研究生復試管理信息化改革初探

　　摘 要： 近年來研究生教育規模連年擴大，本校復試管理的工作量成倍增加而且越顯復雜化，信息化管理改革迫在眉睫。于是作者在充分調研的基礎上，組織力量自行開發了網絡版復試管理信息系統，并在近幾年碩士研究生招生復試工作實踐中投入試運行。隨后進行了使用情況反饋調查，并對本系統進行了分析改進。希望借此切實提高工作效率、規范管理，并進一步深入推進研究生管理信息化改革。
　　關鍵字： 研究生 復試管理 信息系統 管理信息化
　　
　　1.背景和需求分析
　　近年來由于教育部對研究生教育連續實行“擴招”政策，我校學科點在不斷增加，我校研究生招生人數也隨之逐年遞增（參見下表）。2009年碩士研究生錄取人數相比2004年時幾乎翻了一番，是2003年時的2.5倍有余。招生類別也日趨多樣，2009年起還大幅增加了“全日制專業學位”類別的招生計劃。這對研究生教育管理的水平提出了更高的要求，而首當其沖的就是研究生招生工作。面對成倍增長的工作量和日漸增多的越來越復雜的各種問題，在不增加工作人員編制的情況下，信息化改革可以說是唯一合理的解決方法。
　　目前我國招收攻讀碩士學位研究生（全日制）工作主要可分為：編制公布招生專業目錄、報名、初試（招生單位整理準考名單、安排組織初試、初試成績管理）、復試和調劑、擬錄取等幾個階段。其中，招生專業目錄一般各招生單位會在網站上公布，教育部也有統一的科目，采集軟件采集專業目錄數據上報。報名工作自2004年起已采用了網上報名加現場拍照確認的方式。教育部通過“研究生招生信息網”實現了全國統一網上報名、照片及數據網上報送等功能，并且在不斷完善其各方面功能。對于初試前后的考生數據整理、統計及報表等工作也早已有較為成熟的單機版管理軟件幫助完成。而復試到錄取階段，其實同樣需要做很多數據處理工作，并且準確率要求甚高，參加復試的人數比上表中的錄取人數更多，近年教育部更要求加大復試的比重，并要上報復試庫。但這段工作主要由各招生單位自行組織進行，還沒有較權威的信息系統。有些單位已自行開發了適應自身需求的相應信息系統。而我校隨著招生規模的不斷擴大，也日益迫切地需要相應的信息系統以緩解工作壓力，提高工作效率和管理水平。
　　在決定開發復試管理信息系統前，我們在校內業務涉及的工作人員范圍中進行了一次需求調查。調查對象包括各學院負責復試工作的主管院長、教務老師，以及部分參加復試的第一線導師，當然還有研究生處的相關同志。調查表明，幾乎100%的老師都認為有必要開發網絡版的復試信息管理系統，并希望可以通過該系統查詢考生信息、確定復試名單和擬錄取名單等。幾乎所有的老師都希望復試成績、是否擬錄取、錄取類別、應繳學費等數據能直接輸入進管理系統，其中還有約半數老師認為除直接輸入外，通過Excel表等形式導入上述數據的方法也有必要。對于復試和錄取階段中的統計數據，絕大部分老師也有需求，其中有老師提出了諸如：生源年齡、性別、分數、畢業學校及其所在省市等具體統計指標。還有老師提出了盡量減少書寫環節，多用電子版；通過網絡提供更詳盡的考生信息；導師或學科帶頭人在校外可以查詢系統中的信息等頗有價值的建議。這次調查給了我們更多動力，并為設計提供了很多指向性意見。
　　根據這次需求調查的結果，以及對我校實際情況的分析，我們決定在充分利用現有資源的基礎上，進行網絡版復試管理信息系統的開發。要求系統能方便地與在用的數據系統進行數據交換。希望它能切實提高工作效率、規范管理，并能為分析、決策提供幫助。
　　2.系統設計開發
　　2.1概述。
　　本系統采用B/S結構，將功能架構于Internet之上，方便各級管理部門和各級用戶操作，當然對IP地址可以進行訪問控制，一般只允許校內IP地址登錄操作。本系統采用Microsoft.net技術框架，使用Visual Studio 2005集成開發環境進行開發，采用了XML、WebService等先進技術，后臺數據庫使用SQL Server 2005數據庫管理系統。利用這些成熟的主流技術可以保證系統的可靠性和易維護性。
　　安全性方面，系統采取了分角色菜單及權限管理、IP地址訪問控制、日志記錄、數據備份（各查詢界面均可方便地導出數據，還定期備份數據庫）等多重措施。
　　數據結構基本按照教育部的碩士研究生招生標準信息庫結構進行定義，數據導入導出使用Excel格式作為數據接口。這樣既方便各方面各層次的使用人員查看和編輯，又方便與教育部要求的標準數據文件格式.dbf格式相互轉換。本系統融合于已開發的網絡版研究生信息管理系統中，分享了其中的各級教師用戶設置、角色權限控制、IP地址限制、院系專業信息、界面操作習慣等，最大限度地利用了現有資源，并保證了易用性。
　　2.2模塊功能簡介。
　　本系統的功能模塊按一般操作流程來看，主要有以下四塊。
　　2.2.1招生信息導入
　　用于將符合條件的考生（主要指一志愿上線的考生和調劑來我校的考生）詳細信息導入系統。若有記錄不符合規范要求，就會給出錯誤列表。此功能僅校級用戶，即研究生處數據管理人員使用。
　　2.2.2考生信息維護
