關(guān)于醫(yī)院科技檔案的探討

馮東晉

（哈爾濱市胸科醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 科技檔案的收集范圍及方法

1.1 科研課題和研究生課題每年要歸檔具體做法有：（1）科研規(guī)劃、計劃、總結(jié)、學(xué)術(shù)委員會活動記錄；（2）課題任務(wù)書、合同書、開題報告、課題檢索、論證、審批文件；（3）科研實驗設(shè)計、實驗原始記錄、實驗數(shù)據(jù)、實驗標(biāo)本、樣品的照片、錄像、幻燈片等；（4）科研階段小結(jié)、總結(jié)、論文、科技報告等；（5）成果鑒定申報、推廣等工作。

1.2 科技檔案管理按照“四同步”的管理原則。下達(dá)科研課題的同時提出檔案文件材料的歸檔要求；檢查課題進(jìn)度的同時檢查文件材料的形成情況；申報科研成果的同時驗收鑒定檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；獎勵科技成果及科技人員提職考核的同時出具證明材料。

1.3 要求科技檔案管理人員嚴(yán)格把關(guān)驗收從立項開題到成果驗收，每個階段有每個階段收集的內(nèi)容，同科研實驗研究的節(jié)奏相一致，既便于指導(dǎo)工作，又保證歸檔材料的完整性和系統(tǒng)性。但有時也存在著嚴(yán)重的缺項與數(shù)據(jù)不足，在取得成果后再回頭補充檔案資料，勢必影響檔案的質(zhì)量，把科技檔案的歸檔范圍局限于取得成果的項目，忽視了檔案資料的連續(xù)性。

2 科技檔案提供利用在醫(yī)院管理工作中的作用

2.1 提高醫(yī)療技術(shù)人員對檔案知識的認(rèn)識。通過對醫(yī)務(wù)人員宣傳檔案方面的知識，使醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人員提高對檔案知識的認(rèn)識過程，進(jìn)一步了解科技檔案的范圍、類別以及為社會提供服務(wù)途徑，在科研過程中，注重檔案資源潛在的知識價值，注重原始資料的積累與保存，為今后的成果申報、鑒定做好準(zhǔn)備工作，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.2 加大科技檔案提供利用服務(wù)途徑的力度。在做好日常工作的同時，應(yīng)加大對科技檔案提供利用服務(wù)途徑的力度，把“被動查詢”變?yōu)椤爸鲃臃?wù)”，如為利用者提供科技檔案原件、復(fù)印件，提供有關(guān)目錄和各種參考資料，提供有關(guān)咨詢服務(wù)，提供計算機(jī)檢索等，可以舉辦一些醫(yī)療成果、新技術(shù)展覽，主動向社會傳遞醫(yī)療科技信息，有針對性地編研一些醫(yī)療科技成果資料展示新醫(yī)療技術(shù)。

2.3 注重實效，節(jié)省開支。在科技檔案利用工作中，注重實效，積極配合檔案部門的工作，為醫(yī)院節(jié)省開支。如：某醫(yī)院購買一臺CT機(jī)，在付款時發(fā)生購銷合同糾紛案，原告中國科理技術(shù)企業(yè)集團(tuán)該醫(yī)院告上法庭，急需查找當(dāng)時簽訂原始購銷合同資料，經(jīng)過檔案部門的仔細(xì)分析、認(rèn)真查找，及時、準(zhǔn)確出具了當(dāng)時所簽訂的原始合同，原告只能撤回起訴，為醫(yī)院挽回了23萬元的經(jīng)濟(jì)損失。在醫(yī)患關(guān)系緊張的今天，病歷檔案在醫(yī)療行為、醫(yī)療糾紛、醫(yī)療事故鑒定過程中發(fā)揮重要作用，依照法律程序，提供原始資料起原始依據(jù)和憑證作用，維護(hù)醫(yī)院正常工作秩序，直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

3 強化歸檔意識，建立健全科技檔案管理制度

3.1 制度化管理。制度建設(shè)是做好檔案工作的有力保障，建立并完善科技檔案的收集制度，以確保各部門分散形成的信息完整地移交檔案部門；建立并完善科技檔案的保管制度，不斷提高保管水平，使科技檔案處于最佳保管狀態(tài)，以便能隨時開展有效的服務(wù)；建立并完善科技檔案的借閱與使用權(quán)限制度，嚴(yán)格科技檔案查閱的審批程序，嚴(yán)禁課題組以外的人員未經(jīng)允許查閱科技檔案，加強科技檔案的安全性和保密性；在進(jìn)行科技成果的轉(zhuǎn)化過程中還要做好知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)工作，根據(jù)《技術(shù)合同法》《專利法》制定切實可行的利益分配細(xì)則及獎勵政策，保護(hù)和提高科技人員進(jìn)行成果轉(zhuǎn)化的積極性和創(chuàng)造性。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)化管理。科研檔案管理正在納入醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理制度中，從檔案的收集、整理到最后的歸檔、輸入計算機(jī)，有一整套嚴(yán)格的管理程序，其內(nèi)容分類、編號及案卷目錄、卷內(nèi)目錄的書寫符合檔案局對科技檔案要求的規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，做到條理清楚、目標(biāo)明確、保存完整、避免丟失，為今后的利用打下良好的基礎(chǔ)。

3.3 現(xiàn)代化管理。隨著現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案部門應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，要求檔案人員具備現(xiàn)代化計算機(jī)的實際應(yīng)用能力，通過多種形式，實行多層次的培訓(xùn)，提高專業(yè)技能、專業(yè)素質(zhì)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)、進(jìn)行科研技術(shù)的創(chuàng)新，科學(xué)的管理和保存檔案，逐步提高科技檔案的管理水平。

4 科技檔案納入醫(yī)院的目標(biāo)管理

科技檔案納入醫(yī)院目標(biāo)管理的措施有：（1）科技檔案應(yīng)納入醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理，建立健全專兼職檔案人員目標(biāo)管理體系，目前，醫(yī)院設(shè)有檔案管理委員會，由主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成；綜合檔案室下設(shè)科技檔案分室及兼職檔案人員，建立科學(xué)的、完整的科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)。（2）在實際工作中，專職檔案人員定期對科技檔案工作進(jìn)行督查、指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從開題到成果驗收，不同階段有不同階段科研材料的收集內(nèi)容，同科研實驗研究過程相一致，明確分工，落實到人，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，要求科研人員積極配合檔案人員做好科研材料的收集、整理、分類及歸檔的全過程，掌握科研進(jìn)展過程中所形成的原始記錄等材料，做到科研資料的收集與轉(zhuǎn)換為科研成果檔案同步進(jìn)行，避免材料的不完整，為日后的查找提供便利。

綜上所述，科技檔案的提供利用不僅為醫(yī)院帶來了經(jīng)濟(jì)效益，同時也帶來了社會效益，要站在“科教興國”的高度，加強科技檔案的管理工作，不斷改進(jìn)工作方法，更加合理地開發(fā)利用科技檔案資源，使科技成果迅速推廣，轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，為利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務(wù)。

[1]王文蓮.淺談檔案在醫(yī)院管理中的運用.大同醫(yī)學(xué)專科學(xué)校學(xué)報，2005-09-30.