙菲.我國(guó)家庭建檔實(shí)踐與理論研究綜述［J］.檔案管理，2008，（3）.
　　［3］美國(guó)F.泰勒著，韓放譯.科學(xué)管理原理［M］.團(tuán)結(jié)出版社，1999.1.
　　［4］［8］付正剛，劉治平.家庭檔案之電子郵件管理策略［J］.湖北檔案，2009，（1-2）.
　　［5］鄧紹興，陳智為.新編檔案管理學(xué)［M］.檔案出版社，1994.
　　［6］特里·庫(kù)克.1898年荷蘭手冊(cè)出版以來(lái)檔案理論與實(shí)踐的相互影響.第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)報(bào)告.
　　［7］世界上第一款數(shù)字水印數(shù)碼相機(jī)亮相2005年第八屆中國(guó)北京科技產(chǎn)業(yè)博覽會(huì)，http://www.aigoresearch.com/kbh.htm.
　　［9］美Eoghan Casey著.陳圣琳等譯.數(shù)字證據(jù)與計(jì)算機(jī)犯罪第二版［M］.電子工業(yè)出版社，2004.9.