加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作之我見

王瑤

（哈爾濱市中醫(yī)醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研于一體的綜合性醫(yī)院，工作量在省內(nèi)同級(jí)同類醫(yī)院中名列前茅。隨著科技信息的發(fā)展，檔案管理無(wú)論是20世紀(jì)90年代前的分散留存到20世紀(jì)90年代后的分散歸檔、保存，都不能適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的要求，近年來(lái)，我院十分重視醫(yī)院的檔案工作，加強(qiáng)了對(duì)醫(yī)院的檔案管理，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮了重要的作用。

1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)

顯而易見地是，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好該項(xiàng)工作的前提，有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作人員就有了信心。其重點(diǎn)在于領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個(gè)單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)。只有在積極思想指導(dǎo)下，才會(huì)強(qiáng)化對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。由此可見，領(lǐng)導(dǎo)層的重視對(duì)檔案工作的開展起著決定性的作用。

2 完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)

建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)和我院一樣規(guī)模較大的綜合性醫(yī)院有著十分重要的意義，因?yàn)槲以郝毮懿块T多，檔案來(lái)源廣，因此要保證檔案的完整、安全和檔案管理的高效，沒(méi)有嚴(yán)密的檔案管理體系，沒(méi)有一個(gè)完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是根本做不到的。我院從兩方面著手來(lái)完善醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè):一是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級(jí)管理相結(jié)合。建立了統(tǒng)一的中心檔案室，主管整個(gè)醫(yī)院的檔案資料，并負(fù)責(zé)完成檔案工作相關(guān)的各項(xiàng)目標(biāo)管理任務(wù);各部門都有自己專門存放檔案的地方，負(fù)責(zé)與自身相關(guān)的檔案資料的收集整理，并于第2年的4、5月份，統(tǒng)一移交醫(yī)院中心檔案室。二是檔案專職人員與兼職人員相結(jié)合。我院配備了3名專職人員，集中管理中心檔案室的檔案，并負(fù)責(zé)醫(yī)院全面檔案工作;在各科、辦都確定一名兼職檔案員，分散管理自己部門內(nèi)部的檔案，并配合專職檔案員做好全院檔案工作。專職人員與兼職人員相互配合，組成了醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，有力拓展了醫(yī)院檔案管理的深度和廣度。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

由于我院規(guī)模較大，部門較多，產(chǎn)生檔案的來(lái)源比較多，產(chǎn)生檔案的量比較大，新式檔案載體層出不窮，因而對(duì)醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)峻考驗(yàn)。所有檔案人員都不是正規(guī)科班出身，在業(yè)務(wù)水平、標(biāo)準(zhǔn)掌握、規(guī)范管理經(jīng)驗(yàn)等方面都有待提高。我院注重做到兩個(gè)加強(qiáng)。一是檔案行政部門要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案工作的指導(dǎo)。檔案行政管理部門要悉心研究醫(yī)院檔案工作新情況、新問(wèn)題，及時(shí)對(duì)醫(yī)院檔案工作進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，使檔案工作能夠使用醫(yī)院的發(fā)展需要。二是醫(yī)院中心檔案室要加強(qiáng)對(duì)各部門的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。中心檔案室專職檔案員要及時(shí)把開展檔案工作的有關(guān)精神、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)給各兼職檔案員，使各部門形成的檔案能符合中心檔案室的要求，并與中心檔案室的檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于日后各部門檔案的移交，以及移交后的檔案利用和借閱工作順利開展。我院每年都要聘請(qǐng)檔案專業(yè)人士對(duì)醫(yī)院的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們?cè)跇I(yè)務(wù)上能夠符合醫(yī)院發(fā)展的要求，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

4 積極參與醫(yī)院文化建設(shè)

醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展，應(yīng)該重視醫(yī)院文化建設(shè)，并以此來(lái)提高醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和員工的凝聚力。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的一種文化現(xiàn)象，要積極參與醫(yī)院文化建設(shè)，因?yàn)橐粋€(gè)醫(yī)院從它的創(chuàng)立之初就不斷地積累著醫(yī)院的檔案，醫(yī)院的文化思想忠實(shí)可靠地記錄在醫(yī)院的全部檔案之中。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，應(yīng)該積極參與醫(yī)院的文化建設(shè)。首先，醫(yī)院檔案要積極參與員工教育工作。檔案具有文化教育的價(jià)值，醫(yī)院檔案亦是如此。醫(yī)院檔案在教育員工中有獨(dú)特的作用。我院充分利用檔案部門的館藏，建立了醫(yī)院的院史陳列館，并經(jīng)常通過(guò)舉辦檔案展覽等活動(dòng)教育員工，增強(qiáng)員工的自豪感和責(zé)任感。其次，醫(yī)院檔案要為醫(yī)院文化建設(shè)提供素材。醫(yī)院檔案員要利用各種載體檔案，編纂成內(nèi)容豐富、形式多樣的邊沿材料，為醫(yī)院的文化建設(shè)提供詳實(shí)的素材。這樣，既可繼承發(fā)揚(yáng)醫(yī)院歷史文化的優(yōu)秀遺產(chǎn)，也為醫(yī)院文化建設(shè)提供新思路，豐富了醫(yī)院文化建設(shè)的內(nèi)容。我院在開發(fā)醫(yī)院文化檔案信息資源上，以本院的發(fā)展戰(zhàn)略為主線，針對(duì)醫(yī)院文化的現(xiàn)狀，預(yù)測(cè)醫(yī)院文化未來(lái)的發(fā)展方向，并從醫(yī)院檔案中精心選擇和提煉富有特色的醫(yī)院文化。再次，醫(yī)院檔案本身就是一種文化積累。就醫(yī)院檔案的內(nèi)容而言，其本身就是一種文化現(xiàn)象，可直接服務(wù)于醫(yī)院文化建設(shè)。我院已形成的卷（冊(cè)）的檔案資源，已成為醫(yī)院寶貴的文化財(cái)富，其所形成的文化底蘊(yùn)是一般文化活動(dòng)所無(wú)法比擬的。

5 推動(dòng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理

要加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展，檔案工作規(guī)范化管理不可缺少。隨著我院規(guī)模的擴(kuò)大，必然帶來(lái)檔案數(shù)量的劇增和檔案結(jié)構(gòu)的變化，紙質(zhì)檔案、電子檔案、圖片檔案等都會(huì)大量出現(xiàn)。在醫(yī)院現(xiàn)代化管理過(guò)程中，對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行傳統(tǒng)管理的同時(shí)，還涉及到虛擬檔案的管理。它要求運(yùn)用光學(xué)掃描、復(fù)制、文字圖像壓縮、磁盤、光盤等大容量存儲(chǔ)手段，通過(guò)計(jì)算機(jī)高速智能檢索、通信網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程信息運(yùn)輸?shù)认冗M(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文字、圖片、聲像等不同形態(tài)檔案信息的系統(tǒng)化、規(guī)模化、科學(xué)化管理。因而，沒(méi)有規(guī)范化的檔案工作，很容易造成醫(yī)院檔案管理的混亂，嚴(yán)重的甚至于導(dǎo)致檔案流失、泄密，造成無(wú)法挽回的損失。