關于醫院科技檔案的探討

馮東晉

（哈爾濱市胸科醫院，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 科技檔案的收集范圍及方法

1.1 科研課題和研究生課題每年要歸檔具體做法有：（1）科研規劃、計劃、總結、學術委員會活動記錄；（2）課題任務書、合同書、開題報告、課題檢索、論證、審批文件；（3）科研實驗設計、實驗原始記錄、實驗數據、實驗標本、樣品的照片、錄像、幻燈片等；（4）科研階段小結、總結、論文、科技報告等；（5）成果鑒定申報、推廣等工作。

1.2 科技檔案管理按照“四同步”的管理原則。下達科研課題的同時提出檔案文件材料的歸檔要求；檢查課題進度的同時檢查文件材料的形成情況；申報科研成果的同時驗收鑒定檔案材料完整、準確、系統情況；獎勵科技成果及科技人員提職考核的同時出具證明材料。

1.3 要求科技檔案管理人員嚴格把關驗收從立項開題到成果驗收，每個階段有每個階段收集的內容，同科研實驗研究的節奏相一致，既便于指導工作，又保證歸檔材料的完整性和系統性。但有時也存在著嚴重的缺項與數據不足，在取得成果后再回頭補充檔案資料，勢必影響檔案的質量，把科技檔案的歸檔范圍局限于取得成果的項目，忽視了檔案資料的連續性。

2 科技檔案提供利用在醫院管理工作中的作用

2.1 提高醫療技術人員對檔案知識的認識。通過對醫務人員宣傳檔案方面的知識，使醫療專業技術人員提高對檔案知識的認識過程，進一步了解科技檔案的范圍、類別以及為社會提供服務途徑，在科研過程中，注重檔案資源潛在的知識價值，注重原始資料的積累與保存，為今后的成果申報、鑒定做好準備工作，充分發揮其應有的作用。

2.2 加大科技檔案提供利用服務途徑的力度。在做好日常工作的同時，應加大對科技檔案提供利用服務途徑的力度，把“被動查詢”變為“主動服務”，如為利用者提供科技檔案原件、復印件，提供有關目錄和各種參考資料，提供有關咨詢服務，提供計算機檢索等，可以舉辦一些醫療成果、新技術展覽，主動向社會傳遞醫療科技信息，有針對性地編研一些醫療科技成果資料展示新醫療技術。

2.3 注重實效，節省開支。在科技檔案利用工作中，注重實效，積極配合檔案部門的工作，為醫院節省開支。如：某醫院購買一臺CT機，在付款時發生購銷合同糾紛案，原告中國科理技術企業集團該醫院告上法庭，急需查找當時簽訂原始購銷合同資料，經過檔案部門的仔細分析、認真查找，及時、準確出具了當時所簽訂的原始合同，原告只能撤回起訴，為醫院挽回了23萬元的經濟損失。在醫患關系緊張的今天，病歷檔案在醫療行為、醫療糾紛、醫療事故鑒定過程中發揮重要作用，依照法律程序，提供原始資料起原始依據和憑證作用，維護醫院正常工作秩序，直接為醫院創造經濟效益和社會效益。

3 強化歸檔意識，建立健全科技檔案管理制度

3.1 制度化管理。制度建設是做好檔案工作的有力保障，建立并完善科技檔案的收集制度，以確保各部門分散形成的信息完整地移交檔案部門；建立并完善科技檔案的保管制度，不斷提高保管水平，使科技檔案處于最佳保管狀態，以便能隨時開展有效的服務；建立并完善科技檔案的借閱與使用權限制度，嚴格科技檔案查閱的審批程序，嚴禁課題組以外的人員未經允許查閱科技檔案，加強科技檔案的安全性和保密性；在進行科技成果的轉化過程中還要做好知識產權的保護工作，根據《技術合同法》《專利法》制定切實可行的利益分配細則及獎勵政策，保護和提高科技人員進行成果轉化的積極性和創造性。

3.2 標準化管理。科研檔案管理正在納入醫療質量目標管理制度中，從檔案的收集、整理到最后的歸檔、輸入計算機，有一整套嚴格的管理程序，其內容分類、編號及案卷目錄、卷內目錄的書寫符合檔案局對科技檔案要求的規定及標準，做到條理清楚、目標明確、保存完整、避免丟失，為今后的利用打下良好的基礎。

3.3 現代化管理。隨著現代數字信息技術及網絡技術的快速發展，檔案部門應采用先進技術和先進設備，要求檔案人員具備現代化計算機的實際應用能力，通過多種形式，實行多層次的培訓，提高專業技能、專業素質，不斷更新知識結構、進行科研技術的創新，科學的管理和保存檔案，逐步提高科技檔案的管理水平。

4 科技檔案納入醫院的目標管理

科技檔案納入醫院目標管理的措施有：（1）科技檔案應納入醫院的醫療質量目標管理，建立健全專兼職檔案人員目標管理體系，目前，醫院設有檔案管理委員會，由主管領導和有關科室負責人組成；綜合檔案室下設科技檔案分室及兼職檔案人員，建立科學的、完整的科研檔案管理網絡。（2）在實際工作中，專職檔案人員定期對科技檔案工作進行督查、指導、業務培訓，從開題到成果驗收，不同階段有不同階段科研材料的收集內容，同科研實驗研究過程相一致，明確分工，落實到人，發現問題及時糾正，要求科研人員積極配合檔案人員做好科研材料的收集、整理、分類及歸檔的全過程，掌握科研進展過程中所形成的原始記錄等材料，做到科研資料的收集與轉換為科研成果檔案同步進行，避免材料的不完整，為日后的查找提供便利。

綜上所述，科技檔案的提供利用不僅為醫院帶來了經濟效益，同時也帶來了社會效益，要站在“科教興國”的高度，加強科技檔案的管理工作，不斷改進工作方法，更加合理地開發利用科技檔案資源，使科技成果迅速推廣，轉化為生產力，為醫院創造更大的經濟效益和社會效益，為利用者提供高效、優質、快速的服務。

[1]王文蓮.淺談檔案在醫院管理中的運用.大同醫學專科學校學報，2005-09-30.