　　考生信息導入后，可以在此方便地按專業、成績等條件組合查詢和導出，也可以直接在線查看其具體信息，還可以刪除多余的考生記錄。另外，在此模塊中可以將具有復試資格的考生選入復試名單。此模塊主要由院級用戶操作，當然學院用戶只能在報考本學院的考生范圍內操作。
　　2.2.3復試人員維護
　　在此模塊中可以給按指定條件查詢考生輸入復試成績和加試科目數據，并將復試合格者選入擬錄取名單。當然，也可以將不參加復試的考生從復試名單中刪去，這主要由院級用戶操作。
　　2.2.4擬錄取管理
　　此模塊用來個別或批量設定擬錄取考生的錄取類別和應收總學費（特別是可以按指定錄取類別或其他條件來批量統一設定總學費），修改少數考生尤其是調劑生的擬錄取專業，以及刪除最終決定不予錄取的考生。在各學院處理完這一步后，校級用戶可以方便地導出這些數據，用于上報錄取名單和其他后續錄取工作。
　　其他如：用戶登錄、權限控制、專業維護等功能都利用了研究生信息管理系統的現有模塊，而菜單配置、條件查詢、列表排序、簡單統計、批量維護等操作習慣上都保持了與現有系統同樣的風格。
　　3.應用反饋分析
　　本系統測試版推出后，在2009年度的碩士研究生復試工作中進行了實戰測試。試用過程中糾正了不少問題，并根據用戶提出的一些具體操作流程和功能等方面的建議進行了針對性修改。例如，有用戶提出最好在復試人員維護等模塊中也能查看考生具體信息，于是我們將此功能加到了各個查詢模塊中方便用戶查看。
　　復試工作結束后，我們又進行了一次復試信息管理系統使用情況反饋問卷調查。結果顯示，幾乎所有人都認為使用本管理系統與原來的方式相比是利大于弊，并且更傾向于在經過一定修改完善后使用本系統而不是原來的方式。絕大部分人認為應該對其加以修改完善。對于是否可以通過使用管理系統免去紙質記錄的問題，約62%的老師認為即使管理系統改進后，也只能是部分環節不再使用紙質記錄，僅約38%的老師認為可以完全不用紙質記錄。老師們還提出了一些改進建議，對我們進一步修改完善本系統提供了幫助。
　　總之，經過這一個年度的使用，我們已明顯感受到了使用網絡版復試管理信息系統的好處。
　　3.1信息傳遞更快捷更準確。以前考生信息下載后都是通過發E-mail或者直接用U盤拷貝給各個學院需要查看的老師那里。繁瑣不及時且易受病毒影響，甚至會因技術問題（比如轉換文件格式、篩選操作等）而影響查看結果的準確性。而對于要上交的數據，如復試成績、擬錄取名單等，更可能由于手工填寫或登記錄入等周轉環節多而造成較多錯漏，這就需要增加許多校對核查修改的工作量，還可能最終不知道錯在哪個環節。但有了網絡版信息系統，考生信息一次導入系統服務器中，各用戶即可按訪問范圍通過網絡直接查詢到所關心的考生詳細信息，更改后的信息也能即時體現。學院報到校級用戶的數據也可以直接在系統里提交過來，減少周轉環節將大大降低錯誤率，且信息清晰明了，操作日志可查。當然紙質稿還是需要的，但完全可以打印后簽字蓋章即可，僅作記錄之用。
　　
　　3.2使用更簡單、方便，不受地域限制。網絡版信息系統功能代碼基本都在服務器上，數據也存放于專門的數據庫服務器中，無需各用戶節點單獨安裝額外的軟件，只要通過瀏覽器就可以訪問和操作數據。使用上也不用反復培訓，基本上會上網的大多都能操作，也基本不受固定地點和設備條件限制，只要有能上網的電腦就能用了。這對于變換工作地點或者習慣在辦公室之外工作的老師們尤其方便。
　　3.3維護更新更便捷。網絡版信息系統的程序和數據庫都集中在服務器上，因此當需要微調數據定義或者修改完善系統功能時，只需相應地在服務器上改動即可，無需各用戶節點單獨升級或重裝。
　　3.4數據規范、匯總方便。數據直接通過網絡提交，當然是符合設定的規范的，且自動合并到一起。無需如以前那樣，對不同學院送交的數據進行格式轉換、合并等。
　　網絡版信息系統雖然在界面美觀性、手段豐富性、數據安全性和響應速度等方面比單機版不如相對，但對于復試管理系統來說還是利大于弊。顯然單機版更適合集中單點式計算，而網絡版更適合于分布式處理環境。復試工作是由研究生處（代表校級）和各個二級學院及其中各位相關教職工共同完成的。而各位用戶對于信息技術的掌握水平也參差不齊，辦公地點也分布各處，各級用戶需求也不盡相同。另外，教育部對數據結構的定義和復試工作的要求也可能會在各年度有所調整，而網絡版信息系統擁有上述幾大優勢，因此在復試管理上更為合適。此外，我校已經開發了一套網絡版研究生信息管理系統，用于學生入學后直至畢業的各個環節的管理。此次開發的網絡版復試管理系統能很好地與之銜接，充分利用已有資源，保持類似的界面和操作習慣，并方便進行數據交換。
　　當然，本系統還有很多地方可以進一步改進，比如：更豐富的統計報表及打印；網上填寫復試人員及安排表；錄入復試記錄；網上評分；復試組長電子簽名；學院領導審核；擬錄取人員排名；在線即時生成上報數據，等等。但無論如何，信息技術都顯示出其巨大的能量，在研究生管理的各個環節都應深入推進信息化改革。
　　
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