關(guān)于民辦高職院校系部教學(xué)秘書工作的幾點思考

　　摘 要： 民辦高職院校系部教學(xué)秘書工作范圍可以說是比較寬廣的，日常辦公中涉及的教學(xué)事務(wù)比較繁瑣，在工作過程中一定要細心，稍有疏漏就可能造成教學(xué)事故。
　　關(guān)鍵詞： 民辦高職院校 系部教學(xué)秘書 工作范圍 教學(xué)工作
　　
　　一、民辦高職院校系部教學(xué)秘書在教學(xué)工作中的作用
　　“教學(xué)質(zhì)量是一個學(xué)校的生命線”，教學(xué)工作是民辦高職院校的頭等工作。教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接影響著教學(xué)工作效果。系部教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)管理機構(gòu)和系部教學(xué)組織的信息傳遞者，教學(xué)秘書的工作有很高的要求，其中高效細致是最重要的。教學(xué)秘書工作來不得半點馬虎，因為它對教學(xué)秩序的運行起著至關(guān)重要的作用。
　　二、民辦高職院校系部教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)
　　1.做好學(xué)院與系部教學(xué)信息的傳遞者。
　　教學(xué)秘書要將學(xué)院、教務(wù)處等教學(xué)管理部門的各項規(guī)章制度及相關(guān)規(guī)定，原原本本地傳達給系主任，以及各教研室、各位輔導(dǎo)員，使教學(xué)工作井然有序。比如，學(xué)校教學(xué)任務(wù)落實，學(xué)校調(diào)、聽課的通知，學(xué)校教學(xué)檢查的通知，學(xué)生選課通知，英語三、四、六級考試通知，補考、重修考試通知，考證通知，期中、期末考試安排等，都必須及時通知教師和學(xué)生。
　　2.將系部教學(xué)情況準(zhǔn)確及時向主任匯報。
　　教師對學(xué)校和學(xué)院各類通知的疑問，學(xué)生對任課老師講課的意見等，教學(xué)秘書都要負(fù)責(zé)將這些信息加以收集、整理，按程序上報給系主任和書記，以便系主任和書記及時采取有效的措施和相應(yīng)的對策。
　　3.做好系部管理的教學(xué)信息整理工作。
　　每學(xué)期開學(xué)初，教學(xué)秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)檢查教師上課的到位情況、教師的備課情況，每學(xué)期期中要協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)進行期中教學(xué)檢查、調(diào)研，如每門課程是否按授課計劃講授、學(xué)生對教學(xué)方方面面的意見，這些工作大都是在主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下進行的，教學(xué)秘書是具體的執(zhí)行者，實施領(lǐng)導(dǎo)的決策，責(zé)任重大。
　　4.細致穩(wěn)妥地完成常規(guī)工作。
　　系部的一切教學(xué)管理工作都必須圍繞教學(xué)活動這個中心進行，既實實在在，又繁重復(fù)雜，而且應(yīng)根據(jù)教學(xué)進度表做到有計劃地安排，不能出現(xiàn)遺漏和差錯。教師方面：教師課表；教學(xué)調(diào)、停課；考試、考查安排；教師各學(xué)期考試試卷收集；教師工作量統(tǒng)計；教師課堂教學(xué)質(zhì)量評估；教師教學(xué)獎申報與審批；教師獲取獎勵的材料等。學(xué)生方面：新生名單；選課組織；教材征訂信息的收集；學(xué)生課表；學(xué)生各學(xué)期考試試卷整理、歸檔；補考、重修考試；學(xué)生三、四、六級考試；計算機、考證等其他考試；學(xué)生期末成績；學(xué)籍異動材料；畢業(yè)論文整理、歸檔；畢業(yè)重修統(tǒng)計；畢業(yè)重修試卷；畢業(yè)生證書發(fā)放；學(xué)生座談會記錄等。其他方面：參與教學(xué)評估工作；教改、教學(xué)會議記錄；期中教學(xué)檢查；教學(xué)文件下達及歸檔；教學(xué)通知下達及歸檔；教學(xué)情況通報；教務(wù)系統(tǒng)；各類表格，等等。
　　5.系部各種教學(xué)類檔案材料管理。
　　檔案資料主要有四類。第一，教學(xué)計劃、授課計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)工作量等信息。第二，教學(xué)日歷、教學(xué)進度表、教學(xué)課表等。第三，學(xué)生名冊、學(xué)生檔案、學(xué)生成績表等。第四，過往的試卷、課程論文、畢業(yè)論文等。
