物資管理信息化業務流程設計探索

于江

（神東煤炭集團物資供應中心，陜西 神木 719315）

隨著現代企業制度的建立和不斷的完善，企業越來越朝著規模化、集團化的方向發展，企業對于精細化管理的需求也隨之不斷的增加。面對企業越來越龐大的規模，企業要想保證其高效率的運轉勢必需要建立一套完善的物資管理信息化的業務流程，從而使企業能夠穩定、規范的進行運轉，提高自身的管理精細化的程度和管理的效率。筆者談一下物資管里信息化業務流程的設計。

1 管理優化原則

以用戶角色作為物資管理信息化業務流程的核心，在此基礎之上細化全部的業務，根據相應的智能以及工作的需要來設定對應的專門崗位，同時要強化職能不同的崗位之間的互補性和協調能力，強化業務不同階段之間的協調、業務與業務之間的協調以及業務與人之間的相互協調與溝通。新的流程設計能夠實現公司內部各個部門之間、企業與客戶之間以及企業與材料供應商之間的信息交流與溝通，從而縮短了信息傳遞的時間。新的流程在設計的時候要參照企業實際的工作流程，為企業的物資管里提供相應的支撐，不斷的拓展管理的范圍，對現有的管理進行相應的創新與改革，提高管理的效率與效果。

2 管理規范原則

2.1 規范實物賬、資金賬管理

與傳統的業務流程相比較，物資管理信息化業務流程在邏輯上擺脫了資金結算，其流程的開展直接以庫存的實物賬為主要的依據。保管人員只針對實物賬進行相應的管理財務資金帳隨著實物管里自動生成。供應商直接和實物賬以及資金帳中的出庫和入庫的物資發生聯系。與傳統的物資管理流程相比，新型的物資管理信息化業務對庫存的管理進行了相當大的創新，使得對于實物的管理得到巨大的強化，對于倉庫的實際情況能夠客觀真實的進行反映，能夠為采購物資提供詳細的參考數據，從而保證企業原材料供應的穩定性。

2.2 規范物資和集中儲備管理物資的屬地管理

在物資入庫的階段，物資管理信息化業務流程對異地存儲以及直達的物資的管理方式都進行了較大的改進，使用屬地管理的方式對直達物資進行相應的管理，物質直接在當地入庫，在采購部門進行相應的報賬，也就是說由相關采購部門直接進行相應的登記，由當地部門確認增加庫存數量。

2.3 規范了計劃利庫管理

實物賬管理的強化是物資管理信息化業務流程的一大特點，通過庫存物資和采購計劃直徑的相關的比對，可以有效地制定相應的采購計劃，明確采購的數量，防止物資采購超量，減少庫存物資的數量，降低倉儲費用以及采購物資本身的資金占用，確保資金的流動性，降低物資周轉的時間，降低物資由于長期存儲而造成的報廢。

2.4 采購業務管理規范化

與傳統的業務流程相比，物資管理信息化流程在采購計劃當中增加了供應商資格審查機制以及物資采購審查制度。對于企業來說，采購物資的時候要充分參考總公司的采購價話，對于公司需要的一些重要的戰略物資的采購要從事先確定的相關的供應商手中采購，從而保證采購物資的質量與價格。禁止從中間商手中采購重要物資。在采購的過程中與供應商簽訂相應的采購合同，規定雙方的權利和義務，并作為物資入庫的唯一證據。

2.5 建立準入制度，完善供應商管理

物資管理信息化流程對于供應商的審查將更加的完善，對供應商的背景信息以及從業資質展開相應的調查，并根據調查的實際情況對其進行相應的分級，確定戰略供應商，對于企業重要的物資要從戰略供應商手中進行相應的采購。定期安排專門的人員對于供應商進行全面的審查考核，對供應商的實際等級進行及時的調整更新。

2.6 為計劃的雙向考核提供支持

物資管理信息化業務流程要求實行雙向的計劃考核，也就是說在對采購部門對采購計劃的執行程度進行考核的同時對需求單位的需求情況進行考核。將采購的物資和采購計劃相聯系，對于物資的使用要對比使用單位的需求計劃。

2.7 代儲物資的界定

物資管理信息化業務流程對代儲物資的范圍進行了有效的界定，庫存實物管理將具有相關資質的供應商代儲的物資以及在年度計劃規定的物資全部納入管理范圍。對于沒有經過審查的供應商的物資的存放應該和其他庫存相分離里，嚴格對其代儲代銷。

2.8 材料核算更為快捷

物資管理信息化業務流程在對材料的核算方面更加的高效。移庫單可以準確的反映總倉庫以及各個分倉庫之間進行移庫物資的詳細情況，能夠及時的反映各個倉庫的物資流動方向，在很大的程度上提高了管理的效率。

3 代碼標準化原則

物資管理信息化系統中十分重要的一個環節就是對物資以及相對應的供應商進行相關的編碼，企業應該建立自己的系統數據標準，然后據此開展相應的編碼工作，在整個集團企業的范圍內進行推廣使用。還可以積極推動自己的上游企業或者是下游與自己密切相關的企業也采用本企業的系統數據標準進行編碼，這樣有利于強化企業之間的溝通和信息傳遞將會更加的快捷、準確。

4 協同工作原則

流程注重各業務環節和崗位間的協同,包括業務環節間的協同、人員間協同，以及業務環節與人員間的協同。解決集團公司與基層之間、業務部門之間以及上下傳遞與溝通不夠及時等問題。通過消息傳遞平臺實現業務自動提醒,加強了各崗位溝通和協作,同時也對管理和供應工作的實時性提出了更高要求。

5 業務流程完整性原則

新業務流程相比現有業務流程更加完善，涉及面更為廣泛。新流程主要涉及部門有計劃部門、采購部門、各倉庫、管理部門、供應站、使用部門和領導崗位，同時涉及集團公司物管部門、財務部門、內部結算中心，以及外部供應商,使煤礦物資供應鏈的所有部門集中在一個信息平臺上，有效地實現了企業內外信息的充分溝通。

6 管理支持的原則

只有建立健全完善的管理制度，才能夠有效的保證系統運行的穩定性，保證系統能夠充分發揮其基本功能，物流系統尤其是這樣。在建立物流系統的同時，應該建立健全相應的物資管理信息化系統。物流企業的領導應該作為信息化系統領導小組的核心，領導信息化小組來保證整個信息化系統運轉的穩定性。在進行信息化工作方案制訂的過程當中，應該充分的考慮單位的實際情況，建立健全相應的管理制度，將不同崗位的職能進行明確，確保相關制度具有可操作性。在物流系統的實際運行過程當中，應該根據實際的情況及時的進行調整，使其能夠有效的進行運行，符合實際的情況。通過相關管理制度的建立和不斷的完善，為物資管理信息化業務流程的具體開展提供強有力的支撐，保證其運行的穩定性。

按照以上分析,物資管理信息化業務流程的建立，覆蓋了集團公司供應鏈上所有的單位及其業務，使業務涵蓋面拓寬，實現了從計劃、采購、訂單、入庫、出庫、結算到查詢、統計、分析、決策等一條龍的完整業務流程。通過對組織或企業的流程重新設計和優化，以技術平臺作支撐，實現將人、流程、程序整合在一起，達到分工明確、管控結合的目標，實現流程驅動、業務執行、監控一體化，使得業務流程更加科學合理。

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[2]何鑫.淺談企業物資管理[J].科技風,2009,(09).