　　三、民辦高職院校系部教學(xué)秘書的崗位要求
　　從教學(xué)秘書的工作范圍來看，工作的綜合性是比較強的，職能也很繁雜，擔(dān)負(fù)著系部教學(xué)協(xié)調(diào)、教學(xué)服務(wù)和系辦公室辦公等多項工作。以此看來，系部教學(xué)秘書必須具備一定的政治理論水平、計算機應(yīng)用水平、文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力等。
　　1.需要具備一定的政治理論水平。
　　教學(xué)秘書在系辦公室工作，綜合辦公室崗位的要求，必須有一定的政治理論水平，才能適應(yīng)教學(xué)秘書的工作需要。因此，平時需要注重學(xué)習(xí)，理解掌握有關(guān)省里及學(xué)院的教學(xué)方針政策。
　　2.需要有一定的計算機應(yīng)用能力。
　　教學(xué)秘書需要負(fù)責(zé)教學(xué)成績的匯總與統(tǒng)計，包括正常的辦公應(yīng)用，一定要通曉Word、Excel等辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)軟件的應(yīng)用操作，此外，能夠熟悉AutoCAD，Photoshop的使用，那就更好。總而言之，能夠運用多種軟件并有著豐富的實踐和操作經(jīng)驗、能充分利用網(wǎng)絡(luò)資源盡快搜索所需要的各種教學(xué)與辦公信息是系部教學(xué)秘書必要的技能條件。
　　3.需要具備一定的文字處理能力。
　　本身要具有一定的文字基礎(chǔ)，熟悉業(yè)務(wù)知識，如校內(nèi)報告、請示，通知的起草等，這時就可以知道文字功底和語言表達能力是多么重要，如果不具備這一點，那么不論起草文件還是工作總結(jié)等方面都不得要領(lǐng)。
　　4.需要有一定的組織協(xié)調(diào)能力。
　　系部的教學(xué)工作是貫穿學(xué)生在校學(xué)習(xí)每一天的工作，這就需要多方溝通與協(xié)調(diào)，與系部領(lǐng)導(dǎo)的溝通來制定新的教學(xué)課表，與教師的溝通來協(xié)調(diào)系部教學(xué)的具體方案的草擬，與輔導(dǎo)員的溝通來通知系部最新教學(xué)安排等。
　　四、民辦高職院校系部教學(xué)秘書的工作方法
　　1.堅持學(xué)習(xí)，努力提高自身素質(zhì)。
　　加強政治理論學(xué)習(xí)和教育科學(xué)文化知識學(xué)習(xí)，努力提高自身的綜合素質(zhì)。在理論聯(lián)系實際，不斷增強理論學(xué)習(xí)效果，實現(xiàn)理論與實踐的有機統(tǒng)一。在學(xué)習(xí)態(tài)度上突出一個“恒”字。“學(xué)貴有恒”，就是說學(xué)習(xí)要有毅力，貴在堅持，也就是“活到老學(xué)到老”。一名年輕的教職員工要增強學(xué)習(xí)的緊迫感和壓力感，克服惰性，持之以恒，不斷學(xué)習(xí)。
　　2.努力工作，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。
　　一名系部教學(xué)秘書在日常工作中除了完成自己的大量日常工作之外，還要協(xié)助系主任、專業(yè)主任工作，為教學(xué)工作服務(wù)，為本系教師和學(xué)生服務(wù)，在工作中要熱愛教育事業(yè)，淡泊名利。
　　3.注重工作的科學(xué)性。
　　在安排課表時，既要考慮每位老師的工作安排，又要與系部情況相結(jié)合，認(rèn)真細致，反復(fù)檢查。任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會造成教學(xué)混亂（教師課表重合，教室沖突，等等），嚴(yán)重影響教學(xué)秩序。在實際工作中還要考慮個別教師特殊情況下的調(diào)課、停課，一定要及時通知相關(guān)的輔導(dǎo)員及管理部門，及時補課。
　　民辦高職院校系部教學(xué)秘書是系級教學(xué)管理的主要力量之一，教學(xué)秘書的工作在系部教學(xué)管理，以及學(xué)院教學(xué)活動工作中起著重要的作用。伴隨著民辦高職教育的不斷發(fā)展，系部教學(xué)秘書的工作內(nèi)容也將更加豐富，需要學(xué)習(xí)領(lǐng)會的知識點將會越來越多。
　　
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